Файл: Моделирование предметной области «Управление дебиторской и кредиторской задолженностью» с помощью UML.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Развитие сферы информационных технологий дало толчок к усовершенствованию всех сфер жизнедеятельности общества.

Обширные объёмы информационных потоков, обрабатываемых в любом учреждении, от офиса небольшого предприятия до крупной корпорации, направлены в основном на создание управленческих документов. А управленческие документы, в свою очередь, направлены на принятие управленческих решений, то есть основной функции любого учреждения.

Внедрение автоматизированных информационных систем в деятельность различных учреждений создает возможности для повышения качества документационного обеспечения управления и позволяет повысить производительность и качество управленческого труда.

В процессе своей повседневной хозяйственной деятельности предприятие вступает в различные виды отношений с юридическими и физическими лицами. Оно заключает и осуществляет сделки, выполняет обязанности, которые предусмотрены действующим законодательством. В результате такой деятельности появляются денежные обязательства, подлежащие исполнению (кредиторская задолженность). И наоборот, у других лиц возникают долги по отношению к предприятию (дебиторская задолженность).

Если факт поставки товара (работ, услуг) не совпадает по времени с получением за них денежных средств, у поставщика (подрядчика) возникает дебиторская задолженность. Дебиторская задолженность, с точки зрения гражданского права, является имущественным правом, т. е. правом на получение определенной денежной суммы (товара, услуги и т. п.) с должника. Данный вид задолженности отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации. В настоящее время нередки случаи неисполнения должниками своих обязательств. За нарушение условий договоров применяются следующие меры гражданско-правовой ответственности: штрафы, пени, неустойки, проценты.

Для существенного снижения риска возникновения долгов и появления возможности эффективного взыскания дебиторской задолженности есть необходимость в разработке или приобретении автоматизированной системы управления задолженностями.

ГЛАВА 1. Аналитическая часть

1.1 Анализ предметной области — основа проектирования базы данных

Предметная область — это часть реального мира, подлежащая изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

База данных — это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных.

Базы данных (БД) применяются в информационных системах, автоматизирующих деятельность в той или иной предметной области.

Информационная система является совокупностью программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач.

Проектирование баз данных включает несколько этапов:

1. Проектирование инфологической концептуальной модели БД.
2. Проектирование даталогической модели БД.
3. Проектирование физической модели БД.
4. Реализация БД.

Каждый этап подразумевает последовательное проектирование базы данных и включает ряд особенностей.

Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Это обобщенное неформальное описание создаваемой базы данных. В основу разработки инфологической модели должны быть положены концептуальные требования, отражающие представления, которые пользователи первоначально хотят иметь в проектируемой базе данных. Создание инфологической модели предполагает анализ предметной области и проблемной среды автоматизируемой сферы. Инфологическая модель данных предназначена для наглядного отражения представления пользователей об автоматизируемой предметной области, то есть является человеко-ориентированной.

Даталогическая модель отражает логические связи между элементами данных вне зависимости от их содержания и среды хранения. Даталогическое моделирование предполагает описание, создаваемое по инфологической модели данных.

Пользователям выделяются подмножества этой логической модели, называемые внешними моделями, отражающие их представления о предметной области. Внешняя модель соответствует представлениям, которые пользователи получают на основе логической модели. Другими словами, даталогическая модель в основном используется для реализации требований, выдвинутых конечными пользователями, то есть отражённых в инфологической концептуальной модели.

Таким образом, даталогическая модель реализуется, как модель представления данных. Следовательно, перед тем как строить даталогическую модель, необходимо определить какая модель данных будет положена в основу базы данных и выбрать соответствующую систему управления базами данных (СУБД). Различают реляционные, иерархические и сетевые модели представления данных и соответствующие этим моделям СУБД.

Физическая модель данных — модель, определяющая размещение данных на внешних носителях, методы доступа и технику индексирования. Она так же называется внутренней моделью системы, которая определяет и оперирует размещением данных и их взаимосвязями на запоминающих устройствах.

