Файл: Документирование и инвентаризация на примере ООО «Вектор М».pdf

Электронный документооборот является наилучшим решения большинства проблем, связанных с учетом, перемещением, контролем и временем, затрачиваемым на подписание документов, однако является наиболее затратным с точки зрения времени и финансовых ресурсов предприятия. Система электронного документооборота - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Например, система внешнего электронного документооборота договоров между поставщиками позволит избежать случаев потери документов, необходимости ручного подписания каждой страницы договора.

В связи с высоким уровнем применения электронного документооборота в смежных: налоговой и банковской сфере, его применение является все более и более востребованным и в небольших коммерческих структурах. В особенности можно выделить электронный архив для решения задач создания единого электронного хранилища документов с разделением доступа, связями между документами, возможностью использования систем криптозащиты и поиска.

Система электронного согласования авансовых отчетов позволит значительно сократить время, затрачиваемое на это, повысить дисциплину сдачи и соответствие требованиям своевременного отражения в бухгалтерском учете.

В настоящее время как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации.

Для более наглядного примера можно рассчитать экономическую эффективность от внедрения системы электронного документооборота на предприятие ООО «Вектор М». В настоящий момент численность офисных рабочих и управляющих организации 100 сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет 50 тыс. рублей. При работе с документами на бумажном носителе сотрудник в среднем затрачивает 30% рабочего времени. При таком расчете в месяц затраты на заработную плату составляют 1,5 млн. рублей. При этом качество, своевременность и контроль обработки документов оставляет желать лучшего.

При работе с документами в системе электронного документооборота сотрудник затрачивает около 10% рабочего времени, что составит 500 тыс. рублей.

Экономическая эффективность использования электронного документооборота в организации 1 млн. рублей в месяц, 12 млн. рублей в год. Это та сумма, которая высвобождается из валовых затрат при использовании электронного документооборота и направляется в развитие предприятия.

В ООО «Вектор М» также как и на многих предприятиях остро стоит проблема по улучшению контроля за сохранностью собственности и обеспечению реальности данных бухгалтерского учета. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, а также улучшения контроля за сохранностью собственности ООО «Вектор М» проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Значительного улучшения инвентаризационной работы можно добиться за счёт более полного использования возможностей и приёмов экономического анализа. Источниками анализа служат: план распределения инвентаризаций между должностными лицами; журналы учёта проведённых инвентаризаций (контрольных проверок); табель учёта рабочего времени; оперативные сведения по растратам и недостачам; объяснительные записи к балансу; отчёт о контрольно-ревизионной работе (форма №2кр). Используется так же первичная документация, инвентаризационные описи товаров, сличительные ведомости, постановления (приказы по результатам проведённых инвентаризаций).

С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы в ООО «Вектор М» целесообразно проводить анализ её эф­фективности. Необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям: наличие разработанных и утверждённых планов; полнота охвата объектов и своевременность инвентаризаций; правомочность и компетентность комиссий; качество инвентаризационного процесса; достоверность и правильность составления инвентаризационных описей; своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций; правильность отражения на счетах бухгалтерского учёта. Результатами качественно и эффективно про­ведённой инвентаризации ООО «Вектор М» могут быть: взыскание выявленных недостач, оприходование неучтённых излишков, погашение вскрытой дебитор­ской задолженности. При этом следует сравнивать затраты на инвентаризацию с дополнительными доходами, полученными от возмещения материального ущерба. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведения.

Также по документообороту можно сделать следующие выводы: при введении электронного документооборота бухгалтерскими документами на рассматриваемом предприятии, позволит сделать систему перемещения и контроля над документами более прозрачной, ускорит процесс подписания, снизит риск ошибок и потери документов, а также время и количество персонала, вовлеченного в процесс

Заключение

В результате проделанной работы, можно сделать следующие выводы.

1. Руководством предприятия и персоналом профильных подразделений необходимо определить значение конкретной документации в бухгалтерском учете предприятия;

2. Персоналу профильных подразделений необходимо изучить требования, предъявляемые к первичной учетной документации;

3. Персоналу профильных подразделений необходимо провести классификацию первичных учетных документов;

4. Руководством предприятия и руководителям профильных подразделений необходимо рассмотреть вопросы организации бухгалтерского документооборота с целью его оптимизации;

Для улучшения организации документооборота была рассмотрена возможность внедрения системы электронного документооборота на основании анализа бумажного и электронного документов и выявлены его сильные и слабые стороны. К сильным сторонам системы электронного документооборота относится полная компьютеризация торговых точек, рабочих мест офисных работников на предприятии, использование внутренней программы «Барс» для точного партийного учета, интернета, ускорение процедур обработки документов. К слабым относится: возможность потери информации при внешнем воздействии на системы хранения электронных документов; необходимость дополнительного обучения персонала; необходимость увеличения численности ИТ-подразделения для поддержки созданной системы электронного документооборота; необходимость дополнительных затрат на приобретение компьютерной техники; необходимость создания бумажных копий электронных документов по запросам органов и предприятий, не применяющих электронный документооборот.

