Файл: Элементы процесса коммуникации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В России с начала 1990-х годов происходят серьезные изменения в экономике, а именно перестройка с плановой экономики на рыночную. Выбранная мной тема курсовой работы «Коммуникационная структура управления» очень актуальна на данный момент. Сейчас важно руководителям после всемирного кризиса оценивать реальное положение своей организации, ее структуру, возможности, преимущества, недостатки и в случае выявления их принимать необходимые меры для повышения эффективности управления.

Большое внимание уделено изучению мнений представителей российского бизнеса соответственно по построению оптимальной системы внутренних коммуникаций на предприятии с целью обеспечения информативности и сплоченности сотрудников, а значит и повышения эффективности рабочего процесса.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации ни как невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация – это соответственно средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является таким средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Коммуникация так же предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Эти требования сводятся к тому, что участники должны обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, и наличия определенной степени взаимного понимания.

Глава 1. Сущность коммуникационного процесса

1.1 Элементы процесса коммуникации

Термин «коммуникация» от латинского слова «communicatio» и означает связь или сообщение. Более широкий смысл слова коммуникация может иметь два значения: процесс социального взаимодействия и обмен информацией. Соответственно такое понимание коммуникации позволяет считать ее одним из видов всеобщей связи. Специфика коммуникации как формы социального взаимодействия которая состоит не столько в возможности передачи информации, сколько в обмене ею. Важно очень подчеркнуть, что социальное взаимодействие в принципе невозможно без этого непрерывного обмена, так как информация непрерывно циркулирует в обществе и активно участвует в формировании общественного сознания. Следовательно, коммуникация отвечает за нормальное функционирование всей общественной системы.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Так как сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

Соответственно в процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, а именно информация, которая закодирована с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, это лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Соответственно при обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их состоит задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Весь процесс коммуникаций зачастую завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализируем эти этапы, чтобы соответственно показать, какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

В теории управления вся коммуникация представляет собой в первую очередь предпосылку принятия решения и выступает как способ существования и функционирования социальных систем, потому что именно она обеспечивает связь между людьми, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Коммуникация рассматривается как средство достижения устойчивого взаимодействия, модификации поведения работников (социальных групп), как элемент процессов передачи информации, системы каналов связи, обеспечивающие обмен информацией и ее содержание в процессе подготовки и исполнения управленческих решений, и как источник искажений, помех и шумов, возникающих в процессе передачи информации и др. Вывод информация выступает лишь аспектом коммуникации, завершение процесса которой наступает только вместе с пониманием. Понимание у Н. Лумана - это конечный итог коммуникации, выражаются в адекватном знании - устойчивой и воспроизводимой согласованности познающего и познаваемого.

Социологическими исследованиями установлено, что в среднем 70-90% всего своего времени все руководители затрачивают на коммуникации, на межличностные контакты. В процессе передачи информации по коммуникационным каналам может происходить обмен идеями, знаниями, опытом, как в устном, так и письменном виде не только между работниками организации, но и внешними людьми. Соответственно в процессе коммуникации руководители получают информацию, необходимую для принятия решений и доведения их до сотрудников. Соответственно коммуникация выступает важным процессом в осуществлении управленческой деятельности.

На данный момент в России еще происходит становление рыночной экономики и это требует большей прозрачности процесса принятия управленческих решений, а поэтому коммуникации приобретают все большее значение для роста и развития организации. Сейчас организации начинают принимать меры по совершенствованию практики коммуникации и созданию условий для делового общения. В социальном менеджмента в последние десятилетия были разработаны социальные технологии по согласованию целей, и по совместному принятию решений и т.д., с помощью которых группа совместно работающих людей преобразуется в коммуникативную.

1.2. Виды коммуникаций

Коммуникации подразумевают под собой сложную систему связей, состоящую из многих уровней, потому что внутренняя коммуникация происходит между внутренними подразделениями организации и внешним окружением (конкуренты, клиенты, кредиторы, общественность и другими).

Зачастую у организации затруднены коммуникации с внешней средой, поэтому в последние годы приобретает особое значение деятельность специальных отделов по связи с общественностью («паблик рилейшнз»).

Существует внутренняя коммуникация в виде обмена информацией между сотрудниками и подразделениями. Информацию можно разделить на вертикальную и горизонтальную. Соответственно вертикальная коммуникация идет как по нисходящей (которая сверху сообщается подчиненным о стратегических и тактических целях, задачах), так и по восходящей (информация которая передается в обратном направлении, и с помощью нее сообщается о результатах принятых решений и выполнения, возникающих препятствиях по их реализации, в предложениях по их разрешению). Следовательно социологические исследования свидетельствуют, что две треть коммуникативной деятельности руководителя составляет нисходящая коммуникация, которая ориентированная на сообщение подчиненным целями и задачами их деятельности, которые выделяют ее приоритеты; на передачу им распоряжений, установок, требований; доведение до них критериев эффективности работ и ее оценки; достижение признания и вознаграждения с целью ее в мотивации эффективного труда и т.п.