Физическая модель данных является полностью компьютерно-ориентированной и конечные пользователи не имеют никакого представления о том, каким образом данные запоминаются и извлекаются или каким способом организуются индексы в таблицах для быстрого поиска.

Завершающим этапом является реализация базы данных, внесение в неё информации и использование её для автоматизации определённой предметной области.

Рисунок 1.1 – Этапы проектирования БД

Итак, инфологическое моделирование, то есть описание модели БД на естественном языке, является первым этапом проектирования и, следовательно, закладывает основу успешного функционирования БД.

На этапе инфологического моделирования могут применяться различные методы и подходы, технологии и инструментарий, но цель и основная суть его останутся неизменными: анализ предметной области предназначен для выявления, классификации и формализации информации обо всех аспектах предметной области, влияющих на свойства конечного результата проекта.

Инфологической моделирование (т.е. моделирование предметной области) можно свести к таким основным процессам:

• исследование предметной области и выявление требований конечных пользователей и решаемых задач;
• сбор и анализ основных данных (объекты, связи между объектами);
• построение ER-диаграммы базы данных [6].

Моделирование предметной области можно назвать главным этапом разработки БД, так как модель — это основа разработки БД.

1.2 Предлагаемые мероприятия по улучшению технологии решения задачи

Важной задачей финансового менеджмента является эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью, направленное на оптимизацию общего их размера и обеспечение своевременной инкассации долга. Следует заметить, что дебиторская и кредиторская задолженность предприятия возникают как следствие несоответствия даты появления обязательств по оплате с датой самих платежей по этим обязательствам. Применительно данных понятий на практике, можно с уверенностью говорить, что практически ни одна формирующаяся и развивающаяся бизнес-структура не может осуществлять свою деятельность без использования хотя бы незначительного объема как кредиторской, так и дебиторской задолженности. На финансовое состояние организации, безусловно, оказывает влияние размер и качество дебиторской задолженности. В среднем 33 % всех активов отечественных предприятий приходится на дебиторскую задолженность.

Проектирование системы начинается с изучения и моделирования бизнес-деятельности организации. На этом этапе вводится и отображается в модели ряд понятий, свойственных объектно-ориентированному подходу:

Исполнитель (Действующее лицо, Actor) – личность, организация или система, взаимодействующая с ИС; различают внешнего исполнителя (который использует или используется системой, т.е. порождает прецеденты деятельности) и внутреннего исполнителя (который обеспечивает реализацию прецедентов деятельности внутри системы). На диаграмме исполнитель представляется стилизованной фигуркой человека.

Прецедент – законченная последовательность действий, инициированная внешним объектом (личностью или системой), которая взаимодействует с ИС и получает в результате некоторое сообщение от ИС. На диаграмме представляется овалом с надписью, отражающей содержание действия.

Класс — описание совокупности однородных объектов с их атрибутами, операциями, отношениями и семантикой. На диаграмме представляется прямоугольником, содержащим описания атрибутов и операций класса.

Ассоциация – связь между двумя элементами модели. На диаграмме представляется линией.

Обобщение – связь между двумя элементами модели, когда один элемент (подкласс) является частным случаем другого элемента (суперкласса). На диаграмме представляется стрелкой.

Агрегация – отношение между элементами модели, когда один элемент является частью другого элемента (агрегата). На диаграмме представляется стрелкой с ромбовидным концом.

Для управления дебиторской задолженностью компании нужна различная информация о дебиторах и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем доработки системы бухгалтерского учета. Однако, прежде чем приступить к доработке системы, следует определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности.

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны:

• нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
• не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
• отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;
• не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
• функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Рассмотрим подробнее способы решения перечисленных проблем, а также основные элементы системы управления дебиторской задолженностью.

Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

• данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
• время просрочки платежа по каждому из счетов;
• размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
• кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

Таблица 1. Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО “Покупатель”.