Файл: Автоматизация учета кассовых операций.pdf

Широкое внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) – это современная необходимость, обусловленная значительным усложнением поставленных задач управления, повышением итоговых объемов информации, что необходимо перерабатывать для реализации системы управления предприятиями.

Различают автоматизированные (компьютеризированные) и автоматические системы.

Основная цель выполнения компьютеризации и автоматизации управления – это выполнение обеспечения оптимального функционирования объекта исследования путем правильного выбора средств и целей для их достижения при использовании имеющихся ограничений, наибольшего распределения заданий между структурными подразделениями.

Стоит отметить, что в данном случае всегда ожидается экономический эффект после внедрения АИС в работу учреждений. Он получается за счет увеличения уровня планирования, еще лучшей организации производства, полной загрузки оборудования, а также обеспечения ритмичности работы организации, сокращения непроизводительных потерь, а это в итоге увеличивает производительность труда, а также снижает итоговые издержки производства. Стоит отметить, что на увеличение качества влияет и полнота, своевременность и оптимальность принимаемых решений, экономия управленческого труда без какого-то ущерба в качестве управления организацией.

Актуальность написания работы состоит в том, что традиционный документооборот с точки зрения учета кассовых операций в настоящее время, практически немыслим без постоянного применения электронных бланков, документов, баз данных, а также автоматизированных информационных систем и других технологий по обработки информации.

При этом, не исключение и автоматизация работы ООО «Азбука питания», которое специализируется на продаже продовольственных товаров, далеко не всегда находится на хорошем уровне.

В современном мире самые разные информационные ресурсы охватывают постоянно новые сферы деятельности. Объем информации неуклонно растет. В связи с данным фактом необходимы новые решения по хранению и обработке данных.

Главное преимущество автоматизации – значительное сокращение избыточности для всего перечня хранимых данных, а в итоге, экономия объема применяемой памяти, уменьшение итоговых затрат на реализацию многократных операций по обновлению избыточных копий, выполнения устранения возможности возникновения разного рода противоречий из-за реализации хранения в различных местах сведений по одному и тому же объекту. Это свойство является определяющим в работе современных организаций.

Целью написания работы является автоматизация учета кассовых операций в ООО «Азбука питания».

При определении цели написания выпускной квалификационной работы ставятся задачи:

– охарактеризовать функционирование ООО «Азбука питания», а также его технико-экономическую характеристику, модель функционирования и деятельности;

– выполнить обзор проектируемого программного обеспечения (ПО) для поставленной задачи;

– дать характеристику используемой базе данных;

– рассмотреть контрольный пример реализации информационной системы.

Объект работы – ООО «Азбука питания», а также методы его автоматизации.

Предмет работы – методы и принципы выполнения автоматизации учета кассовых операций в ООО «Азбука питания».

Представляемая работы состоит с введения, 3 разделов основной части, заключения, списка использованных источников, приложений и разработанного программного обеспечения.

1.Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1.Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «Азбука питания» работает в направлении розничной торговли продуктами питания. Заметим, что для ведения торговой деятельности субъект хозяйствования в направлении розничной торговли имеет определенное помещение магазина, склад для комплектации и хранения продовольственных товаров.

Вся деятельность ведется в магазине. Магазин – это стационарный пункт для выполнения розничной торговли, который занимает отдельное территориально распределенное помещение и имеет большой торговый зал для реализации товаров.

В основные функции ООО «Азбука питания» входит: [9]

– изучение уровня спроса на продаваемые товары, а также их рыночные предложения;

– поддержания баланса между спросом и предложением на продукцию;

– формирование торгового ассортимента;

– непосредственное удовлетворение потребностей клиентов в товарах;

– реализация продукции, товародвижения и другие.

Под складом подразумевается это здание, сооружение, устройства, которые предназначены для приемки и хранения поступивших в магазин товаров, где выполняются все работы по приемке, хранению, подсортировке, фасовке, а также отпуску товаров. [6]

Функции склада:

– создание нужного ассортимента;

– складирование товаров, их хранение.

Реализация таких функций позволяет выравнивать всю временную разницу для выпуска продукции, а также ее потреблением, они дают возможность на основании создаваемых запасов обеспечить непрерывный производственный процесс, а также бесперебойное снабжение всех потребителей.

Стоит отметить, что хранение товаров в такой распределительной системе надобно также и для сезонного потребления некоторых товаров; предоставления разных услуг; приданию продукции товарного вида.

В деятельности ООО «Азбука питания» можно выделить совокупность информационных потоков, которые представлены на рисунке 1:

При функционировании ООО «Азбука питания» продавцы-консультанты при выполнении обслуживании клиентов не могут иногда быстро представить полностью всю информацию о каком-то товаре (дата производства, производитель, срок хранения) и покупателю приходится значительное время ожидать для получения надобной информации, что приводит к потере покупателя. [2]

Рисунок 1. Информационные потоки ООО «Азбука питания»

В настоящее время ООО «Азбука питания» использует в своей деятельности современные системы по автоматизации и мощную компьютерную технику, программное обеспечение (ПО) и прогрессивные носители данных.

