Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Модернизация бизнес-процессов).pdf

В современном мире роль информации огромна. Каждый день обрабатывается большое количество документов, даже в самых маленьких компаниях, не говоря уже о больших предприятиях. Работа с данными проводится в самых разных областях деятельности организаций. При этой работе возникает множество проблем, с такими процессами как: хранение, доступ, поиск, обновление и т.д. В свое время появление компьютеров и их доступность позволили совершить переход к электронной форме документов и сократили затрачиваемые ресурсы на обработку информации. Однако простое хранение данных в электронной форме и доступ к ним не решает всех проблем. Зачастую даже в одной сфере деятельности информации так много и она столь разнообразна, что необходимо использовать более совершенное средство организации данных. Таким средством являются реляционные базы данных, обеспечивающие структурное хранение и связывание различных данных. Благодаря такой форме, базы данных обеспечивают удобство, скорость и точность получения нужной информации из массива хранимых данных и организованный документооборот. Однако для разработки удобной и функциональной базы необходимо иметь хорошее представление о сфере деятельности, в которой происходит работа с информацией. Для этих целей производится анализ предметной области, в процессе которого определяются основные моменты работы. Лучшим средством анализа предметной области является моделирование бизнес-процессов.

Модель бизнес-процесса обеспечивает наглядное представление определенной детальности и позволяет рассмотреть все этапы проведения работ, увидеть структуру в целом. Так же в модели можно увидеть недостатки системы и разработать новую, улучшенную модель этой системы. Моделирование бизнес-процессов сокращает время анализа предметной области, снижает уровень непонимания между заказчиками и разработчиками, позволяет более точно определить требуемый функционал и возможности разрабатываемой системы.

В рамках курсовой работы будет разрабатываться модель бизнес-процесса исследуемой области.

Объектом исследования стал процесс взаимодействия предприятия с подрядными организациями, оказывающими услуги в области проведения ремонтных работ технических устройств, зданий, сооружений, эксплуатируемых на химическом производстве.

Цель: Рассмотреть процессы документооборота при проведении ремонтных работ подрядными организациями на химическом предприятии.

Задачи:

- проанализировать действующую на предприятии систему документооборота при работе с подрядными организациями;

- построить модель действующей системы;

- определить возможности улучшения процесса документооборота;

- построить модель улучшенной системы документооборота при работе с подрядными организациями.

1 Исследование предметной области

1. 1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Предприятие при проведении работ определенного вида пользуется услугами сторонних организаций. В данном случае рассматривается процесс контроля работников подрядных организаций, привлеченных для выполнения ремонтных работ.

При анализе использующейся информации во время выполнения процесса были определены следующие зависимости:

- предприятие заключает договор с подрядной организацией и поручает отделу, охватывающему сферу деятельности предмета этого договора, отслеживать работы по его исполнению;

- ремонтные работы производятся на территории, принадлежащей определенному подразделению;

- работы выполняют рабочие, которые входят в состав подрядных организаций;

- ремонтные работы разделяются на виды, в зависимости от характера выполняемой работы;

- каждый работник должен быть допущен до выполнения работы;

- для допуска на выполнения работы определенного характера у рабочего должны быть документы, подтверждающие, что он может осуществлять эти работы (подтверждающие уровень квалификации, состояния здоровья и др.);

- необходимость документов определяется от должности рабочего и характера выполняемых им работ;

- документы выдаются на определенный срок, после которого считаются недействительными;

- для разрешения проведения работ оформляется наряд-допуск, в котором перечисляются допущенные работники, место и время проведения работ.

Следуя из приведенных выше зависимостей можно выделить следующие основные объекты:

- Держатели договоров – отделы, осуществляющие заключение договоров и контроль за их исполнением;

- Подразделения – цеха, участки, где производятся технологические процессы и где должны выполнятся работы, определенные в договоре;

- Организации – подрядные организации осуществляющие работы, определенные договором;

- Рабочие – люди, непосредственно выполняющие работы, и входящие в состав работников подрядной организации;

- Ремонтные работы – работы, выполняемые работниками определенной подрядной организации.

В рамках курсовой работы рассматривается документальная часть при проведении ремонтных работ.

На основе анализа приведенных выше объектов и их зависимостей можно определить исходные данные и результаты.

Исходные данные:

- данные договора – место и вид проведения работ, организация, проводящая работы, держатели договоров;

- данные о рабочих – принадлежность организации, удостоверения о квалификации, состоянии здоровья, удостоверения о прохождении проверки знаний по охране труда и т.п.

Результаты:

- список рабочих организации с имеющимися у них документами, которые собираются проводить работы;

- проанализированные данные на возможность проведения работ определенным работником организации (подрядчиком), формата «допущен/не допущен»;

- оформленный наряд-допуск.

Сотрудники отделов, контролирующих проведение робот, занимаются анализом данных, полученных от подрядчиков, и определением допуска к работам.

