Файл: Методы исследования: анализ, обобщение, моделирование, CASE-средства, сравнение..pdf

Введение

Никто не будет спорить, что сегодня невозможно представить нашу жизнь без компьютеров. Человек все больше стремиться автоматизировать, механизировать, информатизировать свою деятельность во всех сферах общественной жизни.

Информация в наши дни очень ценна. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскать рациональное решение подчас невозможно без наличия опыта и привлечения программных и технических средств.

С каждым годом увеличивается объем информации, необходимый для управления организацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации. Поэтому широкое развитие получили информационные технологии – процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Современные автоматизированные системы управления организацией предназначены для оптимизации работы сотрудников и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, сотрудники организаций при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при учете материальных запасов на складе.

Использование программного продукта приводит к уменьшению затрат, связанных с формированием документов и обработкой данных, к сокращению сроков выполнения работ и повышения ее качества, росту производительности труда сотрудников.

Объектом исследования является учет материальных запасов в организации.

Предмет исследования – процесс автоматизации управления запасами.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление запасами».

В соответствии с этой целью автором ставились следующие задачи:

• дать характеристику предприятия и его деятельности;
• дать характеристику комплекса задач, задачи и обосновать необходимость автоматизации;
• выбрать и обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
• разработать информационное обеспечение задачи: построить информационную модель, дать характеристику входной, нормативно-справочной, результатной информации;
• разработать программное обеспечение задачи: дерево функций и сценарий диалога, структурную схему пакета, базу данных, контрольный пример;

---

Методы исследования: анализ, обобщение, моделирование, CASE-средства, сравнение.

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Компания ООО «Ауфт» создана в начале 2008 года для реализации проекта по развитию сети современных магазинов самообслуживания шаговой доступности.

Основная миссия компании – это привнесение международных стандартов в российскую розничную торговлю, позволяющих:

• собственнику магазина – получать прибыль;
• покупателю– получать больше удовольствия и выгоды от магазинов «шаговой доступности».

Основные экономические характеристики деятельности ООО «Ауфт» за 2018 год представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные экономические показатели деятельности ООО «Ауфт»

Наименование показателей	Абсолютные величины , млн. руб.			Темп роста , %
	2017 г.	2018 г.	Изменение (+,-)
Общий объем продаж (выручка от реализации )	1098,4	1631,1	+532,7	48,5%
Себестоимость	944,2	1353,7	+409,5	43,4%
Валовая прибыль	154,3	277,5	+123,2	79,8%
Издержки обращения	170,7	162,7	-8,0	-4,7%
Прочие доходы	3,4	4,7	+1,3	38,2%
Прочие расходы	3,3	1,8	-1,5	-45,5%
Текущие налоги	5,2	13,3	+8,1	155,8%
В т.ч. единый налог на вмененный налог	0,5	1,2	+0,7	140,0%
В т.ч. налог на прибыль	4,7	12,1	+7,4	157,4%
Чистая прибыль	-21,6	100,9	+122,5	+367,1 %

---

Характеристика существующих бизнес-процессов

  Для описания существующей технологии учета материальных запасов была использована методология SADT (IDEF0) (Structured Analysis and Design Technique). Этот метод считается классическим методом процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.

Функциональная модель существующего процесса учета перемещений материальных запасов представлена на рисунке 1.1.

Цель моделирования: выявить неавтоматизированные процессы для автоматизации и проектирования информационной системы.

Точка зрения: руководство.

Рисунок 1.1 – Контекстная диаграмма учета материальных запасов

Входами для процесса являются следующие сопроводительные документы на материальные ценности:

• счет-фактура;
• товарно-транспортная накладная;

Управляющими воздействиями являются:

• законы;
• должностные инструкции;
• Устав компании.

В качестве механизмов рассматриваются:

• персонал;
• офисная техника и ПК;
• информационные ресурсы.

Выходами (результатами) для процесса учета являются:

• карточка учета материалов;
• накладная на внутреннее перемещение и передачу;
• акты списания;
• накладная на отпуск материалов;
• расходный ордер;
• отчет о движении МЦ.

