Файл: Курсовая раМоделирование предметной области «Управление документооборотом» с помощью UMLбота.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Документы являются информационной основой деятельности предприятия, в них сосредоточено более 80 % информационных ресурсов компании. Под системой документооборота в самом широком смысле понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия: их подготовки, согласования, учета, исполнения, контроля и анализа. Количество документов на предприятии растет огромными темпами и зачастую просто не поддается подсчету, тем самым затрудняется рабочий процесс.

Сегодня при наличии огромного количества видов документов, каждая организация самостоятельно определяет какие документы необходимо использовать, и какие процессы должны быть документированы. Наличие огромного потока документов ставит перед руководством предприятия вопрос об автоматизации всего комплекса документооборота. Поэтому автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Цель курсовой работы: управление документооборотом на предприятие, занимающимся перепродажей товаров. Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Описать предметную область с указанием используемых документов.

2. Смоделировать процессы по управлению документооборотом.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, и списка использованной литературы.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

В курсовой работе будет рассмотрен вопрос управления документооборотом на примере типичного коммерческого предприятия, которое занимается перепродажей товаров.

Во главе предприятия стоит генеральный директор, напрямую ему подчиняются – заместитель директора по сбыту, главный бухгалтер, заместитель директора по маркетингу и начальник склада, у каждого из которых в подчинении находятся свои службы.

На рисунке 1.1. отображена типовая организационная структура предприятия.

Рисунок 1.1 – Организационная структура предприятия

Специфика малого предприятия – небольшой штат и практика совмещения должностных обязанностей, как среди основной категории производственных работников, так и управленцев. Директор отвечает за широкий круг стратегических вопросов, в том числе за развитие предприятия и расширение спектра номенклатуры/услуг, инвестиции и ценовую политику, управление персоналом, включая определение расценок за оплату труда работников. Кроме того, он участвует в оперативном управлении продаж.

Отдел по реализации включает в себя менеджеров по реализации. Каждый менеджер прикреплен к определенному типу товаров. Основными задачами менеджеров по реализации являются:

• Поиск и привлечение клиентов;
• Непосредственная работа с клиентами – консультация, продажа товаров, организация оплаты, заказ товаров, информирование клиента о статусе заказа и т.д.;
• Обработка реализаций – ввод реализации в систему, согласование и пр.

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Главный бухгалтер занимается не только составлением смет для предприятия и отчетности для внешних организаций. Помимо осуществления платежей, учета финансовых средств, начисления зарплаты он участвует в стратегическом планировании, занимается кадровой работой. В подчинении у главного бухгалтера – бухгалтерия, которая занимается экономической частью предприятия, офис-менеджер и специалист по кадрам. Офис-менеджер отвечает за жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии и прочее) и ведение документооборота, архивирование. Офис-менеджер - выполняет хозяйственные операции, функции секретаря, принимает входящие звонки и письма, а также работает непосредственно с курьерами и клиентами Специалист по кадрам на предприятии только один и отвечает за подбор персонала, увольнение и принятие на работу.

Немаловажную роль в работе предприятия играют отделы маркетинга и рекламы. Целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций по формированию и проведению производственно-сбытовой политики предприятия, а также координация деятельности в этой области всех подразделений предприятия. Отдел рекламы проводит работу по рекламированию продаваемой предприятием продукции с целью их продвижения на рынки сбыта.

Обслуживающие службы (уборка, ремонт, транспорт, охрана) выведены за рамки предприятия. Привлеченные сотрудники работают на условиях устной договоренности, на достаточно постоянной основе.

1.2 Внутренние связи предприятия

Рассмотрим связи между отделами внутри предприятия. Внутренняя среда организации – совокупность процессов, в результате которых организация преобразует имеющиеся ресурсы в товары, предлагаемые рынку. Были выделены следующий элементы внутренней среды организации:

1. Заказы: управление с заказами, работа с клиентами, осуществление продаж;
2. Планирование: объемы продаж;
3. Материально-техническое обеспечение: контроль качества, издержки, обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования;
4. Складской учет: система контроля запасов;
5. Финансы и учет: финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.
6. Персонал: структура, потенциал, квалификация; количественный состав работников; производительность труда; текучесть кадров; стоимость рабочей силы; интересы и потребности работников.
7. Маркетинг: товары, произведенные фирмой; доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта; маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы; нововведения; имидж, репутация и качество товаров; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование.

