Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» (АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов. Одним из таких продуктов являются системы управления базами данных.

Покупка сырья и материалов реализуется при помощи вычислительной техники. Именно для упрощения ввода, хранения и получения информации, и разрабатывается данная информационная система.

Целью исследования в данной курсовой работе является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели были установлены следующие задачи:

• описать предметную область;
• составить анализ бизнес-процесса «покупка сырья и материалов»;
• охарактеризовать информационные потоки;
• обосновать проектные решения по реализации операций бизнес-процесса «покупка сырья и материалов»;
• разработать концептуальную модель информационной системы;
• построить функциональную модель информационной системы;
• разработать архитектуру информационной системы;
• определить требования к информационной системе;
• разработать структуру базы данных информационной системы;
• формализовать описание информационных запросов пользователей;
• предложить способы защиты базы данных;
• обосновать экономическую эффективность информационной системы.

Объектом исследования является бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов».

Предметом исследования является проектирование информационной системы бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Информационной базой для написания курсовой работы были теоретико-методологические пособия, учебно-справочная литература.

Для решения поставленных задач использовались такие методы исследования, как теоретический анализ, системный анализ, CASE-моделирование, проектирование.

Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, выводов, списка литературы и приложения.

Работа изложена на 39 страницах. Материал курсовой работы иллюстрируют 16 рисунков и 2 таблицы.

---

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

• 1. Характеристика предметной области проектирования

Проектируемая информационная система предназначена для автоматизации операций покупки сырья и материалов. Данный бизнес-процесс является неотъемлемой частью многих экономических субъектов, в частности, промышленных предприятий, строительных организаций, предприятий пищевого производства и прочих. Основная цель разработки информационной системы – сократить время на ввод данных, поиск и обработку информации, составление отчетов.

Предметной областью проектирования является процесс покупки сырья и материалов.

Основной задачей бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» является своевременное снабжение предприятия необходимым сырьем и материалами для бесперебойного процесса производства.

На реализацию операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» управленческое влияние оказывают такие субъекты, как менеджер по закупкам (диспетчер), поставщик материалов и сырья, менеджер по складским операциям, бухгалтер.

В рамках бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» основными функциями работы менеджера по закупкам сырья и материалов являются:

• постоянное обеспечение наличия материалов и сырья;
• поиск поставщиков;
• формирование заказов для поставщиков;
• сбор информации и её предоставление в другие отделы;
• отслеживание выполнения заказа;
• мониторинг рынка поставщиков;
• обеспечение требуемого количество товаров на складе;
• контроль движения доставки заказа;
• контроль качества поставляемых материалов и сырья.

Функции бухгалтера в реализации бизнес-процесса заключаются в ведение учетной документации, составление приходных накладных и расчетно-платежных ведомостей.

Функции менеджера по складским операциям в покупке сырья и материалов:

• принятие сырья и материалов на склад;
• ведение учетной документации.

Основной функцией поставщика является поставка сырья и материалов согласно требованиям заказа и условиям договора сотрудничества с предприятием.

• 1. Описание бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

Бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов» включает в себя шесть подпроцессов:

---

• планирование закупки сырья и материалов;
• поиск поставщика;
• заключение договора о сотрудничестве с поставщиком;
• формирование заказа;
• доставка заказанных материалов и сырья поставщиком;
• оприходование заказа.
• оплата заказа;

Процедура бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» представлена на рис.1.1.

Рис.1.1 Процедура бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

Рассмотрим более подробно подпроцессы бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Планирование сырья и материалов на предприятии представляет собой определение потребности в материальных ресурсах по специфициро­ванной номенклатуре на согласованный период планирования.

Процесс планирования предусматривает такие этапы, как:

• исследование рынка сырья и материалов;
• определение потребности предприятия по всей номенклатуре потребляемых материалов;
• составление плана закупок материалов;
• стоимостный анализ заготовительного предприятия.

Выбор поставщика зависит от ряда факторов. Поставщик должен удовлетворять по качеству и объему поставляемой продукции, условиям доставки продукции, цене и уровню обслуживания. Немаловажным при выборе предприятием поставщика является местонахождение, развитость инфраструктуры, финансовое положение, его техническое состояние, трудовые отношения.

Заключение договора о сотрудничестве происходит после полного согласования условий обеими сторонами. Важнейшей частью этого процесса является утверждение договорных цен на поставляемую номенклатуру и согласование сторон о способах и сроках доставки будущих заказов.

При условии, что предприятие удовлетворяют услуги поставщика и нет необходимости в другой продукции, то при взаимодействии с этим поставщиком данные подпроцессы не повторяются.

Формирование заказа осуществляется менеджером по закупке. Заказ может быть сформирован на основании плановых закупок или внеплановой потребности предприятия в сырье и материалах. Обязательными атрибутами сформированного заказа являются код и тип продукции, ее количество, дата формирования и предполагаемая дата доставки.

