Файл: Проектирование информационной системы для учета контингента студентов ВУЗа.pdf

Введение

Данная работа посвящена проектированию информационной системы для учёта контингента студентов ВУЗа. Актуальность темы заключается в постоянном увеличении объёмов и интенсивности потоков информации, что приводит к необходимости использования информационных средств и технологий для повышения оперативности и адекватности ее обработки и восприятия. Основной задачей системы является сокращение времени при приёме новых студентов, а так же их регистрации в системе образовательного учреждения.

Цель курсовой работы заключается в проектировании информационной системы для учета контингента студентов ВУЗа.

Предполагается возможность использования данной системы в деканатах факультета для автоматизации учета контингента студентов и соответствующих документов. База данных должна быть спроектирована таким образом, чтобы обеспечивать хранение всех необходимых данных, имею при этом максимально упрощенную структуру. Структура БД , в свою очередь, должна быть построена так, чтобы обеспечить устранение избыточности информации. В связи с этим требуется принять меры к обеспечению целостности БД.

Для осуществления выше обозначенной цели служат следующие задачи:

1. теоретическое представление модели информационной системы, осуществляющей учет контингента студентов ВУЗа.
2. Формулировка основных моментов для обеспечения эффективного функционирования ИС.
3. Создание наглядного плана, отражающего все процессы данной ИС.

Глава 1. Анализ организационной структуры.

Организационная структура ВУЗа является, тем стержнем, который позволяет оптимально распределить ответственность и полномочия внутри организации. Поэтому совершенствование и анализ организационной структуры является одним из составляющих этапов моделирования. 
В ходе процесса анализа выполняется моделирование предметной области, цель которого,- описать процессы, наглядно отражающих учет контингента студентов ВУЗа. Существующая система рассматривается с двух точек зрения: внешней (внимание фокусируется на, прежде всего, внешних результатах функционирования существующей системы контроля) и внутренней, где внимание, в свою очередь, уделяется конкретным реализуемым функциям и их связи в процессе осуществления контроля за деятельностью студентов данного учебного заведения. Анализ организационной структуры необходим для определения перечня объектов и взаимосвязей между ними.

1.1. Анализ существующих потоков информации.

Анализ потоков информации является связующим звеном в процессе изучения существующей системы управления ВУЗа и ее непосредственного совершенствования.
В ходе проведения исследовательских работ, стало известно, что основными объектами системы контроля контингента студентов ВУЗа являются следующие инстанции:

• Приемная комиссия
• Бухгалтерия
• Деканат

Организационная диаграмма структурных взаимосвязей приведена ниже.

Должностные лица, занятые в этой системе:

• Председатель приемной комиссии
• Помощник ППК
• Сотрудники отдела бухгалтерии
• Работники деканата

1.2. Идентификации процессов и установление взаимосвязи между ними.

На основе подробного изучения документации и инструкций были детализированы и  установлены различные функции выше упомянутых инстанций, осуществляющих или имеющих причастие к системе учета контингента студентов данного образовательного учреждения, которые выглядят следующим образом:

1. Приемная комиссия

Приёмная комиссия является представительским органом учебного заведения, непосредственно отвечающим за набор и тестирование будущих студентов ВУЗа. Важную роль здесь играет председатель приемной комиссии, выполняющий, пожалуй, самую ответственную функцию - подписание контракта с абитуриентами, в случае удовлетворения ими параметров набора в данное образовательное учреждение.

1. Бухгалтерия

В свою очередь, сотрудники данного отдела занимаются:

• Контролем перевода денежных средств
• Предоставлением сведений для оплаты
• расчетом скидок
• отслеживаем финансовой задолженностью и др.

1. Деканат

Система Деканата , пожалуй, имеет самый большой поток информации, так как помимо общей информации о студентах, содержит информацию в режиме реального времени о состоянии учебы студентов, так же обязана составлять расписание занятий и сдачи зачетов и экзаменов, управлять допускам к ним, а так же обеспечивать выполнение многих других функций и задач.

​​​​​​​1.3. Недостатки

Своевременное выявление проблем занимает исключительно важную роль в совершенствовании и развитии информационной системы. По результатам исследования существующей системы по учету контингента студентов ВУЗа были выявлены следующие недостатки:

• Моральное устаревание ИС
• Отсутствие связности БД между отделами
• Избыточность информации
• Отсутствие системы статистики
  1. Словарь основных терминов

Составление подобного глоссария имеет значимую роль в анализе и проектировании информационной системы, дабы все понятия совершено точно  воспринимались, как и условным заказчиком , так и разработчиком, чтобы сформулировать и наложить некоторые ограничения. Используемые термины в словаре обязаны соответствовать терминам в самой работе. По возможности необходимо указывать источник определяемого термина или процесса. База данных - Совокупность связных данных, организованных по определённым правилам, предусматривающие общие принципы описания, хранения, и манипулирования, независимая от прикладных программ. База данных является информационной моделью предметной области. Обращение к базам данных осуществляется с помощью систему управления базами данных(СУБД).

