Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Введение

Современные технологии бизнеса характеризуются высокой динамичностью, связанной с постоянно изменяющимися потребностями рынка, ориентацией производства товаров и услуг на индивидуальные потребности заказчиков и клиентов, непрерывным совершенствованием технических возможностей и сильной конкуренцией. В этих условиях в менеджменте предприятий происходит смещение акцентов с управления использованием отдельных ресурсов на организацию динамических бизнес-процессов. Практика реализации проектов по совершенствованию бизнес-процессов позволяет выделить следующие негативные особенности в управлении компаниями в настоящий момент:

1. Дублирование функций – пересечение функциональных обязанностей.

2. Скрытое противостояние интересов собственников и топ-менеджеров компаний. Нередко встречается ситуация, когда топ-менеджеры занимаются лишь оперативным управлением и решением различных локальных вопросов.

3. Отсутствие профессионального владения инструментарием менеджмента и маркетинга в управлении - многие руководители, имея хороший управленческий опыт, не имеют знаний в области экономики предприятия.

4. Отсутствие системы улучшения деятельности компании на всех уровнях – очень часто встречаются сотрудники, которые не имеют представления о том, как можно улучшить их деятельность и деятельность компании.

5. Внедрение информационных систем без предварительного анализа необходимости их внедрения.

Зачастую автоматизируются процессы, которые неэффективны и требуют улучшения. В связи с вышесказанным, предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности.

Цель работы – разработка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов компании на основе использования программных средств (на примере компании Japan Tobacco International).

Для достижения заданной цели были выполнены следующие задачи:

1. Рассмотрение существующих методов улучшения бизнес-процессов.

2. Консолидация характеристик исследуемого объекта (предметной области), включая составление модели.

3. Разработка методики улучшения бизнес-процессов.

4. Составление модели бизнес-процессов исследуемого объекта после применения методики.

5. Анализ результатов применения методики.

Объект исследования: компания Japan Tobacco International.

Предмет исследования: оптимизация бизнес-процессов компании на основе использования программных средств.

Глава 1. Теоретические аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

1.1. Понятия бизнес-процесса

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. В качестве клиента бизнес-процесса может выступать другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам.

Под бизнес-правилами понимают способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса. По мнению В. Г. Елиферова, бизнес-процессы – это горизонтальные иерархии внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов^[1].

М. Хаммер и Дж. Чампи определяют бизнес-процесс как «совокупность видов деятельности (activities), которая имеет один или более видов входных потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента»^[2] .

Е. Г. Ойхман и Э. В. Попов дополнили определение М. Хаммера и Дж. Чампи: «Бизнес-процесс - это множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту»^[3].

Составляющие бизнес-процесс действия могут выполняться людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов) или быть полностью автоматизированы.

Порядок выполнения действий и эффективность работы того, кто выполняет действие, определяют общую эффективность бизнес-процесса.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеcпроцессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность^[4].

Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа. Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки, поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры.

Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны. Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-процессе: набор составляющих процесс шагов - бизнес-функций;

− порядок выполнения бизнес-функций;

− механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;

− исполнителей каждой бизнес-функции;

− входящие документы/информацию, исходящие документы, информацию;

− ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;

− документацию, условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес-функции;

− параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.

Для моделирования бизнес-процессов можно использовать различные методы. Метод, или методология, моделирования включает в себя последовательность действий, которые необходимо выполнить для построения модели, то есть процедуру моделирования, и применяемую нотацию (язык). Наиболее популярной методологией бизнес-моделирования является ARIS, но также известны Catalyst компании CSC, Business Genetics, SCOR (Supply Chain Operations Reference), POEM (Process Oriented Enterprise Modeling).

В роли объектов при моделировании бизнес-процессов компании могут выступать конкретные предметы или реальные сущности, например, клиент, заказ, услуга. Каждый объект характеризуется набором атрибутов, значения которых определяют его состояние, а также набором операций для проверки и изменения этого состояния. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, программное обеспечение), которые осуществляют действия.

Важным понятием любого метода моделирования бизнес-процессов являются связи (как правило, в графических нотациях их изображают в виде стрелок). Связи служат для описания взаимоотношений объектов или бизнес-функций друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь с помощью потока информации, использование другим объектом.