Из этого следует ,что на данном этапе развития фирмы можно внедрить только систему электронного документооборота Торг-12 с электронной подписью, чтобы инвестиции на внедрение были оправданы с товарооборотом компании.

Электронный документооборот поможет быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

С целью более полного контроля над состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ её эффективности. Необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям: наличие разработанных и утверждённых планов; полнота охвата объектов и своевре­менность инвентаризаций; правомочность и компетентность комиссий; качест­во инвентаризационного процесса; достоверность и правильность составления инвентаризационных описей и сличительных ведомостей; своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций; правиль­ность отражения на счетах бухгалтерского учёта и в учётных регистрах. Вместе с тем целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Результа­тами качественно и эффективно проведённой инвентаризации могут быть: взыскание выявленных недостач, оприходование неучтённых излишков, погашение вскрытой дебиторской задолженности, обеспечение внесения в кассу денежных начётов.

Система электронного документооборота бухгалтерскими документами позволит оптимизировать трудовые ресурсы на предприятии, не увеличивая численность офисных работников. Следствием всего этого предполагается увеличение прибыли предприятия в целом.

Библиография

1. Федеральный закон Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2016) "О бухгалтерском учете".
2. Варламов С., М.В. Марчук Бухгалтерский учет в торговле / С. Варламов, М.В. Марчук. - СПб.: Питер, 2015. - 128 c.
3. Касьянова Г.Ю. Торговая деятельность: новые требования и правила, правовое регулирование, бухгалтерский учет и налогообложение / Г.Ю. Касьянова. - М.: АБАК, 2015. - 240 c.
4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет на малых предприятиях: Учебное пособие / Н.П. Кондраков, И.Н. Кондраков. - М.: Проспект, 2014. - 640 c.
5. Миславская Н.А., Поленова С.Н. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М.: Дашков и К, 2016. - 592 c.
6. Бородина В.В. Инвентаризация в бухгалтерском учете / В.В. Бородина – М.: ОАО «Издательский дом «Городец», 2015. – 320с.
7. Самойлов И.В. Инвентаризация и учет ее результатов // Консультант бух­галтера. – 2016. -№11.- С.47-58.
8. Бородина В.В. Документирование и документооборот в бухгалтерском уче­те / В.В. Бородина – М.: ООО «Статус-Кво», 2016. – 258с.
9. Невешкина Е.В. Бухгалтерский учет в торговле: Практическое пособие / Е.В. Невешкина О.И. Соснаускене Е.Г. Шредер. - М.: Дашков и К, 2015. - 412 c.
10. Широбоков В.Г. Бухгалтерский учет в организациях АПК: Учебник / В.Г. Широбоков. - М.: ФиС, 2016. - 688 c.
11. Соколов Я.В. Бухгалтерский учёт: учебник /Я.В. Соколов – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2015.-776с.
12. Суглобов А.Е., Жарылгасова Б.Т. Бухгалтерский учёт и аудит / А.Е. Соколов, Б.Т. Жарылгасова – М.: Экономистъ, 2015 – 493с.

1. Федеральный закон Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2016) "О бухгалтерском учете". Ст.4. ↑

2. Варламов С., М.В. Марчук. Бухгалтерский учет в торговле / С. Варламов, М.В. Марчук. - СПб.: Питер, 2015. – c.53. ↑

3. Касьянова Г.Ю. Торговая деятельность: новые требования и правила, правовое регулирование, бухгалтерский учет и налогообложение / Г.Ю. Касьянова. - М.: АБАК, 2015. – с.121. ↑

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет на малых предприятиях: Учебное пособие / Н.П. Кондраков, И.Н. Кондраков. - М.: Проспект, 2016. – с.154. ↑

5. Миславская Н.А., Поленова С.Н. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М.: Дашков и К, 2016. – с.96. ↑

6. Бородина В.В. Инвентаризация в бухгалтерском учете / В.В. Бородина – М.: ОАО «Издательский дом «Городец», 2015. – с.86 ↑

7. Самойлов И.В. Инвентаризация и учет ее результатов // Консультант бух­галтера. – 2014. -№11.- С.46. ↑

8. Бородина В.В. Документирование и документооборот в бухгалтерском уче­те / В.В. Бородина – М.: ООО «Статус-Кво», 2016. – с.56. ↑