Файл: Планирование закупок и размещение заказов поставщикам.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в производственной деятельности предприятий использование информационных технологий является широко распространённой практикой. Трудно представить нормально функционирующую компанию, не применяющую какие-либо инструменты программного обеспечения. Их использование представляет собой необходимое условие для поддержания жизнеспособности предприятия любого вида деятельности и любого масштаба. Современные программы предоставляют множество решений, позволяющих достичь большей производительности и обладают обширным функционалом. С их помощью может осуществляться управление предприятием в целом и отдельными его подразделениями, появляется возможность планирования деятельности и составления различных прогнозов. Помимо этого, современное программное обеспечение помогает структурировать и хранить большие объёмы данных, обеспечивает удобный доступ к ним, легко справляется с такими задачами как формирование шаблонных документов.

Информационные технологии развиваются значительными темпами и внедряются в деятельность предприятий повсеместно. Тем не менее, есть множество плохо автоматизированных, либо не автоматизированных вовсе процессов на предприятии. Такие слабо автоматизированные элементы в производственном процессе имеют более низкую производительность труда. Это в свою очередь отрицательно сказывается на общей производительности труда на предприятии.

Цель курсовой работы – проектирование информационной системы для реализации бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» на примере компании ООО «ГлобалСофт».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• проанализировать текущую организацию бизнес-процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам в отделе закупок компании ООО «ГлобалСофт» и возникающего при его выполнении документооборота;
• выбрать и обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
• составить информационную модель проектируемой информационной системы;
• разработать базу данных и программные модули ИС;
• описать контрольный пример реализации проекта.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

ООО «ГлобалСофт» ведет свою деятельность с 2002 года. Основной специализацией компании является обслуживании клиентов в области информационных технологий. Главные направления деятельности компании:

• проектирование ИТ-инфраструктуры организаций;
• организация ИТ-инфраструктуры с возможностью последующего обслуживания;
• модернизация существующей ИТ-инфраструктуры с возможностью последующего обслуживания;
• оказание постоянных(абонентских) или разовых услуг;

Организационную структуру анализируемого предприятия можно наглядно продемонстрировать с помощью схемы, изображенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная схема предприятия

В состав предложенной структуры входят следующие подразделения:

• Бухгалтерия;
• Отдел закупок;
• Отдел сетевых коммуникаций;
• Техническая поддержка клиентов;
• Отдел системного администрирования;
• Отдел продаж.

Руководитель компании ‒ это директор. Начальники всех отделов подчиняются директору компании.

Предметом исследования курсовой работы является деятельность отдела закупок, главная задача которого, это выполнение обеспечивающей функции. Работники отдела обязаны производить взаимодействие с поставщиками необходимых компании материалов и оборудования с целью закупок всех требуемых товаров. Важно при этом учитывать, как внутренние потребности компании, так и потребности, необходимые для возможности обслуживания клиентов.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Выделим основные бизнес-процессы, составляющие деятельность отдела закупок. Для этого воспользуемся функционально-структурным моделированием деятельности. В качестве основной методологии рассмотрим IDEF0.

Методология IDEF0 была создано американскими военными с целью более успешного тиражирования бизнес-процессов на предприятиях аэрокосмической промышленности.

В основе этой методологии описания бизнес-процессов на предприятиях IDEF0 лежит специальный язык, который был создан с целью автоматизации процесса создания новых заводов. В свое время военные столкнулись со следующей проблемой. Было замечено, что при проектировании деятельности заводов, сотрудники вынуждены выполнять повторяющиеся действия при проектировании подсистем управления, что влекло за собой большие траты дополнительного времени и ресурсов. Поэтому возникла идея разработать новый язык, или чертеж, при помощи которого сотрудники могли бы описать типовые подсистемы управления и при создании нового завода использовать эти наработки.

Согласно данной методологии описании бизнес-процессов учитывается указание не только входов и выходов, но дополнительных входов. В данном стандарте можно выделить следующие три типа входа:

‒ вход: на данном этапе стандарт IDEF0 регламентирует показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-процессе, это могут быть информационные и материальные потоки;

‒ управление: с его помощью показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процессам

‒ механизм: с помощью механизмов необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационный системы.

На выходе бизнес процесса показывают результат выполнения данного бизнес-процесса.