На диаграмме представлена декомпозиция диаграммы А-0. На ней представлены четыре функциональных блока:

• А1. Учет поступления МЦ.
• А2. Учет перемещений между отделами
• А3. Учет выбытия МЦ.

---

Рисунок 1.2 – Декомпозиция контекстной модели существующей системы учета материальных запасов

В работе сотрудников отдела МТО очень много рутинной работы по оформлению документов.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Учет материальных запасов характеризуется большим объемом оперативной информации. Это отражено ниже в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Оценка трудозатрат на обработку информации

№ п/п	Наименование операции	Периодич-ность	Количество строк в документе	Количество операций в год	Объем работы в год (строк)	Норма выработки (опер/в час.)	Трудо-затраты в год (час)
	Приходная накладная	5 раз в день	5	1250	6250	4	312,5
	Журнал ожидаемых поставок	5 раз в день	1	1250	1250	10	125
	Журнал приемки грузов	5 раз в день	1	1250	1250	25	50
	Комплектация партии товара	10 раз в день	20	2500	2500	1	2500
	Журнал заявок	10 раз в день	1	2500	2500	10	125
	Накладная на перемещение	10 раз в день	20	2500	50000	4	625
	Карточка учета материалов	200 раз в день	1	5000	5000	20	250
	Отчет об остатках	1 раз в неделю	1500	52	78000	0,25	208
	Корректировка учетных данных по результатам инвентаризации	1-2 раза в месяц	10	24	240	1	240
	Отчет о приемке по качеству	5 раз в день	5	1250	6250	1	1250
	ИТОГО						5685,5

При учете используется значительное количество документов, подготавливаемых вручную (рисунок 1.3).

---

Рисунок 1.3 – Схема документооборота в отделе МТО

Операции, которые совершаются работниками отдела, являются довольно утомительными для самих работников, так как обрабатывается очень большой объем информации. Данный аспект сильно сказывается на производительности труда сотрудника: работа идет медленнее, появляются ошибки при оформлении документов. Много времени уходит на проверку информации. При подборе товара для отгрузки могут быть ошибки, пересортица. Часть товара может «потеряться» на складе, из-за чего он будет неактуальным и может быть утилизирован. Поэтому снижается возможность получения оперативной и достоверной информации.

Для устранения перечисленных недостатков необходима автоматизация учета материальных ценностей, что способствует надежному хранению, обработке информации и при этом резкому снижению трудоемкости и повышению достоверности и оперативности получения результатной информации.

Необходимо разработать автоматизированное рабочее место сотрудника отдела МТО. Пользователями системы также являются сотрудники склада. Опишем основные функции, которые должна выполнять данная система:

1. Ведение базы данных материальных запасов (наименование, количество, цена и др.);
2. Ведение базы данных всех произошедших операций прихода-расхода;
3. Ведение справочников (материальные ценности, категории МЦ, поставщики, сотрудники);
4. Получение аналитической и статистической информации (остатки на складе, данные по количеству произведенных операций, отчет за месяц);
5. Получение справочной информации в печатном виде (счет-фактура, накладная, наименование товаров, отчеты по продажам).

Задачи проектирования:

1. Максимально упростить и ускорить процедуру учета материальных ценностей.
2. Обеспечить жесткую связь между складом и процедурой регистрации заказа для исключения ситуации оформления заказов на изделия при отсутствии соответствующих наименований на оперативном складе.
3. Обеспечить все бизнес - операции возможностью сопроводить их необходимыми документами.
4. Создать гибкую систему статистических отчетов, как по работе склада, так и по учету и регистрации заказов.
5. Обеспечить при необходимости возможность автоматического резервирования БД.
6. Запретить некорректные действия пользователя.
7. Обеспечить целостность информации в базе данных.
8. Обеспечить приемлемую безопасность данных на случай несанкционированного доступа.
9. Минимизировать затраты системных ресурсов, необходимых для нормальной работы АРМ.

---