Главная задача организации состоит в реализации открывающихся во внешней среде благоприятных возможностей (шансов), путем выделения своих сильных сторон, и ограничении внешних угроз существованию и развитию организации, путем нейтрализации слабых сторон.

На рисунке 1.2 отображена внутренняя структура типовой среды взаимодействия (процессов) в организации.

Рисунок 1.2 – Схема внутреннего взаимодействия компании

• • 1. Внешние связи организации

Само понятие среды предприятия заключает в себе совокупность всех факторов, влияющих на функционирование этого предприятия. Анализ среды предприятия – это некий процесс, определяющий наиболее значимые элементы внешней и внутренней среды, которые могут влиять на деятельность предприятия и на достижение его целей.

В таблице 1.1 выявлены элементы внешней среды предприятия и определены информационные и материальные потоки взаимодействия.

Таблица 1.1

Анализ внешней среды Предприятия

Потребители являются основным элементом внешней среды и несут собой высокую степень влияния на работу предприятия. Предприятие должно решать для клиента следующие задачи:

• Ознакомить клиента с ассортиментом, который есть в наличии, также с тем, что предприятие может привезти под заказ;
• Ознакомить со стоимостью;
• При необходимости забронировать товар на определенное время;
• Оформить документы для клиента (при осуществлении продажи).

Среди поставщиков можно выделить как постоянных, так и вспомогательных поставщиков, к которым предприятие обращается в тот момент, когда основные поставщики не могут предоставить требуемую в данный момент продукцию. Взаимоотношения со всеми поставщиками индивидуальны по оплате, доставке продукции и прочих обязательств.

Конкуренты также являются важнейшим сегментом ближней внешней среды организации. Зная сильные и слабые стороны конкурентов, можно оценить их потенциал, цели, настоящую и будущую стратегию. А, следовательно, точно определить их слабые места и усилить свои преимущества [^[1]]. Следует концентрировать сильные стороны предприятия против слабых сторон у конкурентов. Интенсивность конкурентной борьбы зависит от стадии, размера и уровня самого предприятия и от постоянных затрат. Медленный рост отрасли приводит к усилению борьбы при попытке предприятия расшириться.

Государство оказывает воздействие на организации преимущественно через законодательное регулирование деятельности. На сегодняшний день имеется неопределенность влияния государственных органов на бизнес в связи с тем, что требования одних организаций вступают в противоречие с другими. Помимо этого, за многими организациями стоят правительственные органы, которые принудительно обеспечивают выполнение законодательных требований [^[2]].

На рисунке 1.3 отображено схематичное взаимодействие внешних элементов и организации.

Рисунок 1.3 – Внешнее взаимодействие организации

• • 1. Цель работы предприятия

Основная цель для предприятия – это заработать и достигнуть успеха, удовлетворяя запросы населения. Основные задачи компании:

• Выполнение плана продаж;
• Расширение ассортимента номенклатуры путем их закупки;
• Повышение своей конкурентно способности на рынке;
• Привлечение новых клиентов.

При выполнении данных задач предприятие не раз сталкивается с рядом проблем. Зачастую это приводит к тому, что клиент либо уходит, либо вовсе отказывается от приобретения товара. Поэтому целью предприятия становится оптимизация функционирования, повышение эффективности работы предприятия.

На сегодняшний день на малых предприятиях, занимающихся перепродажей вовсе не используются или не полностью используются преимущества электронного документооборота. Электронный документооборот является перспективным направлением совершенствования управления современным предприятием.

Информационное обеспечение деятельности любого предприятия – сложный и трудоемкий процесс, направленный на решение профессиональных, организационных и социальных задач. Это, прежде всего, формирование и структурирование информационного пространства предприятия с использованием всей совокупности информационных ресурсов и информационных технологий в целях оптимизации деятельности организации [^[3]].