Управление бизнес-процессами организации предполагает их постоянное улучшение и оптимизацию.

1.2. Обзор программных средств совершенствования бизнес процессов

Business Process Management (BPM) — одна из современных управленческих методик, основанная на совокупности идеологии и программного обеспечения управления бизнес-процессами. BPM-система изначально предназначена для реализации принципов процессного управления бизнесом в компании. Большинство BPM-систем развивались для автоматизации бизнес-процесса.

BPM-системы являются центральной частью сервис-ориентированной архитектуры (Service-Oriented Architecture — SOA). BPM-система, имеющая расширенные средства интеграции, является связующим звеном между всеми сервисами единого ИТ-решения.

Основным отличием BPM-систем от приложений других классов является то, что основным объектом автоматизации в ней является бизнес-процесс. Исходя из логики бизнес-процесса, BPM-система распределяет поток работ межу участниками, обеспечивая, таким образом, управление бизнес-процессом.

Сама по себе автоматизация бизнес-процессов не рассматривается как приоритетная цель внедрения системы, и расчет здесь делается на то, что после внедрения BPM-системы в компании появляется инструмент для управления бизнес-процессами. Это позволяет повысить исполнительскую дисциплину, задать необходимый алгоритм работы компании и контролировать его правильное выполнение, а также запустить процесс постоянного улучшения бизнес-процессов. Ведь без должного управления бизнес-процессы теряют свою эффективность, и это хорошо известный факт^[5].

Business Intelligence BI - это совокупность технологий, программного обеспечения и практик, направленных на достижение целей бизнеса путём наилучшего использования имеющихся данных. Именно поэтому, в отличие от других классов делового ПО, актуальность во внедрении BI-систем в трудные с экономической точки зрения времена не ослабевает, а только усиливается. Многообразие представленных на рынке решений, от мощных платформ бизнес-анализа до простых систем аналитики и отчетности, позволяет выбрать решение, доступное любой организации.

Развитие средств визуального представления данных, мобильных и облачных технологий сделали BI-инструменты массовыми всего за последние несколько лет^[6].

Process Intelligence (PI) — это комбинация технологий управления бизнес-процессами (BPM) и бизнес-аналитики (BI). PI выводит стратегическое и операционное управление на новый уровень. Если измерение степени успешности бизнеса с помощью Business Intelligence дает его результаты, но не 40 показывает различные пути их достижения, то PI помогает получить лучшие бизнес-результаты лучшими из возможных способов^[7].

Process Mining Основная идея анализа процессов – это выявлять (discover), отслеживать (monitor) и улучшать реальные процессы, извлекая знания из логов событий. Она изображена на рис. 1. Методы Process Mining применяются к журналам событий информационных систем. В них отражается реальное выполнение бизнес-процессов через взаимодействие их исполнителей с информационными системами. Применение к ним методов Process Mining позволяет автоматически построить модели бизнес-процессов.

Рисунок 1. Применение анализа процессов

На основании их анализа могут приниматься решения о внесении изменений в бизнес-процессы или о модернизации и настройке информационной системы.

Методика анализа выполняется в четыре этапа:

1. Получение журнала событий.

События упорядочены и описывают один исполнительный проход процесса. Также в протоколах хранится дополнительная информация о временных отметках и показателях процесса.

2. Восстановление процессов вручную или с использованием методов− распознавания процессов.

3. Проверка полученной по протоколу событий модели на соответствие с типовой нормативной моделью, построенной на основе стандартов.

4. Представление доработанной модели, отражающей реальные бизнеспроцессы в компании^[8].

ERP-система (Enterprise Resource Planning System — система планирования ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу, и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

Рисунок 2. Схема ERP системы

Решения ERP - это системы управления ключевыми бизнес-процессами предприятия. ERP система включает в себя модули: планирование деятельности компании, бюджетирование, логистика, ведение учета, управление персоналом, управление производством, управление клиентами. Корпоративная, управленческая, бухгалтерская отчетность позволяет высшему руководству получить комплексную картину деятельности предприятия, что делает ERP систему незаменимым инструментом автоматизации операционной деятельности и поддержки принятия текущих и стратегических управленческих решений.