Файл: Основные функции в системе менеджмента (ООО «Рубин»).pdf

По широте различают контроль, который охватывает все сферы деятельности, все виды ресурсов, и контроль, направленный на использование и преобразование человеческих, материальных, финансовых или иных ресурсов, различных видов деятельности, имеющих свои специфические особенности и требующие соответствующих форм и методов контроля^[22].

Различают контроль:

1) предварительный - введение определенного порядка, правил, процедур, обеспечивающих реализацию целей организации;

2) текущий - проводится в ходе работы (например, начальник контролирует работу подчиненных);

3) заключительный - после завершения работы или определенного срока, периода^[23].

1.2. Характеристика конкретных функций менеджмента

Конкретные функции управления определяются применением общих функций менеджмента к конкретным объектам управления. Определение конкретных функций управления необходимо для организации системы управления, построения организационной структуры управления, формирования штатов с учетом особенностей каждой организации. При системном подходе к управлению организация рассматривается как открытая система, на входе у которой разного рода ресурсы, а на выходе - результаты, получаемые в процессе их преобразования. Соответственно в качестве объектов управления могут рассматриваться ресурсы, процессы и результаты.

Конкретные функции по управлению ресурсами определяются составом и спецификой ресурсов. Организации используют в своей деятельности материальные, трудовые, финансовые, информационные и другие ресурсы. Соответственно формируются конкретные функции по управлению финансами, персоналом, запасами, информационными ресурсами^[24].

Конкретные функции управления процессами ориентируются на разнообразные процессы, из которых состоит деятельность организации, с разной степенью их детализации. Например, можно выделить управление снабжением, производством и сбытом продукции. Можно выделить более узкие направления: управление основным производством, вспомогательным, обслуживающим производством, управление маркетингом^[25].

В качестве результатов деятельности организации (или выходов) рассматривается не только выпускаемая предприятием проекция, но и прибыль, рентабельность, качество продукции, объемы производства и реализации, уровень затрат. Соответственно выделяют конкретные функции по управлению результатами: управление качеством, управление производительностью, управление затратами, управление доходами^[26].

Кроме системного подхода при определении конкретных функций управления используются и другие. Например, в качестве объектов управления, определяющих формирование конкретных функций управления, могут выступать разные направления деятельности организации - производство, маркетинг, инновации, планирование. Соответственно выделяются производственный, инновационный, стратегический менеджмент.

К связующим процессам управления относят коммуникации и принятие
управленческих решений^[27].

Управленческую деятельность невозможно представить без коммуникаций. Посредством разного рода коммуникаций реализуются все управленческие функции. Именно на коммуникации менеджеры затрачивают от 50 до 90 (по некоторым данным - от 75 до 95) процентов своего рабочего времени. При этом, по данным опросов, проводившихся в разных странах, подавляющее большинство менеджеров считает существующую систему коммуникаций недостаточно эффективной, препятствующей достижению организационных целей^[28]. Коммуникации - это процесс обмена информацией между людьми или группами людей. Система коммуникаций включает все (и всех), что связано с приемом, переработкой, передачей информации. Она включает и то, что передается и то, как передается. К основным функциям коммуникаций относят информационную, мотивационную, контрольную и экспрессивную (выражение чувств, отношений) функции^[29].

При построении и анализе организационных коммуникаций выделяют две основные группы: внешние и внутренние коммуникации. Под внешними
коммуникациями подразумевается обмен информацией с различными субъектами внешней среды, например, с различными контактными аудиториями. При этом выделяют благожелательные, искомые и неблагожелательные контактные аудитории, требующие особых подходов при построении коммуникаций^[30].

Под внутренними коммуникациями понимается обмен информацией между уровнями управления и подразделениями в устной, письменной или электронной форме. Коммуникации между подразделениями называют горизонтальными, а между уровнями управления - вертикальными. Вертикальные
коммуникации могут быть нисходящими (информация передается с низшего
уровня на высший) и восходящие (информация передается на высшие уровни
управления) ^[31].

Организационная информация может быть официальной и неофициальной. По содержанию коммуникации разделяют на информационные, административные, технические.

В качестве барьеров, препятствующих эффективным организационным
коммуникациям, выделяют искажение сообщений по разным причинам: коммуникационные перегрузки, с которыми часто сталкиваются менеджеры в современных условиях, недостатки организационной структуры и организации взаимодействия внутри организации и другие факторы. Современные условия требуют совершенствования системы коммуникаций, а современные технические средства создают для этого большие возможности. Но при этом от заинтересованности и профессионализма конкретных менеджеров зависит создание и использование эффективной системы коммуникаций^[32].

Решение - это результат мыслительной деятельности человека, приводящий к какому-либо выводу или к необходимым действиям. Принятие управленческих решений - это сознательная целенаправленная творческая деятельность, осуществляемая менеджером индивидуально или в группе на основании анализа альтернатив. Управленческие решения, как и коммуникации, относятся к связующим функциям, без которых невозможна реализация основных. Управленческие решения часто рассматриваются в качестве основного продукта управленческого труда. При выработке управленческого решения менеджер должен использовать не только свои профессиональные знания, опыт и интуицию, но и современные подходы и методы принятия управленческих решений^[33].

