Файл: Применение программных средств создания клиентских программ (Системы управления базами данных).pdf

Учет клиентов сети аптек ООО «Самсон-Фарма» ведется при выдаче накопительной дисконтной карты клиенту и учета покупок клиента для автоматического расчета скидки. Также при оформлении предварительных заказов клиентов на приобретение лекарственных препаратов, которые в настоящее время отсутствуют в аптеке, но могут быть поставлены по заказу аптеки.

В данный момент учет клиентов и предварительных заказов ведется сотрудниками ООО «Самсон-Фарма» вручную с помощью журналов учета в формате MS Excel. Другие средства автоматизации не используются.

При обращении нового клиента в ООО «Самсон-Фарма» и покупке на сумму более 1000 рублей клиенту предлагается оформить карту накопительной скидки. При оформлении карты вносится информация о покупке клиента для последующего расчета накопительной скидки. Также, при наличии накопительной карты клиент может делать предварительные заказы на лекарственные средства по телефону.

Рассмотрим существующую организацию бизнес-процессов учета клиентов ООО «Самсон-Фарма» с помощью методологии IDEF0. На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма рассматриваемого процесса «как есть» (AS-IS) [7, 121].

В качестве входной информации указаны:

• общие сведения о клиенте: ФИО, адрес доставки (не обязательно), телефон, электронная почта;
• сведения о выданной накопительной карте;
• сведения о предварительных заказах клиента;
• сведения о покупках клиента;
• задание на формирование отчетности.

В качестве управляющих потоков выделены:

• должностные инструкции сотрудников ООО «Самсон-Фарма»;
• нормативные документы: инструкции, положения, приказы, Устав ООО «Самсон-Фарма», Гражданский кодекс РФ, Закон о защите прав потребителей и т.д.;
• прайс-лист на лекарственные препараты.

В качестве механизмов управления выделены:

• сотрудники ООО «Самсон-Фарма»;
• программы MS Office (Excel, Word), которые используются в качестве механизмов хранения данных о клиентах ООО «Самсон-Фарма».

Выходными документами являются:

• журнал учета клиентов и дисконтных карт, который в настоящее время ведется в формате MS Excel;
• журнал учета покупок клиентов;
• журнал учета предварительных заказов;
• отчетные материалы.

Рисунок 4 – Контекстная диаграмма AS-IS

На рисунке 5 представлена декомпозиция модели AS-IS. Первоначально сотрудники вносят общую информацию о клиентах, которая используется для его идентификации: ФИО, адрес доставки, телефон, адрес электронной почты.

Далее вносится информация о номере выданной дисконтной карты.

Клиенты периодически делают предварительные заказы, которые в последующем выкупают. По предварительным заказам составляется список лекарственных средств, которые в последующем передаются в отдел снабжения.

В журнал учета вносится общая сумма покупки клиента по дисконтной карте для последующего учета при расчете накопительной скидки.

Сотрудники ООО «Самсон-Фарма» также периодически формируют отчетность для предоставления вышестоящему руководству и для служебного использования. К таким отчетам, как правило относятся сведения об объеме реализованных товаров, список выданных дисконтных карт и скидок по ним, список лекарственных средств к закупке.

Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS

На рисунке 6 представлена декомпозиция блока «Учет общих сведений о клиенте, выдача дисконтной карты».

На рисунке 7 представлена декомпозиция блока «Учет предварительных заказов клиентов». Каждый предварительный заказ вносится в журнал учета предварительных заказов с привязкой к конкретному клиенту. Далее заказ передается в отдел снабжения. После пополнения склада требуемыми лекарственными средствами сотрудники оповещают клиента о том, что заказ прибыл и готов к выдаче. Оповещение обычно проводится сразу по нескольким каналам: телефон и электронная почта. Электронные письма составляются вручную.

Рисунок 6 - Декомпозиция блока «Учет общих сведений о клиенте, выдача дисконтной карты»

Рисунок 7 - Декомпозиция блока «Учет предварительных заказов клиентов»

На рисунке 8 представлена декомпозиция блока «Учет покупок клиента». В ООО «Самсон-Фарма» действует накопительная система скидок, поэтому при каждой покупке в журнале учета дисконтных карт клиента прибавляется сумма очередной покупки. После достижения определенной суммы приобретенного товара величина скидки увеличивается.

Рисунок 8 - Декомпозиция блока «Учет покупок клиента»

На рисунке 9 представлена декомпозиция блока «Формирование отчетности».

Рисунок 9 – Декомпозиция блока «Формирование отчетности»

Сотрудники ООО «Самсон-Фарма» вручную собирают информацию из журналов учета за нужный промежуток времени. Оформление отчетов выполняется, как правило, с помощью программы MS Word.

Обработка и анализ данных выполняется сотрудниками вручную и занимает достаточно много времени. Вследствие воздействия человеческого фактора часто возникают ошибки.