На первом этапе построения IDEF0-модели система представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмму данного

этапа можно представить следующим образом, как изображено на рисунке 2. Такая диаграмма называется контекстной (для построения диаграмм использовалось CASE- средство AllFusion Process Modeler 7)

Рисунок 2. Контекстная диаграмма деятельности отдела закупок

В качестве входных данных выступают заявки, направленные в отдел закупок, в которых указываются потребности в тех или иных товарах либо продуктах. Эти заявки составляются сотрудниками по мере необходимости. Кроме того, данные поставщиков и их прайс-листы также представляются в роли входных данных деятельности отдела закупок. Необходимая информация запрашивается у поставщиков по мере надобности, либо присылается поставщиками самостоятельно, в силу изменения каких-либо данных.

Помимо того, для реализации деятельности отдела закупок требуются ежемесячные отчеты о расходовании материалов.

В роли выходных данных ‒ заказы поставщикам на поставку товаров. Всю деятельность выполняют сотрудники отдела закупок: руководитель и менеджеры.

Следующий этап построения структурно-функциональной модели в нотации IDEF0 – декомпозиция контекстной диаграммы на составляющие. Диаграмма декомпозиции исследуемой деятельности приведена на рисунке 5.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции

Основную работу отдела закупок можно разбить на четыре этапа. Первый этап ‒ планирование закупок. Ответственность за выполнение этапа планирования лежит на руководителе фирмы. На втором этапе происходит распределение заявок среди менеджеров, выполняется распределение также руководитель. Следующим этапом оформляются заказы поставщикам. Исполняют данную задачу менеджеры по закупкам. Последний этап выполняется руководителем отдела закупок и включает в себя формирование договора на поставку.

Далее составленный договор передается в бухгалтерию, где товары, указанные в нем, оплачиваются по прилагающимся реквизитам сотрудниками бухгалтерии. Затем вместе с платежным поручением отправляется поставщику.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В результате бизнес-процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам будет сформирован основной документ, которым является заказ поставщику.

Сперва он представляется в виде простого списка товаров, которые нужно заказать. Далее, менеджеры по закупкам обязаны подобрать одного или нескольких поставщиков для этого списка, создать заказ и отправить его в бухгалтерию, где будет произведена оплата поставщику для отправки товаров.

Наглядная схема документооборота продемонстрирована на рисунке 4.

Рисунок 4. Схема документооборота заказа поставщику

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Для комплекса задач, поставленных изначально для данной работы, организовано информационное обеспечение, представленное в виде реляционной базы данных, содержащей в себе всю необходимую информацию для автоматизации процесса оприходования товара.

Необходимо выполнение определенных условий при создании и проектировании базы данных для нужд какой-либо организации.

В первую очередь, база данных должна содержать в себе все необходимые для работы организации данные, хранимая информация должна быть в актуальном состоянии. Важно, чтобы база данных должным образом обеспечивала доступ ко всей информации за приемлемое время, то есть отвечала бы заданным требованиям производительности. База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей. Если сфера деятельности организации по каким-либо причинам потребует расширения, то база данных должна также иметь возможности расширения. Еще одно немаловажное условие, база данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды. Для того, чтобы загружаемые в базу данные были корректными, необходимо при добавлении данных проводить проверку вводимых параметров. Требуется настроить права на получение и изменение информации, хранящейся в базе данных, чтобы обеспечить доступ, только для тех сотрудников организации, имеющих на это соответствующие полномочия и должностные обязанности. Пользователь не должен испытывать сложности при работе с базой данных, поэтому обязательно нужен дружественных интерфейс.

Проясним что такое реляционная модель базы данных. Это модель, в которой база данных является совокупностью отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в базе данных. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

Для проектируемой информационной системы входными данными автоматизации процесса планирования закупок и размещению заказов поставщикам выступают данные поставщиков, их прайс-листы и списки товаров для закупа.

В информационной системе используется четыре следующих справочника:

• сотрудники (они же пользователи ИС);
• роли сотрудников;
• статусы заказов;
• единица измерения;
• товар;
• категория товаров;

Выходными данными информационной системы выступают сформированные заказы поставщикам и отчет о работе сотрудников отдела закупа. Также к выходным данным стоит отнести и комментарии, которые сотрудники могут оставлять к тому или иному заказу.

Для каждого заказа, поставщика, товара, категории товара и сотрудника, используются классификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи в таблице БД.

Описание используемых классификаторов приведено в таблице 1.

Таблица 1

Используемые идентификаторы