После формирования структуры заказа менеджер по закупкам направляет заявку на заказ поставщику. После подтверждения поставщиком принятия заказа осуществляется доставка материалов и сырья.

Процесс доставки заказа также контролируется менеджером по закупке. После доставки заказа на предприятия поставщик обязан передать товарную накладную и другую сопроводительную документацию, которую менеджер по закупкам своевременно передает менеджеру по складским операциям.

---

Оприходование заказа – компетентность менеджера по складским помещениям. Данный работник принимает доставленные сырье и материалы, составляет товарную ведомость, ставит их на учёт. Документацию передает бухгалтеру. Оплата товара осуществляется после соответствующего документирования бухгалтером предприятия.

Функциональная модель бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» представлена на рис.1.2.

Рис.1.2 Функциональная модель бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

В качестве функциональных блоков выступают основные операции бизнес-процесса: формирование плана заказов, выбор поставщика, оформление заказа, доставка заказа, оприходования сырья и материалов, оплата заказа.

Основными механизмами являются: руководитель предприятия, менеджер по закупкам, менеджер по складским помещениям, поставщик, бухгалтер.

Управление осуществляется стратегией развития предприятия, планами закупок, сопроводительной документацией, внутренней документацией предприятия, информацией о поставщиках, бухгалтерской отчетностью, бюджетом предприятия.

• 1. Характеристика информационных потоков предметной области

Информационный поток как элемент системы закупок функционирует по правилам определенной информационной системы на предприятии. На предприятии, при принятии тех или иных решений, всегда существуют определенные информационные потребности, классифицированные в соответствии с функциональным назначением. То есть, для реализации общих функций управления, в частности, органами прогнозирования, планирования, регулирования, мотивации и контроля, необходима соответствующая информация. Именно этим вызвана целесообразность создания информационных систем, благодаря которым обеспечивается непрерывный доступ к актуальной, точной и правдивой информации.

Информационный поток – это совокупность сообщений, который циркулирует в системе закупок или между системой закупок и внешней средой, необходимых для управления и контролем за процессами системы закупок.

Информационная потребность оперативной закупочной деятельности предприятия диктуется необходимостью организации получения, обработки и доставки материалов и сырья так, как это необходимо для бесперебойной организации производственного процесса. Оперативный информационный поток охватывает: обработку информации о запасах сырья и материалов, управления заказами, операциями взаимодействия с поставщиком, операциями взаимодействия отдела закупок и отдела складирования, оперативного учета материальных ресурсов.

---

Главным заданием информационного потока системы закупок сырья и материалов является предоставление полноценной и достоверной информации о состоянии запасов, на основании которых будут сформированы заказы необходимых материальных ресурсов. Управление запасами сводится к использованию входной информации для строгого исполнения планов закупок, для того, чтобы производственная система предприятия не испытывала нехватки ресурсов, необходимых для работы в плановом режиме. Для поставок необходима информация, которая годна для подготовки, изменения или отмены заказа на закупку в соответствии с договоренностью с поставщиком. Таким образом, координационный поток обеспечивает предприятие информацией о плановых параметрах его деятельности, а оперативный поток необходим для управления повседневной работой предприятия.

Информационный поток системы закупки сырья и материалов формируется в языковых, бумажных, электронных формах, а потом генерируется с товарными и финансовыми потоками при взаимодействии с внешней и внутренней средой.

Как уже говорилось, информационные потоки передается непрерывно и разными способами. Каждое из направлений взаимодействия подразделений и взаимодействия предприятия с внешней средой сопровождается передачей внушительного массива данных. Основные информационные потоки системы закупок сырья и материалов представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные информационные потоки отдела снабжения

Тип массива информации	Локализация информации		Частота передачи информации	Способ передачи информации		Возможные задержки в передаче информации
Входящая	Из планового отдела – информация и текущих и плановых показателям производства		По необходимости	Электронный, бумажный		Задержка обратной связи
Входящая	Из внешней среды – показатели экономической деятельности потенциальных поставщиков		По необходимости	Электронный, бумажный, языковой		Задержка с поиском источников информации
Входящая	Складской отдел – информация об остатках, аналитика заказов		по необходимости	Электронный, бумажный		Ошибки в расчетах
Исходящая	Поставщики – заявки, договора услуг / поставки		По требованию	Документальное предоставление		Задержки обратной связи, с доставкой
Входящая	Поставщики – акты, счета		По требованию	Документальное предоставление		Задержка в предоставлении документов
Исходящая	Складской отдел – информация о текущем состоянии заказов		по необходимости	Электронный, бумажный		Задержка в предоставлении документов
Исходящая	В бухгалтерию – сопроводительная документация поставщиков на заказ		По требованию	Документальное представлении		Задержка в предоставлении документов
Входящая	Из бухгалтерии – информация о расчетах с поставщиками	по необходимости			Документальное представление, бумажный		Задержки в предоставлении документов
Исходящая	Директору – отчеты по исполнению и текущему состоянию заказов	по требованию			Бумажный		Задержка в предоставлении документов

---