Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Реализация билетов через розничные кассы.pdf

Введение

Современный бизнес становится все более динамичным, борьба за конкурентные преимущества зачастую превращается в погоню за современными управленческими и информационными технологиями. Последние годы в России наблюдается настоящий информационный бум, практически повсеместно внедряются информационные системы, и автоматизируется управление. Мотивы здесь разные: и влияние моды, и желание «не отстать от конкурента», а зачастую – это вполне понятное стремление руководства компаний внедрить эффективную и современную автоматизированную систему управления, чтобы снизить издержки, ускорить процесс обработки информации, повысить качество выполняемой работы, в результате чего компания добивается высоких результатов в своей деятельности.

Целью работы является разработка информационной системы по продаже билетов через розничные кассы.

Кроме того, определены следующие цели разрабатываемого проекта:

• Минимизация участия человека в процессе ввода информации;
• Исключение повторного ввода одних и тех же данных в разные хранилища данных;
• Минимизация вероятности ввода ошибочной информации в базу данных;
• Повышение оперативности попадания обновленных данных в базу данных.

Достижение этих целей позволит более точно делать прогнозы относительно развития компании.

Задачи, которые нужно выполнить для достижения поставленной цели:

• описание предметной области;
• моделирование бизнес-процессов компании;
• выявление недостатков существующей системы;
• выбор и обоснование технического, программного, информационного обеспечения для решения задачи;
• проектирование базы данных.

Объектом исследования является продажа билетов на спортивные мероприятия.

Предметом исследования являются процесс автоматизации продаж билетов.

Методы исследования: анализ, обобщение, моделирование, CASE-средства, сравнение.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Автоматизированную информационную систему «Продажа билетов» планируется использовать для автоматизации продажи билетов/абонементов на футбольные матчи и различные мероприятия, проводимые на футбольном стадионе.

Данная подсистема найдет применения на любых стадионах, которые имеют возможность проводить футбольные матчи и другие спортивные соревнования. Подсистема создана для усовершенствования работы касс, продающих билеты. Также будет вестись контроль продажи билетов и анализ работы касс, что позволит увеличить эффективность работы стадиона в целом.

Непосредственно работать с данной системой будут менеджеры, кассиры и администраторы.

Задача отдела - продажа и возврат билетов и продажа абонементов на футбольный матч, проходящий на стадионе. Продажа происходит через несколько одновременно работающих касс.

В каждой из касс работает кассир, функция которого – продавать билеты и принимать возвращённые билеты, а также продавать абонементы. Каждым кассиром ведутся учет проданных и возвращённых билетов и проданных абонементов. Менеджер на основе полученных данных обязан составлять несколько видов отчетов по различным кассам, в частности формирование итогового отчета по работе всего отдела. В обязанности администратора входит добавление в систему новые матчи с указанием всех необходимых данных. Покупатель может покупать билеты только на имеющиеся свободные места, счет которых ведется в системе. Также он может бронировать места или производить обмен уже купленных билетов на другие имеющиеся в наличии места.

Показатели, отображающие масштабы деятельности компании приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Количественно-стоимостные оценки деятельности компании

• 1. Организационная структура управления предприятием

В структуре подразделения можно абстрактно выделить кассира, менеджера по продажам, администратора и покупателя (но он не взаимодействует с системой напрямую).

Рис. 1.1. Структура подразделения, в котором используется «Продажа билетов на футбол»

1.2 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Цель создания подсистемы – автоматизация процесса покупки и сдачи билетов/абонементов на футбольные матчи, анализа работы касс и контроля продажи билетов в целом.

При создании ИС должны быть достигнуты такие показатели:

Повышение эффективности работы касс достигается путем:

обеспечения оперативного доступа кассиров к таблице занятых мест, с последующей возможностью быстро занести требуемое место в разряд занятых/свободных или же забронировать/разбронировать его;

возможности планирования режима работы касс, разделения касс для продажи соответствующих категорий билетов, вследствие чего, возможно уменьшение очередей и ускорение обслуживания клиентов.

предоставления клиентам оперативной информации (с выводом на экран) о наличии свободных мест, абонементов, порядка сдачи/обмена билета и ценах;

своевременного поступления информации, которая добавляется/обновляется администратором.