Проведя исследование текущего состояния бизнес-процессов учета клиентов ООО «Самсон-Фарма» были выявлены следующие недостатки:

• отсутствует централизованное хранилище данных о клиентах, дисконтных картах и предварительных заказов;
• отсутствует возможность оперативного поиска информации о клиентах, что увеличивает время работы с клиентом и как следствие снижает его лояльность;
• отсутствуете возможность автоматического увеличения накопительной скидки на дисконтной карте клиента;
• отсутствует возможность автоматического расчета величины скидки при покупке лекарственных средств;
• отсутствует возможность автоматического формирования электронных писем для оповещения клиента о пополнении склада лекарствами по предварительному заказу;
• отсутствует возможность автоматического расчета суммы покупки с учетом скидки клиента;
• отсутствует возможность автоматического формирования отчетности;
• частое возникновение ошибок вследствие воздействия человеческого фактора при формировании итоговой отчетности;
• отсутствие защиты данных от несанкционированного доступа;
• отсутствие защиты данных от потери.

Текущая система организации учета клиентов ООО «Самсон-Фарма» не позволяет оперативно и качественно вести учет работы с клиентами. Работа с клиентами организована без использования средств автоматизации, что усложняет работу сотрудников аптеки, снижая производительность их работы. Многие рутинные операции можно выполнять автоматизировано, повысив тем самым качество и достоверность хранимой информации.

На рисунке 10 представлена IDEF0-модель TO-BE («как должно быть»), отображающая бизнес-процессы учета клиентов ООО «Самсон-Фарма» после внедрения информационной системы.

Относительно ранее рассмотренной IDEF0-модели AS-IS, в модель TO-BE был добавлен механизм «ИС», который показывает, какие действия по учету клиентов будут возложены на информационную систему. Журналы учета клиентов и покупок будут храниться в безбумажном виде в базе данных информационной системы.

Рисунок 10 – Контекстная диаграмма TO-BE

Также добавлен управляющий механизм – «Руководство пользователя» и выходной поток «Электронное письмо клиенту», которое будет автоматически отправляться с помощью информационной системы. Обновление накопленной суммы покупок по дисконтной карте будет выполняться автоматически.

На рисунке 11 представлена декомпозиция контекстной диаграммы TO-BE.

Рисунок 11 – Контекстная диаграмма TO-BE

Информационная система будет участвовать во всех бизнес-процессах по учету клиентов.

На рисунке 12 представлена декомпозиция блока «Учет предварительных заказов клиентов».

Рисунок 12 - Декомпозиция блока «Учет предварительных заказов клиентов»

Сотрудники ООО «Самсон-Фарма» будут оперативно получать информацию о клиенте, его покупках, заказах и скидках введя всего несколько букв его фамилии или номер дисконтной карты. Также информационная система позволит формировать список товаров, которые необходимо закупить для передачи в отдел снабжения. Кроме того, информационная система позволит автоматически отправлять электронное письмо с оповещением клиента о готовности предварительного заказа при изменении статуса заказа на «Выполнен».

На рисунке 13 представлена декомпозиция блока «Учет покупок клиентов».

Сведения о покупках и накопленной сумме по дисконтной карте будет храниться в БД. Будет исключена необходимость ведения журналов учета в формате MS Excel.

Рисунок 13 - Декомпозиция блока «Учет покупок клиентов»

На рисунке 14 представлена декомпозиция блока «Формирование отчетности».

Согласно представленной декомпозиции сотрудники ООО «Самсон-Фарма» будут участвовать только в выборе вида отчета и периода выборки данных. Получение данных из БД, из обработка и анализ, а также формирование отчета будет выполнено информационной системой автоматически.

Рисунок 14 - Декомпозиция блока «Формирование отчетности»

Благодаря внедрению информационной системы в ООО «Самсон-Фарма» будет увеличена производительность работы сотрудников, занятых учетом работы с клиентами, исключена необходимость ручного вноса информации в журналы учета. Появится возможность оперативного поиска информации, автоматического формирования отчетов.

2.2 Выбор средств разработки

На основе проведенного анализа средств разработки приложений в качестве средства для разработки клиентской части информационной системы учета клиентов ООО «Самсон-Фарма» выбрана среда Microsoft Visual Studio, так как данная среда визуального программирования имеет широкие возможности по созданию Windows-приложений и позволяет обеспечить удобную работу с базой данных с помощью автоматически создаваемых TableAdapters, являющихся промежуточным звеном между базой данных и приложением, предоставляя возможность удобной работы с таблицами базы данных, как с набором классов.

2.3 Проектирование базы данных

В результате исследования предметной области были выделены следующие сущности:

• сотрудник;
• отдел;
• должность;
• клиент;
• товар;
• категория товаров;
• продажа;
• спецификация продажи;
• предварительный заказ;
• спецификация предварительного заказа;
• ценовая политика;
• пользователи.

На рисунке 15 представлена ER- диаграмма «сущность-связь».

Рисунок 15 – ER-диаграмма «сущность-связь»

В таблице 2 представлено описание выделенных сущностей и их атрибуты.

Таблица 2

Сущности и атрибуты