Файл: Анализ функций менеджмента и их реализации в практике управления туристической организацией.pdf

2.2 Анализ функций менеджмента в ЧТУП «Бонус Трэвел»

В ходе анализа действующей системы планирования в туристическом агентстве «Бонус Трэвел» было выявлено, что в данной организации применяются все три вида планирования, однако в разной степени. Стратегическое планирование было изучено на основе бизнес-плана турфирмы. Именно на данном этапе планирования туристическая организация сформировала цель, миссию и основные направления своей деятельности. На данном этапе была тщательно проанализирована конкурентная среда выбранных направлений деятельности организации, изучение слабых и сильных сторон прямых конкурентов фирмы. На данном этапе была выбрана маркетинговая стратегия предприятия. Также было принято решение об организационной структуре управления предприятием. В деятельности турфирмы «Бонус Трэвел» выбор стратегии был крайне важен на этапе создания туристической организации, а также в первые годы работы предприятия. Однако позже, стратегическому планированию со стороны руководства стало уделяться все меньше внимания, что обусловлено сильной изменчивостью туристического рынка.

Более широко в туристической организации «Бонус Трэвел» используется тактическое планирование. Руководство продумывает план деятельности организации на текущий год, исходя из результатов предыдущего. На данном этапе руководство принимает решение о приоритетных направлениях работы организации на текущий год, о возможном расширении спектра предоставляемых услуг. Особенностью выбора тактики в планировании деятельности организации «Бонус Трэвел» является вовлечение в процесс исключительно директора и его заместителя; менеджеры отделов и линейные сотрудники принятием тактических решений не занимаются. Исходя из результатов деятельности организации за последние 2 года (2017 - 2018 гг.), руководство уделяет немаловажную роль в планировании тактики предприятия. Результатом тактических планов служит активное развитие отделов организации, а именно расширение авиа отдела и туристического отдела; укрепление на рынке туристических услуг Беларуси. Вместе с тем, в организации не продуман план действий или четко поставленные задачи перед сотрудниками на месяц или квартал, что является, несомненно, слабым местом в организации управления рассматриваемой туристической организации.

Организационная функция обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любого туристского предприятия [5, с. 91]. В туристической организации «Бонус Трэвел»» она нацелена на упорядочение деятельности и делегирование полномочий сотрудников.

При трудоустройстве каждый сотрудник заключает с директором трудовой договор и к началу работы должен расписаться и ознакомиться с рядом документов:

- должностная инструкция сотрудника (содержит условия приема на работу, чем должен руководствоваться сотрудник в свое деятельности, что должен знать сотрудник в рамках своей компетенции, должностные обязанности и права работника, оценка работы и ответственность, которую несет сотрудник);

- инструкция по охране труда (содержит общие требования безопасности, требования безопасности перед началом, во время, после работы, требования безопасности в аварийных ситуациях);

- правила внутреннего трудового распорядка (порядок выполнения работ);

- инструкция по технике безопасности;

- договор о конфиденциальности и неразглашении информации организации.

Все эти документы направлены на определение видов деятельности, необходимых для достижения целей предприятия; делегирование полномочий работников; рациональная организация управленческих процессов, что и подразумевает функция организации.

В процессе анализа функции организации в управлении туристической организацией «Бонус Трэвел» была рассмотрена организационная структура предприятия.

Организационная структура в «Бонус Трэвел» является иерархической линейной. Данная структура наиболее популярна среди небольших туристических агентств Беларуси со штатом сотрудников до 10 человек.

На практике иерархия в организации выделяется не так выраженно. Например, любой линейный сотрудник (агент по туризму или агент по продаже авиабилетов) при возникновении каких-либо спорных ситуаций либо интересующих вопросов может обратиться с ними напрямую к директору, минуя его заместителя и своего менеджера. Данное обстоятельство работает скорее как плюс, нежели как минус в работе организации, т.к. благодаря этому все ситуации и вопросы решаются достаточно быстро.

Проанализировав работу «Бонус Трэвел», функция организации на предприятии реализуется достаточно эффективно.

В туристическом бизнесе успех всей отрасли базируется на отдаче вложенных творческих усилий сотрудниками каждого туристического предприятия в отдельности. В последнее десятилетие представления о необходимости мотивации наемного персонала и повышения в связи с этим производительности труда претерпели в практике управления предпринимательского бизнеса и, в частности, в области туризма, большие изменения. Современный менеджмент и маркетинг туристических фирм все больше затрагивает мотивационные аспекты продаж. Искусство управления персоналом в турбизнесе заключается в возрастающей личной роли каждого сотрудника фирмы. Поэтому с целью мотивации сотрудников компании с научной точки зрения используют как финансовые, так и нефинансовые методы поощрения [11].

В рассматриваемой туристической организации «Бонус Трэвел» уделяется немаловажная роль системе мотивации сотрудников. Главенствующее место занимают финансовые методы мотивации. В настоящий момент сумма заработной платы менеджеров по туризму в «Бонус Трэвел» рассчитывается следующим образом: оклад (200 бел. рублей) + 2% от суммы проданных туров. Подобная система оплаты используется в большинстве туристических организаций Беларуси, и зарекомендовала себя как эффективная с точки зрения стимулирования продаж.