Повышение объема продаж билетов и увеличения прибыли за счет:

анализа работы касс на основании различных типов отчетов (ежедневный, месячный, почасовой), составленные менеджером по продажам, что позволит увеличить эффективность и рассчитать последующий принцип работы касс;

контроля продажи билетов, путем ограничения количества проданных билетов в «одни руки» до 10, что позволит частично избежать перепродажи билетов и дальнейших махинаций с ними. При покупке билетов через интернет будет учитываться ip-адрес, с которого будет произведена покупка, и таким путем так же ограничить кол-во билетов.

Для учета проданных и сданных билетов ведется таблица продажи билетов по нумерованным местам. В таблице указывается номер места, категория и дата покупки билета. В зависимости от категории билеты имеют различную цену, поэтому в таблице место имеет три состояния: 1) занято, 2) свободно, 3) забронировано. Также существует три типа билетов:

1. разовый (1 место – 1 матч);
2. групповой ( несколько мест – 1 матч);
3. абонемент (1 место – несколько матчей ).

Бронь снимается за час, а продажа билетов прекращается за 5 мин до начала матча. Также кассир принимает билеты, и возвращает за них деньги. Затем занятое ранее место отмечается как свободное и вновь выставляется на продажу. Возврат билетов осуществляется за 24 часа до начала матча, в размере 80% от его начальной стоимости. Так же можно поменять билет на другой, без потери денег, с возможной доплатой. Категории билетов, цены и порядок покупки билетов изменяются в зависимости от категории матчей.

Также владельцы абонементов имеют право первыми выкупить место, которое указано у них в абонементе.

Менеджер на основе полученных данных составляет отчеты по продажам, наполненности стадиона и анализирует работу касс.

Администратор осуществляет обновление информации, необходимое для продажи/сдачи билетов.

В системе “Продажа билетов ” можно выявить следующие проблемы:

1. Из-за наличия большого количества категорий билетов и их изменение в зависимости от типа проводимого матча, может возникнуть путаница. А если разделять кассы по категориям билетов и секторам, то могу образоваться очереди.
2. Огромной проблемой является спекуляции с билетами, а именно их покупка и последующая перепродажа. В соответствии с действующим Законом Украины «О защите экономической конкуренции» и Законом Украины «О защите от недобросовестной конкуренции», деятельность по перепродаже и повторной реализации каких-либо товаров (в том числе билетов на спортивные матчи) не запрещена. Возникает необходимость ограничения количества продаваемых билетов в «одни руки». Или же введение ID-карт, чтобы иметь базу данных клиентов и регистрировать количество проданных билетов. Но введение такой системы вызовет необходимость регистрации всё новых и новых клиентов, что увеличит и без того огромный поток данных. Также регистрация занимает значительное количество времени. Единственным решением является создание сайта с возможностью онлайн регистрации. Но учитывая темп и развитость информационных технологий у нас в стране, количество продаваемых билетов онлайн будет крайне мало.
3. Отсутствие необходимого опыта пользования системой у кассиров.
4. Администратор в одиночку не может должным образом обслуживать функционирование всех касс. Возникает необходимость создания оснащенной и интеллектуально продвинутой команды технической поддержки, которая будет должным образом реагировать на какие-либо поломки и устранять их, до образования очереди.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель задачи автоматизации продаж билетов показана на рис.3.1.

Разрабатываемая автоматизированная система работает со справочниками мест, билетов, матчей. На каждый справочник предусмотрена экранная форма для заполнения и корректировки. На основании справочных данных формируются данные отчетов.

На основании данных, хранящихся в справочниках и журналах, формируется отчетная информация.

Рис.3.1. Информационная модель задачи

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. [5]

Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: внемашинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1) Входные и выходные документы. Входными документами системы являются сведения о наличии билетов.

Выходными документами являются: билет, отчеты по продажам билетов и статистика продаж.

За основу форм документов берутся бланки, используемые на предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту содержащейся в них информации, и использовать при проектировании системы.

2) Экранные формы

Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка.

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Не обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все вводимые элементы данных должны располагаться в том же относительном порядке и иметь такой же формат, что и в исходном документе.