Сотрудники подрядных организаций осуществляют предоставление запрашиваемых данных и выполняют необходимые ремонтные работы.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для моделирования бизнес-процессов используются CASE-средства – инструменты для упрощения и ускорения процессов разработки программного обеспечения. Некоторые CASE-средства позволяют не только построить модель бизнес-процесса и схему базы данных, но и сгенерировать программный код на некоторых языках программирования и спроектировать базу данных в определенных СУБД.

В России наиболее распространены CASE-средства: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer.

Rational Rose (компания IBM) – средство моделирования объектно-ориентированных информационных систем. Позволяет решать практически любые задачи в проектировании информационных систем: от анализа бизнес-процессов до кодогенерации на определенном языке программирования. Позволяет разрабатывать как высокоуровневые, так и низкоуровневые модели, осуществляя тем самым либо абстрактное проектирование, либо логическое.

Oracle Designer (компания Oracle) – входит в комплекс инструментальных средств Oracle Developer Suite по проектированию программных систем и баз данных, реализующих технологию CASE и собственную методологию разработки ИС компании Oracle - "CDM". Средство имеет смысл использовать при ориентации на всю линейку продуктов Oracle, применяемую для проектирования, разработки и реализации сложной программной системы.

AllFusion Process Modeler (BPWin) (компания Соmputer Associates) –основан на методологии IDEF и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия. Функциональная модель IDEF отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin) (компания Соmputer Associates) – средство концептуального моделирования БД. Используется при моделировании и создании баз данных произвольной сложности на основе диаграмм "сущность - связь".

ARIS (компания IDS Scheer AG) – интегрированное средство моделирования бизнес-процессов, объединяющее разнообразные методы моделирования и анализа систем. В первую очередь, это средство описания, анализа, оптимизации и документирования бизнес-процессов.

Power Designer (компания Sybase) – средство моделирования бизнес-процессов, проектирования баз данных и объектного моделирования. Power Designer позволяет устранить следующие препятствия, мешающие эффективной разработке проектов: различия в профессиональной подготовке участников проекта, разнородные платформы и изобилие языков разработки, - то, что характерно для большинства современных компаний. Имеет средства моделирования бизнес-процессов, моделирования данных (генерация схем БД), объектного моделирования (стандарт UML) и имеет репозиторий масштаба предприятия.

Для моделирования бизнес-процессов выбраны BPwin Process Modeler и Erwin Data Modeler, из пакета AllFusion Modeling Suite компании CA. Эти инструментальные средства наиболее распространены и имеют хороший баланс между удобством интерфейса и возможностями.

BPwin поддерживает три стандартные нотации: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ), которые будут задействованы в процессе работы.

ERwin позволяет разрабатывать базы данных на логическом и физическом уровнях. На физическом уровне ERwin позволяет выбрать СУБД, в которой будет сгенерирована база данных по разработанной схеме. В рамках курсовой работы схема базы данных будет разрабатываться на логическом уровне.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть».

Для построения модели бизнес-процесса контроля документов подрядчиков необходимо рассмотреть общую схему проведения ремонтных работ. Для построения общей схемы бизнес-процесса использовалась нотация IDEF0, так как она лучше всего описывает структуру процесса и позволяет определить процессы и схему их взаимодействие. По этой нотации была построена контекстная диаграмма и определены входные/выходные данные, управление и механизмы (Рисунок 1).

Рисунок 1. Контекстная диаграмма «Проведение ремонтных работ на предприятии»

Входными данными определены:

- «Необходимость в проведении работ» – общее наименование причин, по которым необходимо провести работы (выход из строя оборудование, не соответствие состояния оборудования определенным нормам, изменение требований законодательства, разрушение зданий и сооружений и др.);

- «Место проведения работы» – территориальное и юридически расположенное, определение объекта проведения ремонта, выраженное подразделением, отделением, позицией оборудования, корпусом и т.д.;

- «Список подрядных организаций» – список, формируемый из организаций способных провести ремонт данного вида;

Выходными данными являются «Выполненные работы» – результат процесса ремонта (исправленное оборудование, сооружения и др.).

Управление реализует «Законодательство РФ, национальные и межгосударственные стандарты», т.к. любая производственная деятельность регулируется законами и стандартами, действующими в Российской Федерации.

Механизмы, осуществляющие выполнение процесса:

- «Отделы и подразделения предприятия» – отделы и подразделения предприятия, отвечающие за подготовку места к ремонтным работам и контроль работы подрядчиков;

- «Организация» – подрядная организация, осуществляющая ремонтные работы.

Для детального рассмотрения общей схемы была произведена ее декомпозиция, и выделены процессы: «Заключение договора», «Подготовка документов», «Подготовка места к ремонтным работам», «Проведение ремонта», «Принятие работ», «Закрытие договора». Для удобства пересекающиеся стрелки потоков отмечены разными цветами (Рисунок 2).

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы.

Входными данными, управлением и механизмами в процессе «Заключение договора» являются соответствующие потоки контекстной диаграммы (Рисунок 3).