Файл: Автоматизация учёта студенческого контингента.pdf

Введение.

Автоматизация учета кассовых операций - в настоящее время необходимая мера для любого конкурентоспособного бизнеса, имеющего дело с кассовыми операциями.

Сложно представить, сколько времени займет ручной учет поступающих и отдаваемых в кассу и из кассы средств. Это, вероятнее всего, вызовет длинные очереди, а вследствие этого - отток клиентов.

К тому же, ручной учет потока денежных средств очень уязвим к мошенническим действиям со стороны человека, который ведет этот учет. Имеет место и человеческий фактор – человек может совершить опечатку или забыть внести некоторые данные при составлении учета.

Составление выводов по составленному вручную учету также представляется малоэффективным занятием, ввиду сложности поиска и агрегации нужной информации. Эту проблему можно решить, если человек занимающийся учетом ведет его в хорошо организованную базу данных. Тем самым он облегчит работу с учетом, но усложнит процесс внесения в него данных.

Автоматизация учета кассовых операций в большей степени решает эти проблемы.

Я считаю, что эффективнее внедрять систему учета кассовых операций, а не разрабатывать её самостоятельно. Этому есть несколько причин:

1. Самостоятельная разработка + внедрение такой системы, учитывая её сложность, будет весьма дорогостоящей и длительной процедурой.
2. Возможность наличия незамеченных при отладке и тестировании ошибок в системе, ввиду её новизны и отсутствия испытаний в реальных бизнес-задачах. Что может привести к огромным проблемам безопасности такой системы.
3. Сложность организации бесперебойной и качественной работы самостоятельно разработанной системы.
4. Сторонние системы, как правило, имеют гарантии, что в случае, если произойдут непредвиденные обстоятельства, связанные с работой системы, Вам возместится убыток.

В данной работе я демонстрирую внедрение системы учета кассовых операций со стороны банка, поскольку такой способ перекрывает вышеперечисленные проблемы.

.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности.

Пятёрочка – российская сеть продовольственных магазинов в составе компании X5 Retail Group. Объединяет более 15 тыс. магазинов.

Таблица 1.1 – Основные финансово – экономические показатели деятельности сети магазинов «Пятёрочка»

• 1. Организационная структура управления предприятием.

Рисунок 1.1 – “Организационная структура предприятия”

В составе персонала компании "Пятёрочка" существуют четыре
категории работников:
а) персонал управления;
б) специалисты;
в) торгово-оперативный персонал;
г) вспомогательный персонал.

В составе персонала управления выделяются должности руководителей (менеджеров), специалистов и т.п. В составе торгово-оперативного персонала выделяются профессии продавцов, кассиров, контролеров-кассиров и т.п. В составе вспомогательного персонала - профессии фасовщиков, грузчиков, уборщиков и т.п. В составе должностей специалистов выделяют экономистов, финансистов, товароведов, бухгалтеров и т.п.

Финансовый отдел - Управление денежными потоками, регламентация процедур осуществления платежей, контроль платежей в наличной и безналичной форме в порядке, определяемом внутренними документами Компании. Оперативный контроль финансовых ресурсов Компании с целью их эффективного использования. Разработка предложений по ценообразованию.

1.2. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес - процессов.

Основной задачей текущей работы является разработка системы автоматизации учёта кассовых операций.

Функции бизнес-процесса:

1. Изучение рыночных предложений на систему автоматизации;
2. Расчёт затрат;
3. Расчет прибыли;
4. Установка оборудования;
5. Настройка оборудования;
6. Настройка программного обеспечения;

Контекстная диаграмма автоматизации учёта кассовых операций, а также его декомпозиция показана на рисунке 1.2, 1.3, 1.4.

Рисунок 1.2. - Контекстная модель «Учёт кассовых операций»

Рисунок 1.3 - Декомпозиция модели «Учёт кассовых операций»

Рисунок 1.4 - Декомпозиция модели «Учёт кассовых операций»

Техническая структура предприятия

Техническая архитектура предприятия указана на рисунке 1.5

Рисунок 1.5 – Техническая архитектура предприятия

Аппаратное и программное обеспечение указано в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Аппаратное и программное предприятия

2. Информационное обеспечение задачи.

2.1. Информационная модель и её описание.

Описание актёров главной диаграммы прецедентов, а также прецеденты диаграммы.

Таблица 2.1 – Описание актеров

На основании таблицы 2.1 были выделены основные прецеденты – таблица 2.2.

Таблица 2.2 – Описание прецедентов

Рисунок 2.1. Диаграмма прецедентов для системы

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации.

1. Клиент отдает денежные средства кассиру.
2. Кассир + кассовый аппарат узнаёт цену товаров. Принимает оплату от клиента или отказывает в обслуживании, отдаёт сдачу. Отправляет запрос в банк на совершение оплаты.
3. Банк проверяет валидность платежа. Сохраняет отчет кассовых операций. Отвечает на запросы учета кассовых операций.

Данный процесс был изображён в виде диаграммы деятельности на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2. диаграмма деятельности

2.3. Характеристика базы данных.

Описание таблиц, входящих в модель «сущность-связь» представлено в таблицах 2.3-2.7.

Таблица 2.3 – Атрибуты «Клиент»

Таблица 2.4 – Атрибуты «Платеж»

Таблица 2.5 – Атрибуты «Кассир»

Таблица 2.6 – Атрибуты «Кассовый аппарат»