Файл: Основные функции в системе менеджмента (Содержание основных функций менеджмента).pdf

«Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два бухгалтера»^[59].

Таким образом, организационная структура ООО «Компас» в общем и целом соответствует целям и задачам предприятия, что свидетельствует о рациональности деятельности по управлению компанией посредством функции организации, однако «линейно-функциональная несет в себе ряд недостатков:

• отсутствие гибкости структуры предприятия;
• отсутствие разнообразий в задачах для структурных подразделений;
• власть заключена в иерархических уровнях на предприятии;
• иерархическая система контроля;
• командный тип коммуникаций, располагающийся сверху вниз;
• содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации»^[60].

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, можно совершенствовать. Также значительным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, который занимает важное место в рыночных условиях, конкретно для компаний, преследующих цель расширения своей деятельности.

«Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа»^[61].

«Контроль - это процесс, который выступает обеспечением для достижения целей предприятия. Он важен для обнаружения и устранения появляющихся проблем раньше, чем они обретут серьезное значение, и может также применяться как инструмент стимулирования эффективной деятельности»^[62]

Процесс контроля включает в себя разработку стандартов, отслеживание изменения фактически достигнутых итогов работы и осуществления корректировок в том случае, если полученные итоги значительно не соответствуют установленным стандартам.

«Выполнение функции контроля базируется первоначально на осуществлении системы учета и отчетности, в которую входят финансовые и производственные показатели деятельности и осуществление их анализа»^[63].

В ООО «Компас» применяют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется на базе сравнения с финансовым планом компании достигнутых итогов работы, он реализуется посредством получения от каждого хо­зяйственного подразделения финансовой отчетности по главным экономическим показателям работы в унифицированных формах представления, принятым в ООО «Компас».

«Административный контроль реализуется в целях отслеживания соответствия хозяйственных итогов показателям, запланированным в текущем бюджете; осуществляется сравнение объема фактических и планируемых продаж; изучается изменение доли компании на рынке как в целом, так и по отдельным товарам и сегментам рынка»^[64].

Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в проведении предварительного контроля. Главными средствами реализации предварительного контроля является реализация конкретных правил, процедур и линий поведения. В виду того, что правила и линии поведения формируются для обеспечения достижения планов, то их строгое соблюдение - это инструмент убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль применяется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. «Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет детального анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые важны для исполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей»^[65].

«Одним из важных средств предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который дает возможность осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца»^[66].

Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих – заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

«Руководители функциональных служб еженедельно предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы»^[67].

Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

«Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному исполнению»^[68].

«Рекомендация – некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения»^[69].

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. «Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д»^[70].

На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство ООО «Компас» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). «Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации»^[71].

Таким образом, в результате рассмотрения основных функций менеджмента на ООО «Компас» можно сделать вывод о том, что на общем плане наиболее «хромающими» из них являются мотивация и планирование, чему мы и уделим более пристальное внимание в третьей части данной работы, попытавшись дать рекомендации по устранению существующих недостатков.

«Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка»^[72]. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля.

2.3. Анализ мотивации на предприятии

Исходя из того, что мы выяснили, что внимание руководства к вопросам управления персоналом ООО «Компас» находится на недостаточном уровне, перейдем к анализу системы мотивации на предприятии.

При планировании и организации работы руководитель устанавливает, что именно обязана выполнять исследуемая компания, когда, как и кто, по его мнению, обязан это сделать. Если выбор этих решений произведен рационально, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, используя на практике главные принципы мотивации.

«Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации»^[73].

Как исследовано в первой главе, «методы мотивации персонала могут выражаться как в материальной форме, так и в не материальной»^[74].

В исследуемой компании организация заработной платы имеет достаточно упрощенный характер. Рядовые работники, охрана имеют строго фиксированный оклад, который не зависит от их личного вклада в деятельность фирмы, а также получают премии по итогам работы всей организации в целом. Такая же схема оплаты труда используется относительно работников бухгалтерии и отдела кадров. Заведующие магазинов также имеют фиксированный оклад и премия по результатам деятельности их подразделения и премия по результатам деятельности всего предприятия. Руководители служб помимо должностного оклада имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ООО «Компас» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Экономическая ответственность работников ООО «Компас» реализуется «путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе»^[75].

Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается еще более плачевная. Единственным проявлением данных форм является вынесение благодарности персоналу ООО «Компас» за достигнутые результаты (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по тем же критериям).

«При разработке новой системы мотивации следует учесть, что в компании уже существует определенные мотивационные типы, которые устоялись в организации, поэтому система мотивации должна основываться именно на них»^[76]. Однако, при разработке системы мотивации на предприятии «Компас» нет таких понятий как «мотивация достижения» и «мотивация избегания», которые имеют место быть. Система мотивации ООО «Компас» должна подразумевать, что «сотрудники будут «самомотивироваться» и достигать нужных результатов для компании»^[77]. В свою очередь «компания будет предоставлять все условия для внутренней мотивации персонала»^[78] .

Таким образом, мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо, что выражается прежде всего в высокой текучести. Это несомненно оказывает самое пагубной воздействие на результаты работы ООО «Компас».

Выводы по второй главе.

ООО «Компас» представляет собой предприятие, которое оказывает услуги посреднического и торгово-закупочного характера, занимается выпуском и реализацией продукции для населения, рекламной деятельностью, консалтинговой и прочими коммерческими видами деятельности.

Планирование в компании основано на формировании ключевых целей деятельности предприятия. Ориентацией планирования служит определение итогов результатов исходя из средств и способов достижения установленных целей и наличия необходимых ресурсов.

Исходя из установленных функций сотрудников коммерческого отдела ООО «Компас», можно сделать вывод, что функциональное разделение обязанностей соответствует должностным инструкциям.

Руководящие работники имеют систему мотивации в процессе осуществления своих обязанностей, однако остальные сотрудники не имеют зависимость уровня оплаты труда и достигнутых результатов работы.

3. Рекомендации по совершенствованию функций менеджмента