В состав аппаратного обеспечения компьютерного парка входят такие обобщенные показатели (рисунок 2):

Рисунок 2 – Характеристика ПК

В ООО «Азбука питания» в качестве сервера применяется ПК S8000MB (S5324LNi) с такими основными параметрами: Core i7-5580 / 32 Гб / 4х4 Тб SATA RAID.[6]

В организации применяется периферийное аппаратное обеспечение, так как его работа непосредственно связана с бумажной работой и документооборотом:

– для черно-белой печати применяются принтеры HP LASERJET P2075 (рисунок 3).

Рисунок 3. HP LASERJET P2075

– для копирования, а также цветной печати МФУ HP Color LaserJet CM2320 (рисунок 4).

Рисунок 4. МФУ HP Color LaserJet CM2320

В ООО «Азбука питания» почти на всех ПК присутствует операционная система (ОС) Windows 7.

ОС создана компанией Microsoft еще в 2008 году, хотя при этом ею пользуется большое количество российских пользователей.

Основные положительные характеристики использования этой ОС:

– стабильная работа;

– удобное использование;

– простой функционал и возможность работы даже неопытных пользователей;

– комфортный интерфейс и другие.

На сервере ООО «Азбука питания» используется ОС под названием Windows Server 2012.

Windows Server 2012 – это сетевая ОС, что обеспечивает выполнение особенностей функционирования и обеспечение работы локальной вычислительной сети (ЛВС) ООО «Азбука питания».

Windows Server 2012 в своей работе использует динамичную платформу, имеющую разделяемую архитектуру, дающую возможность выйти за пределы процесса виртуализации и обеспечивает свободу выбора для применения и разработки серверной инфраструктуры.

Применяя рассматриваемой ОС, пользователи могут создавать качественную высокодоступную мультисерверную платформу, используя высокую степенью автоматизации [3].

Рассматриваемая сетевая ОС считается наиболее универсальной, эластичной и масштабируемой платформой сетевого применения для приложений. [6]

Для организации выполнения финансового и бухгалтерского учета и документооборота в ООО «Азбука питания» применяется современная платформа 1С:Бухгалтерия 8.3 (рисунок 5).

Рисунок 5. Окно 1С:Бухгалтерия

Программа постоянно применяется в бухгалтерии для проведения бухгалтерского и управленческого учета, выполнения учета подрядных работ.

В рассматриваемой платформе могут поддерживаться различные системы для выполнения налогообложения в зависимости от интенсивности работы в определенные периоды. Учет ведется исключительно в соответствии действующего законодательства.

1.2.Организационная структура управления предприятием

Структура ООО «Азбука питания» показана на рисунке 6.

В магазине представлено ассортимент в количестве более 10000 видов, каждый с которых имеет условия хранения, период годности. [3]

Стоит отметить, что каждый день в магазин поступает новый вид товаров.

Рисунок 6. Структура ООО «Азбука питания»

Чтобы оставаться конкурентоспособным, а также увеличивать прибыль непосредственно за счет привлечения покупателей, уменьшения уровня расходов на потерю каких-то товаров из-за некачественного хранения, из-за сотрудничества с недоброжелательными поставщиками, ООО «Азбука питания» необходима актуальная информация по спросу на определенную продукцию, оперативный анализ движения разного рода товаров поставщик-прилавок, контроль непосредственно за условиями хранения товаров на складе, также объективный анализ поставщиков. [6]

1.3.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В ООО «Азбука питания» все существующие бизнес-процессы (БП) считаются последствием обращения в компанию клиентов для приобретения продуктов питания.

В результате происходит выполнение коммерческого документооборота, который содержит следующие документы:

– прайс-листы на образовательные ресурсы;

– договоры о заказах с клиентами;

– договоры с поставщиками;

– гарантийные талоны;

– кассовые документы;

– оформление сертификатов о качестве товаров.

Следует заметить тот факт, что оптовая торговля в ООО «Азбука питания» основывается на принципах движения документации (рисунок 7):

Рисунок 7. Принципы документооборота

Каждый этап обеспечивается полным пакетом документов для его законного обоснования.

Заметим, что в ООО «Азбука питания» четко разделены функции имеющихся отделов:

– выбор необходимого товара;

– оформление и подписание договора;

– оплата товара;

– получение товара;

– кассовый расчет;

– отчетная документация.

В результате можно подвести итог, что деятельность ООО «Азбука питания» не является полностью автоматизированной и поэтому необходимо выполнить создание информационной системы хотя бы для наиболее важной части документооборота – учета кассовых операций.

2.Информационное обеспечение задачи

2.1.Информационная модель и её описание

Источниками первичной информации являются договора о предоставлении товаров, товарно-транспортные накладные, метод ввода – вручную.

Адресатами выдачи информации являются конечные пользователи и администрация ООО «Азбука питания». Данная информация предназначается для анализа хозяйственной деятельности компании.

В результате выполнения преобразования информации будет создан реестр кассовых операций.