В качестве материального стимулирования за высокие показатели реализации туристских путевок выплачивается единовременное пособие в виде премий. Например, при продаже сотрудником за месяц более 25 туров, процент вознаграждения повышается до 3%. Цель доплаты - стимулирование закрепления на предприятии постоянных работников, чей профессиональный и квалификационный уровень соответствует требованиям предприятия. Также персоналу фирмы «Бонус Трэвел», а также их семьям предоставляется скидки на туристические услуги фирмы. Размер скидки варьируется от 10 до 15% на весь турпакет. Также каждому менеджеру по туризму один раз в год предоставляется полностью оплаченный компанией рекламный тур по одному из направлений, которым занимается организация. Целью данных туров является не только повышение квалификации работника, получение дополнительных знаний и опыта, но и стимулирование продаж. Помимо этого, сотрудники компании имеют возможность участвовать в различных конференциях, презентациях и выставках, проводимых в сфере туризма.

В туристическом агентстве «Бонус Трэвел» система мотивации пересматривается ежегодно. При разработке каждой новой программы учитываются недоработки, ошибки, пробелы прошлой, новые цели и задачи, изменения внутренней и внешней среды. Любая разработка преследует определенные цели. Система стимулирования компании направлена на:

- стимулирование персонала к наилучшим результатам по достижении целей бизнес-плана в соответствии со стратегией компании;

- повышение личной и командной результативности работников;

- установление непосредственной зависимости оплаты труда и иных льгот сотрудников от достижения ими конкретных результатов в соответствии с утвержденными планами работ.

Функцию контроля в туристической организации «Бонус Трэвел» выполняют руководитель и его заместитель. В обязанности директора входит найм работников, таким образом, осуществляется предварительный контроль в области трудовых ресурсов. В области финансов, руководитель опирается на данные бухгалтера и таким образом рассчитывается бюджет на следующий месяц/год.

Текущий контроль является неотъемлемой частью работы компании «Бонус Трэвел». Руководитель находится на своем рабочем месте ежедневно, выполняя помимо своих управленческих функций, функции контроля выполняемой работы. По следующим направлениям

- анализ поступающих отзывов о работе компании (жалобы и благодарности клиентов), мониторинг записей в «Книге жалоб и предложений». Полученные данные позволяют оценить работу сотрудников с клиентами, выработать рекомендации по совершенствованию работы.

- проведение еженедельных совещаний, на которых обсуждаются результаты проделанной работы, а также различные спорные ситуации и вопросы, возникающие в процессе работы

- имея доступ к документам бухгалтерской отчетности, руководитель ежедневно следит за количеством проданных туров (оформленных заявок).

В отсутствии директора, указанными обязанностями занимается его заместитель.

В конце месяца анализируется общее количество проданных туров, а также каждым сотрудником в отдельности. Исходя из полученной информации, руководство рассчитывает бюджет организации на следующий месяц, принимает решение о дополнительных выплатах работникам (премии).

Оценка контроля по основным критериям:

1. Эффективность контроля.

В организации «Бонус Трэвел» контроль обеспечивается на высоком уровне эффективности посредством полной вовлеченности в процесс руководства и оперативного его вмешательства в случае возникновения каких-либо нарушений или недочетов в работе персонала.

2. Эффект влияния на людей - высокий.

Высокий уровень контроля влечет за собой и некоторые негативные последствия. В результате чего работники чувствуют недоверие со стороны руководства, что является причиной многих стрессовых ситуаций в коллективе.

3. Выполнение задач контроля.

Все поставленные к выполнению задачи по контролю выполняются на должном уровне.

4. Определение границ контроля.

Временные отрезки мероприятий по контролю определяются руководством, зависят от множества обстоятельств (загруженности руководителя, сезона работы и т.д.)

Таким образом, функция контроля устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Цель контроля - помочь предотвратить ошибки в будущем. В турфирме «Бонус Трэвел» контролю уделяется много внимания, однако система контроля имеет некоторые существенные недостатки.

3. Совершенствование процесса реализации функций менеджмента в практике управления ЧТУП «Бонус Трэвел»

3.1 Основные направления совершенствования системы управления ЧТУП «Бонус Трэвел»

Успех любого предприятия зачастую зависит от управления. Изменения в обществе, экономике, технологиях заставляют по новому осмыслить понятия управления в современной организации, переформулировать профессиональные характеристики управляющего, необходимые для успешного управления организацией в современных условиях. Современный менеджер должен обладать способностями по управлению подобным бизнесом, и владеть навыками принятия решений в условиях неопределенности. Когда говорят «управление предприятием», имеют в виду действия его руководителя, направленные на достижение какой-то определенной цели [2, с. 26].

Туристическая компания "Бонус Трэвел" находится на туристическом рынке Беларуси 10 лет и за это время завоевала себе отличную репутацию. В предыдущей главе было рассмотрено, как именно функции менеджмента применяются на практике. Однако в работе турфирмы, как в любом предприятии есть свои недочеты, минусы и слабые стороны, от которых необходимо избавиться для процветания организации.

Исходя из анализа основных финансовых показателей деятельности ЧТУП «Бонус Трэвел» ( Приложение 2) можно сделать вывод о финансовом состоянии организации. Рассматривая показатели чистой прибыли организации в 2018 г. наблюдается уменьшение в сравнении с 2017 г. и следует отметить, что одним из основных путей улучшения финансового состояния предприятия является совершенствование процесса реализации функций менеджмента в организации.

Ниже перечислены наиболее важные, на взгляд автора, меры совершенствования управления туристической компанией «Бонус Трэвел», которые могут быть предприняты: