Файл: Организация закупочной работы на коммерческом предприятии (на примере розничного торгового предприятия)..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый товарооборот, осуществляемый субъектами торговой деятельности с целью последующей перепродажи закупленных товаров. Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия. Актуальность выбранной темы обусловлена современным состоянием организации закупочной деятельности в торговле, претерпевшей коренные изменения в условиях рыночной экономики. Данные изменения состоят в том, что на смену фондовому распределению товаров при плановой централизованной системе управления экономикой, системе централизованного прикрепления покупателей к поставщикам, твердых государственных цен, неравенства хозяйствующих субъектов, жесткой регламентации поставок товаров, отсутствия самостоятельности, инициативы, предприимчивости коммерческих работников пришла эпоха свободных рыночных отношений, которые характеризуются:
1)  свободой выбора партнера, контрагента по закупке товаров;
2)  множественностью источников закупки (поставщиков);
3)  равноправием партнеров;

4)  саморегулированием процессов поставки товаров;
5)  свободой ценообразования;
6)  конкуренцией поставщиков и покупателей;
7)  экономической ответственностью сторон;
8)  инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью коммерсанта по закупке товаров.
Основными задачами данной работы являются  характеристика коммерческой деятельности по организации закупочной работы, её понятие и значение для предприятия, принцип и этапы организации закупок, управление закупочной работой, исследование закупок,  анализ объемов продаж, анализ поставщиков предприятия «Три сосны» и составление соответствующих выводов и предложений по данной работе. Предметом работы является коммерческая деятельность по закупкам товаров. Целью данной работы является анализ организации и технологии закупочной деятельности на примере магазина «Три сосны», занимающегося закупкой, хранением и сбытом. Коммерческая работа по оптовой закупке товаров на данном предприятии  складывается из следующих этапов:
а)  изучение и прогнозирование покупательского спроса;
б) выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

в)  организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;
г)  организация учета и контроля за оптовыми закупками.
Задачами данной работы является рассмотрение деятельность предприятия торговли по закупкам товаров, как характеризуется коммерческая деятельность по организации закупочной работы, её понятие и значение для предприятия, а также принципы и этапы организации и управление закупочной работой. Провела исследование по закупочной работе предприятия, проанализировала объем продаж и поступление товаров, поставщиков предприятия. Также выявила пути улучшения закупочной работы на предприятии. Для выполнения работы были использованы труды таких авторов как Аникин Б.А, Тряухин А.П, Баканов М.И, Богатко А.Н, Брагина С.С, Данько К.А, Брагина Л.А, Булатецкий Ю.Е, Веллхофф Алан, Виноградова С.Н, Иохин В.Я, Ковалев В.В, Кунаева С.Е, Осипова Л.В.

1.Характеристика коммерческой деятельности по организации закупочной работы
 1.1   Понятие закупочной работы и её значение для предприятия

Одной из важнейших коммерческих функций является закупочная работа. Правильно организованная, она не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. Для решения этих задач работа по оптовым закупкам товаров должна включать в себя следующие операции:

а) изучение и прогнозирование покупательского спроса;

б) определение потребности в товарах;
в) выявление источников поступления товаров и выбор поставщиков;
г) установление хозяйственных связей с поставщиками;
д) контроль над исполнением договоров.
Принятие коммерческих решений по оптовым закупкам товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Объем и структура спроса населения развиваются под воздействием следующих факторов: социально-экономических (уровень денежных доходов населения, уровень розничных цен и т. д.); демографических (численность и состав населения, размер и состав семей и т. д.); природно-климатических; исторических; национальных и др. Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них заплатить. Такая информация не только способствует изучению спроса, но и помогает выявлять тенденции его изменения и развития. Существуют различные способы изучения и прогнозирования спроса, применяемые в оптовой торговле. Например, анализ показателей товарооборота, товарных запасов и товарооборачиваемости, а также реализованного и нереализованного спроса оптовых покупателей. Полезными могут оказаться данные опросов покупателей о приобретаемых ими товарах, пожелания и замечания по их качеству и ассортименту. Такие опросы по заказу оптовых организаций могут проводиться, например, в магазинах. Там же возможна организация выставок новых товаров. Полученные различными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент. Следующим элементом работы по закупке товаров является выявление источников их поступления и выбор поставщиков. При проведении закупочной работы оптовые покупатели должны исходить из возможности максимального использования товарных ресурсов региона, в котором они осуществляют свою деятельность. Для этого коммерческим службам необходимо владеть информацией о местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях (поставщиках-изготовителях) и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах). При выборе поставщиков-изготовителей важную роль играет не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию, а также выпуску новых товаров. Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, коммерческим работникам необходимо постоянно анализировать рекламные объявления, в том числе и поставщиков-посредников, с предложениями оптовой продажи товаров. Поиску поставщиков товаров способствует также посещение выставок новых товаров, оптовых ярмарок, оптовых рынков и товарных бирж. К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров. Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие, финансовые, правовые и другие отношения. Регулирование таких отношений осуществляется с помощью правовых норм гражданского законодательства. Так как взаимоотношения между покупателями и поставщиками возникают в процессе купли-продажи, то они строятся на базе договора купли-продажи или отдельного его вида — договора поставки.

