Файл: Документация и инвентаризация(Особенности и классификация документирования хозяйственных операций в бухучете).pdf

Введение

По действующему законодательству нормативное регулирование бухгалтерского учета относится к компетенции правительства, которое по традиции делегировало эту функцию Минфину. Поэтому Минфин разрабатывает обязательные для всех субъектов (предприятий) нормативные документы о методике, методологии, организации бухгалтерского и финансового учета и составлении отчетности.^[1] Государство, в лице законодательной и исполнительной власти, в соответствующих законах и иных актах, устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ, порядок представления и составления сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении хозяйствующих субъектов, их доходах и расходах: информация для пользователей бухотчетности, состав, содержание, адреса и сроки представления отчетности предприятиям.

Органами, которые имеют право регулировать бухгалтерский учет являются: Минфин России, ЦБ, Федеральная служба страхового надзора. В пределах своей компетенции они регламентируют единообразный подход к отражению в бухгалтерском учете хозяйственных процессов, принципов оценки, обязанности, права и ответственность бухгалтеров, разрабатывают план счетов, инструкцию к нему, нормативные акты и методические указания по отдельным вопросам.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет на предприятии — важнейшее звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции. Он способствует совершенствованию организации производства, оперативного и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности. На основе бухгалтерского анализа может быть определена тенденция развития предприятия.

Бухгалтерский учет позволяет представить полную картину имущественного и финансового состояния предприятия. В нем содержится всеобъемлющая синтетическая и аналитическая информация по основным средствам, материальным, трудовым и денежным ресурсам, что позволяет управлять процессом хозяйственной деятельности и контролировать исполнение плана по прибыли.^[2]

Значение бухгалтерского учета, как одного из средств управления современным предприятием, определяется, прежде всего, тем, что он является одним из источников экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. За правильное и полное представление этой информации и отвечает главный бухгалтер.

Инвентаризация (от лат. inventarium — опись имущества) — сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности орга­низации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также от­носится уточнение оценки отдель­ных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резер­вов (резервы под снижение стоимо­сти материальных ценностей, ре­зервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнитель­ным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентариза­ции проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда сле­дует, что данные бухгалтерской от­четности должны быть адекватны фактическому положению дел^[3].

Актуальность. Инвентаризация — это средство установления истины в данных бухгалтерского учета, первичные документы несут информацию о произошедших фактах хозяйственной жизни. Однако бухгалтер оказывается отделен от этих фактов барьером первичной документации.^[4] Поэтому инвентари­зация позволяет бухгалтеру прове­рить правильность и полноту отра­жения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни. В связи с этим тема «документация и инвентаризация», выбранная для данной работы, видится нам актуальной.

Цель работы: Изучить основы документации и инвентаризации в бухгалтерском учете.

Задачи:

1. Ознакомится с порядком документирования хозяйственных операций

2. Изучить особенности классификации документов в бухгалтерском учете

3. Рассмотреть организацию системы управления документооборотом

4. Понять сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

Объект исследования: бухгалтерский учет хозяйственных операций.

Предмет исследования: документация и инвентаризация в бухгалтерском учете.

Нормативная база. Законодательные и нормативные акты Российской Федерации.

Глава 1. Особенности и классификация документирования хозяйственных операций в бухучете

1.1 Документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

- описывают факты хозяйственной деятельности;

- фиксируют данные о них на материальных носителях;

- сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.^[5]

Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения — факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Документирование является одним из основных методических приемов бухгалтерского учета, представляющих собой сплошное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся фактов хозяйственной жизни в первичных документах. Это регламентированный процесс записи информации на бумажном или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу и имеющий особое значение в деловом общении. Ссылка на устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка па него обоснована юридически.

Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традициями. В соответствии с и. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете — каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Это осуществляется методом сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации — документах, придающих бухгалтерской информации доказательную юридическую силу.^[6]

Понятие "документ" происходит от латинского — доказательство. Под этим термином следует понимать письменное доказательство или свидетельство. В свою очередь, документированная информация представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ — любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.^[7]

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

• номер документа;
• адрес организации;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;
• другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота. ^[8]

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1) по форме — проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

2) арифметическая проверка — подсчет сумм;

3) по содержанию — проверяется законность совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Затем содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета,

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

1.2 Порядок классификации первичных документов в бухгалтерском учете

Приведем классификацию первичных документов по разным признакам.

По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.^[9]

Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования-поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.