Выводы

Функции менеджмента – это специфические взаимосвязанные виды и направления управленческой деятельности, в совокупности обеспечивающие процесс управления организацией путем выполнения определенных комплексов задач и использования специальных управленческих методов и механизмов.

Общие функции управления присущи всем организациям, а конкретные или специальные обусловлены спецификой конкретной деятельности управляемого объекта. К общим функциям управления относятся планирование, организация, мотивация, контроль. Функция планирования состоит в «подготовке будущего» путем исследований, анализа и разработки программы действий, охватывающей все направления деятельности предприятия. Функция организации включает такие основные элементы как формирование организационной структуры, определение организационных полномочий и организация эффективного взаимодействия всех уровней и субъектов управления. Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для
достижения личных целей и целей организации. Контроль - это процесс обеспечения фактического достижения организацией намеченных результатов путем установления стандартов, измерения фактических результатов и сопоставления их со стандартами, и, если расхождение существенно, анализа ситуации и принятия решений о корректирующих действиях.

Конкретные функции управления определяются применением общих функций менеджмента к конкретным объектам управления.

Глава 2. Исследование функций менеджмента в ООО «Рубин»

2.1. Краткая характеристика ООО «Рубин»

ООО «Рубин» зарегистрировано в качестве хозяйствующего субъекта 11.04.1996г. (свидетельство №63954369).

Предприятие расположено по адресу: Ростов-на-Дону, ул. Красноармейская, 157.

Основным видом деятельности предприятия является розничная торговля канцелярскими товарами и бухгалтерскими бланками.

Схема организационной структуры управления ООО «Рубин» представлена на рис. 1.

Рисунок 1. Организационная структура управления

ООО «Рубин»

Общая численность персонала организации в 2018 г. – 20 работников.

Организационная структура управления является линейно-функциональной, то есть в ней выделены подразделения, отвечающие за выполнение определенных направлений деятельности.

Динамика основных показателей деятельности предприятия за 2016-2018 гг. представлена в таблице 1.

Таблица 1

Динамика основных технико­­-экономических показателей

деятельности ООО «Рубин» за 2016-2018 гг.

По данным таблицы 1 видно, что деятельность ООО «Рубин» за 2016-2018 гг. была прибыльной. Однако, прибыль от продажи товаров в 2018 г. существенно ниже показателей 2016 г. (на 41,85 %) и 2017 г. (на 24,06 %). Это объясняется, прежде всего, резким снижением товарооборота в 2018 г. к 2016г., а также превышением темпа роста полной себестоимости проданных товаров (4,21 %) над темпом роста товарооборота (7,90%) в 2018г. к 2016г. По данным таблицы 1 видно, что существенное снижение товарооборота отмечается в 2017 г., когда он сократился с 17 880 тыс. руб. (2016 г.) до 13 384 тыс. руб.

Снижение объема товарооборота повлекло сокращение штата предприятия, в результате чего в 2017 г. произошло сокращение численности менеджеров: на 4 человека по сравнению с показателем 2016 г. В 2018 г. изменения численности работников не происходило. Среднегодовой товарооборот на одного работающего составил в 2018 г. 823 тыс. руб., что на 10,47 % выше показателя 2016 г. и на 23,02 % выше показателя 2017 г. Таким образом, можно сделать вывод, что прирост товарооборота в 2018 г. предприятие полностью достигло за счет увеличения производительности труда. Это свидетельствует об интенсивном направлении развития предприятия.

Показатель затрат на 1 руб. проданных товаров в 2018 г. составил 0,83 руб., что выше показателей 2016-2017 гг. Это объясняется ростом полной себестоимости проданных товаров (на 40,36 % в 2018 г. относительно уровня 2017 г.). Рентабельность продаж в 2018 г. составила 16,6%, что на 9,7 % ниже показателя 2016 г. и на 10,3 % ниже показателя 2017 г.

Таким образом, исходя из проведенного анализа, можно сделать вывод о том, что в целом за анализируемый период предприятие функционировало достаточно стабильно.

2.2. Анализ реализации функций менеджмента в ООО «Рубин» (на примере закупочной деятельности)

Рассмотрим реализацию функций менеджмента в ООО «Рубин» на примере закупочной деятельности.

В ООО «Рубин» процесс закупок курирует менеджер по закупкам. Закупка товаров осуществляется у московских фирм: ООО «Самал», ООО «Аверс», ООО «Арго», ООО «АМ-Тест». Товароснабжение ООО «Рубин» представляет собой комплекс коммерческих и технологических операций по доведению товаров до предприятия. Процесс товароснабжения включает в себя закупку, доставку, приемку, хранение, подготовку к продаже и продажу товаров.