1.2. Методы и способы закупки товаров

Изучение и выбор источников и методов закупки являются одним из важнейших этапов закупочной работы. Основными методами закупки товаров является:

1. Прямой метод;

2. Косвенный метод.

Прямой метод закупки товаров предполагает установление прямых связей между продавцом и оптовым покупателем. При этом методе может быть использовано три основных способа прямой продажи товаров: развозная торговля; посылочная торговля; торговля через принадлежащие производителю магазины.
Закупка в порядке прямых связей состоит из трех основных этапов:
1. Подготовка к заключению договоров;
2. Заключение договоров;
3. Исполнение договоров.
При косвенном методе покупка товаров производится через торгово-посредническое звено на основе специального договора с торговым посредником. В этом случае посредником может выступать как оптовый, так и розничный торговец. Чем больше число посредников использует предприятие, тем меньше контактируют между собой непосредственно потребители и производители, тем медленнее продвигается товар.
Посреднические услуги – это подбор контрагента, подготовка к совершению сделки, кредитование, предоставление гарантий оплаты товара покупателем,  организация транспортно-экспедиторских операций и страхование товаров, выполнение таможенных формальностей, проведение рекламных мероприятий, финансирование торговых операций, сбор и предоставление информации о рынке. В качестве посредников при организации закупочной работы могут выступать: 
1. Оптовые предприятия федерального и регионального уровня, специализирующиеся на оптовой торговой деятельности;
2. Посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним прав собственности на товар – дистрибьюторы;
3. Товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки.
Посредником может выступать одно лицо. Виды посредников:
4. Агент — лицо, уполномоченное другим лицом действовать от его имени. Агенты делятся на генеральных и специальных. Генеральный 4.1. Агент — лицо, которому даны полномочия вести дела своего патрона, относящиеся к определенной сфере деятельности. Специальный агент – лицо, которое выполняет действия по поручению патрона, которые не входят в его обычные профессиональные обязанности
5. Брокер — агент, который сводит две стороны и дает возможность заключить контракт. Его вознаграждение представляет собой комиссию (куртаж), которая рассчитывается как процент от суммы, фигурирующей в контракте;
6. Дилер — лицо, которое заключает от своего имени сделки, выступая в роли принципала на фондовой бирже, товарный коммерсант в отличие от брокера или агента;
7. Джоббер — дилер, который на свой страх и самостоятельно покупает и продает товары;
8. Дистрибьютор — независимый посредник или один из цепочки посредников, который специализируется на доведении товаров или услуг, предлагаемых производителями, до потребителей;
9. Маклер — работник биржи, ведущий торги на бирже.
Предприятия могут осуществлять закупки товаров различными способами. Закупка товара одной партией предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Этот способ характеризуется простотой оформления документов, гарантией поставки всей партии, повышенными торговыми скидками. Недостатками данного способа являются большая потребность в складских помещениях и замедление оборачиваемости капитала. 
Следующий способ закупки товаров – регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного способа таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки заключаются в вероятности заказа избыточного количества товаров и необходимости оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям широко используются там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода – это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок. Получение товара по мере необходимости. Этот способ похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями: 
1. Количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно; 
2. Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем; 
3. Оплачивается только поставленное количество товара; 
4. По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены. 
Преимущества данного способа закупки – это отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых, товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода заключается в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и множеством поставщиков. Закупки товаров могут производиться различными методами и способами, которые наиболее подходят оптовому покупателю, зависят от специфики его деятельности, размеров и других факторов.

1.3. Этапы организации закупочной работы

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда(служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трехуровнях, так как служба снабжения одновременно является:

1) Элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие

2) Элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;
3) Самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.
Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней. Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея закупочной работы – получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы – улучшается положение предприятия, как ее элемента. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение – хранение – сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия товарами. В первом случае перечисленные выше задачи распределяются между различными функциональными подразделениями. Например, задачи что закупить и сколько закупить решаются дирекцией по хранению товаров. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда. Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия товарами и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена. Другой вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда. Существуют следующие основные этапы решения задач закупочной работы:
1. Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д. 
2. Выбор формы и источников материально-технического снабжения. 
3. Размещение заказов и их реализация.

4. Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности. 
5. Поддержание отношений с поставщиками. 
Прежде всего, закупочная логистика решает задачу «что закупить». После того, как решена задача какие товары необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов: 
1. Поиск потенциальных поставщиков. 
 Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий: 
а) проведение конкурсов (тендеров); 
б) изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.); 
в) посещение ярмарок, выставок; 
г) личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи). 
По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться. 
2. Проверка поставщиков. 
Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников: личная встреча с руководством компании; финансовая отчетность поставщика; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика. В большинстве своем отечественные предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией. 
3. Анализ потенциальных поставщиков. 
Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции. К другим критериям относятся финансовое положение поставщика; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие резервных мощностей; повышение качества выпускаемой продукции; удаленность поставщика от потребителя; организация управления качеством у поставщика; профессиональный уровень персонала; текучесть кадров и др.В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.