Горизонтальная коммуникация по сравнению с вертикальной происходит между равно уровневыми и равноправными сотрудниками и подразделениями организации. Так показывает практика, чем больше прав делегируется руководством на низшие уровни иерархии управления, тем выше и эффективность горизонтальной коммуникации.

Существуют другие классификации коммуникаций. Можно выделить формальные и неформальные коммуникации. Формальные коммуникации которые представляют собой однонаправленный акт передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры.

Неформальная коммуникация в отличие от формальной возникает спонтанно и основана на личных и не регламентируемых взаимоотношениях.

Которые на основании соответствия конкретной сфере человеческой деятельности различают также коммуникативные сферы, под ними понимаются социально обусловленные области коммуникативного поведения. Они различаются формальной направленностью и информационным полем дискурса. Выделяют следующие сферы: обиходно-бытовая, деловая, научная, художественно-творческая, профессиональная.

1.3 Модели и функции коммуникации

Выработались различные модели социальной коммуникации в процессе социологического исследования коммуникационных процессов. Широкое признание и распространение получила линейная модель коммуникации, разработанная известным американским социологом Г. Лассуэлом (1902-1978) и включающая в себя пять элементов:

- кто? (передает сообщение);

- что? (передается);

- как? (осуществляется передача);

- и кому? (направлено сообщение);

- с каким эффектом?

Таким образом в лассуэлловской модели, выделяются следующие компоненты коммуникационного процесса:

- источником коммуникации (коммуникатор, отправитель сообщения);

- сообщение это (содержательная сторона коммуникаций);

- канал это (способ и средство передачи сообщения);

- аудитория это (адресат, мишень);

- эффективность (уровень передачи и приема интенций).

Г. Лассуэл выделил три основные функции коммуникации как процесса по своей сути управленческого:

- наблюдение за окружающей средой для выявления угрозы представляемому обществу и определения возможностей оказания влияния на ценность ориентации общества и (или) его составных частей;

- корреляция соотношения составных частей этого общества при его реализации на «поведение» окружающей среды;

- от поколения к поколению передача социального наследия

Модель Лассуэла не отражает всей своей сложности и полноты коммуникативной функции в структуре управления. А реципиент оказывается только объектом коммуникационного воздействия. В ней акцент делается на активность коммуникатора.

Результат коммуникации - не просто изменение сознания, чувств, установок или поведения слушателя (зрителя, читателя), это соответственно еще и достижение определенной степени согласия или несогласия реципиента с тем, что, почему и как сообщается коммуникатором. Соответственно в дополнение к бихевиористической по существу модели Лассуэла в середине 50-х гг. XX в. появляется интеракционистская модель коммуникации, предложенная Т. Ньюкомбом, в которой исходит из признания равноправности субъектов коммуникации - и коммуникатора, и реципиента, связанных как взаимными ожиданиями и установками, так и общим интересом к предмету общения. С помощью передаваемых сообщений коммуникация выступает как выступает как реализация такого интереса.

Эффект коммуникационного взаимодействия проявляется в сближении или отдалении точек зрения коммуникатора и реципиента на общий предмет, что фактически означает расширение либо, напротив, сужение возможностей их взаимопонимания и сотрудничества.

Данный подход на первый план ставит взаимное достижение согласия между сторонами по коммуникации. Под коммуникацией понимается обмен идеями, символами, значениями, ценностями, с помощью которых согласие поддерживается, разрушается или развивается.

Выделяют такие функции коммуникации, как:

- информативная(инструментальная), в ней происходит циркуляция информации и упорядочение информационных потоков;

- интегративная, выражается в обеспечении связи между разными видами деятельности;

- дестабилизирующая, имеет направленность на создание условий для социальной напряженности и конфликтности в обществе;

- культурологическая, подразумевает под собой обеспечение преемственности и рост материальной и духовной культуры, передаче накопленного опыта;

- экспрессивная характеризуется возбуждением или изменением характера эмоциональных переживаний;

- контактная направлена на установку и поддержание коммуникативного контакта;

- регулятивная характерна для социализации и воспитания, социального контроля, внедрения социальных норм.

Эти функции как правило взаимосвязаны. Как пример, можно привести то, что интеграция в обществе не может происходить без социального наследования, а оно может быть действенным только при условии его упорядоченности, что предоставляется посредством системы социальной коммуникации.