Файл: Анализ внешней и внутренней среды фирм.pdf

Введение

Одним из главных понятий в менеджменте является организация. Любая организация функционирует в определенной среде. Любое действие или бездействие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником жизни организации в целом. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем организации и даже ее гибели (при определенных обстоятельствах). Внешняя среда является источником, снабжающим предприятие, так называемыми, питающим ресурсами. Организация находится в состоянии двухстороннего обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым возможность дальнейшего существования. Эти моменты должны быть предметом пристольного внимания со стороны управляющего. Поэтому основной задачей данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации ООО «ВЕЛПАК». А также оценка и анализ этих факторов среды с помощью различных методов.

Глава номер 1 будет посвящена внутренней среде организации ООО «ВЕЛПАК», будут охарактеризованы основные составляющие организации, такие как кадры, технология, структура, цели и задачи. Будет подчеркнута взаимосвязанность всех элементов организации и влияние на них факторов внешней среды.

Как уже оговаривалось, на организацию влияют множественные факторы внешней среды. В главе номер 2 будут раскрыты основные факторы среды прямого и косвенного воздействия и международного окружения. Также как и элементы внутренней среды внешние факторы тесно взаимосвязаны и обладают рядом характеристик, которые будут раскрыты в этой главе.

В главе номер 3 будет разобран такой важнейший элемент стратегического планирования как анализ внешней и внутренней среды. Анализ среды нужен для определения стратегии поведения предприятия и проведения этой стратегии в жизнь организации. Таким образом, целью данной работы является изучение внешнего окружения и внутренней среды организации ООО «ВЕЛПАК» для более эффективного принятия управленческих решений, необходимых для успешной деятельности компании.

Эта тема является актуальной, как и вся теория менеджмента. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

1.Внутренняя среда организации

1.1 Внутренние переменные

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации.[1, c.102] Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью под контролем руководства. Часто внутренний фактор нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

Основными переменными организации, которые требуют внимания руководства, являются цели, структура, задачи, технология и люди. [1, c.102]

Цели

Организация - это по крайней мере 2 человека с осознанными общими целями. ООО «ВЕЛПАК» насчитывает более 70 штатных единиц. Данную организацию, как и многие другие, можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Целю являются конкретные конечные достижения или желаемый результат, которого стремится добиться работающая вместе группа. Рациональное формулирова­ние целей на 50% предопределяют успешность решения.

Главной целью работы ООО «ВЕЛПАК», как и большинства организаций является получение прибыли. Прибыль - это ключевой показатель любой организации. Принятый в 1995 г. Гражданский кодекс России (ст. 50 ч. I) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций яв­ляется извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

• ее максимизацию;
• получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться сте­пень риска;
• минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, таких как школы, больницы, детские сады, государственные военно-промышленные, благотворительные фонды. Как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только при условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли может быть выражен в других пока­зателях:

• удовлетворение потребителя или пользователя услуг;
• позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;
• условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;
• публичная ответственность и имидж организации;
• техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам;
• минимизация издержек производства и т.д.

Это разнообразие направленности деятельности имеет место быть, поскольку крупные организации имеют достаточно много целей. Для того чтобы получать, прибыль бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество предоставляемых услуг, подготовка руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

В подразделениях, также как и во всей организации необходима проработка целей. Например, целью организации ООО «ВЕЛПАК» является получение прибыли с продажи бумажной продукции, такой как бумажные мешки для строительных смесей, для пищевой продукции. Подразделение маркетинга может иметь целью сокращение поступлений жалоб потребителей на 20% в следующем году. Цели подразделений в организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.

Структура

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.[1, c.103]

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре является специализированное разделение труда. В ООО «ВЕЛПАК» разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между уже имеющимися людьми, т.к. специалисты являются таковыми только занимаясь своим делом. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за профильными специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше других с точки зрения организации как одного целого.

Во всех организациях, за исключением самых мелких, используется горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация велика по размеру, специалистов, в большинстве случаев, группируют вместе в пределах их функциональной области. Как наиболее эффективно осуществить распределение труда в организации – один из вопросов, являющийся главным управленческим решением.

Очень важно и то как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для эффективной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. В нашей организации Генеральный директор имеет в подчинении 10 заместителей, которые в свою очередь руководят отдельными подразделениями. . Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой – плоская структура управления.

Рис. 1 Высокая и плоская структура управления

На данный момент нет идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри организации и снаружи могут оказывать влияние на нее. Кроме того, ни сфера контроля, ни «высота» структуры не говорит о величине самой организации.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущность, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это бывает в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные функциональные зоны и отдельные рабочие легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации.

Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет свою роль в координировании специализированного разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и какие меры они предпринимают, чтобы их выполнить.

Задачи

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. [1, c.107] С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности, которую он занимает. На основе принятия решения руководства о структуре каждая должность имеет ряд задач, которые необходимы, для достижения целей организации. Соответственно, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это поставлено руководством, организация будет действовать успешно.

Задачи организации обычно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Например, на складе люди, комплектующие товар, работают с предметами. Задача мастера на складе – работа с комплектовщиками (с людьми). Задача оператора на складе – работа с информацией (распределение заказов).

Два основных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по вытачиванию детали тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько минут. Исследователь выполняет разнообразные и задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу за весь день, недели или года. Для того чтобы выполнить конкретные задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализации. Как показал в своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить производительность труда. [8, c.21]В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной до такой степени, о которой и думать не мог Смит.

Технология

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. [1, c.108]

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. Использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. На данный момент существует мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале 21 века появилось такое понятие как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти везде. В организации ООО «ВЕЛПАК» работа без производственных линий невозможна, т.к. все бумажные мешки будут занимать очень много времени на создание вручную. Производственная линия же делает 1 мешок менее чем за 1 секунду.