Система управления базами данных - представляет собой комплекс программных и лингвистических средств общего и специального назначения, реализующий поддержку создания баз данных, централизованного управления и организацией доступа к ней различных пользователей в условиях принятой технологии обработки данных.

Информационная система - организационно упорядочения Совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Информационные системы предназначены для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.

Анализ данных - процесс исследования, фильтрации, преобразования и моделирования данных с целью извлечения полезной информации и принятия решений.

Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленную на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Сущность – некоторый обособленный объект или событие моделируемой системы, имеющий определенный набор свойств –атрибутов. Отдельный элемент этого множества называется «экземпляром сущности». Сущность может обладать одним или несколькими атрибутами, которые однозначно идентифицируют каждый образец сущности, и может обладать любым количеством связей с другими сущностями.

Глава 2. Проектирование и анализ информационной системы.

2.1 Описание структуры проектируемой ИС

Разрабатываемая информационная система прежде всего, должна разрешить вопросы проблематики, описанные  выше, повысить уровень автоматизации и обеспечить прогнозирование.

На данном этапе разработки будет осуществлена задача создания теоретической модели представления информационный системы для учета контингента студентов ВУЗа и формулировка основных моментов для обеспечения эффективного функционирования ИС. Создаваемая ИС не внесет изменений в организацию структуры учета студентов, а изменит процессы внесения, хранения, изменения, передачи информации, необходимой для эффективного функционирования отделов.

Итак, начнем с самого главного, с Директора учебного заведения и его должностных функций. В этой системе, директор должен осуществлять контроль за деятельность ниже стоящих структурных подразделений, таких как отдел бухгалтерии, приемная комиссия и деканат.

Далее подробнейшим образом представлена деятельность приемной Комиссии, отдела Бухгалтерии и Деканата.

Итак, в проектируемой Информационной системе для повышения эффективности работы, предлагается введение Базы данных всех желающих, необходимой для дальнейшего расчета эффективности ВУЗа, а так же осуществления прогнозирования, непосредственно связанной с Первичной базой данных ВУЗа и БД Деканата.

База данных всех желающих – это таблица, содержащая данные обо всех людях, изъявивших желание учиться в ВУЗе, независимо от их поступления или не поступления в него. Предлагается следующее содержание этой таблицы:

• Порядковый номер
• Уникальный идентификатор (ID)
• ФИО
• Дата подачи докуметов
• Паспортные данные
• Номер договора

В случае удовлетворения требования для поступления в ВУЗ, председателем приемной комиссии подписывается договор. В этом случае, в Базе данных всех желающих должна появиться соответствующая пометка, а именно введение номера договора в БД всех желающих, необходимая для автоматической передачи (копирования) необходимой информации в Первичную базу данных, такой как:

• Уникальный идентификатор (ID)
• ФИО
• Номер договора

Первичная БД представляет собой общий свод данных о деятельности студента для наглядного отображения успеваемости и состояния оплаты. Служит для связи информации с другими БД системы и содержит следующие поля:

• ID
• ФИО
• Номер договора
• Финансовая задолженность
• Академическая задолженность
• Название кафедры
• Курс

Номер договора связывается с данными ячейки ФИО и ID. Это необходимо для обеспечения отсутствия нагромождения в БД, где нет необходимости в этой информации студента. Первичная БД является важным источником для создания Внутренней базы данных, которая в свою очередь, является одним из самых важных компонентов ИС.

Далее, информация из Первичной БД передается в автоматическом режиме во Внутреннюю БД. Такой информацией является:

• ID
• номер договора.

В свою очередь, Внутренняя БД содержит информацию о:

• Оплате семестра
• Дате Оплаты
• Начисления пени
• Задолженности оплаты
• Скидках

В момент подтверждения оплаты семестра, эти данные загружаются в Первичную Базу данных.

Далее разберем деятельность Деканата. После попадание информации в Первичную БД, информация об идентификаторе в автоматическом режиме загружается в БД деканата. Система деканата занимается:

• отслеживанием успеваемости студента
• управление допуском к сессии
• переводом студентов на следующие курсы
• отчислением
• ведением информации о кафедре и курсе
• и другими функциями.

Соответственно БД Деканата содержит данные:

• Курса
• Кафедра
• Допуска
• Оценок

Также БД Деканата содержит несколько таблиц с данными о сдаче экзаменов, связанными с информацией о курсе и кафедре.

2.2 Состав атрибутов и их описание

Атрибуты сущности «Студент»

Атрибуты сущности «Успеваемость»

Атрибуты сущности «Факультет»

Атрибуты сущности «Специальность»

Атрибуты сущности «Предмет»