Файл: Изучение использования информационных технологий на примере ООО «Алекс».pdf

Приведенные данные свидетельствуют, что система Ефрат-документооборот вполне подойдет для внедрения в муниципальном предприятии ООО «АЛЕКС».

Для реального внедрения информационной системы управления на базе имеющихся ресурсов и программы Ефрат–документооборот, необходимо внедрить мероприятия:

- приобрести еще как минимум 8 компьютеров

- создать локальную сеть внутри предприятия

- внедрить программу электронного документооборота

- обучить сотрудников работе в системе.

Рассчитаем сколько средств понадобиться на все эти мероприятия. Мероприятия, которые необходимо внедрить из-за достаточно больших денежных вложений могут вводиться несколькими этапами.

Таблица 10

Расчет денежных средств на внедрение мероприятий

Окончание таблицы 10

Источник: разработано автором

Сложность внедрения мероприятий состоит в том, что в настоящее время предприятие убыточно и для внедрения мероприятий будет довольно сложно выделить средства, но результат в итоге будет экономически выгоден предприятии, так как при автоматизации процесса проверки информации как на этапе ввода ее в систему, так и на этапе проверки непротиворечивости данных в отчетности значительно сокращается количество ошибок, связанных с «человеческим фактором»

Экономия от сокращения затрат на управление.Годовой объем информации (Аа), который перерабатывается при реализации задач управления МУП МККП, составляет 16 532 (нормо-часа) Потребная численность для переработки данного объема информации определяется из соотношения

Чпотр = Аа / Ф × Кц (1),

Где Ф – годовой фонд времени одного работающего, равен 2117 ч;

Кц – коэффициент целесообразности автоматизации управленческого труда, равен 0,65.

Чпотр = 16 532 / 2117 × 0,65 = 12 (чел.).

Располагаемая (фактическая) численность работающих, занятых при решении задач управления, составляет 8 человек (входит подготовка и обработка информации на компьютерах, их обслуживание, оформление и рассылка документации потребителям).

Экономия от сокращения затрат на управление определяется как разница между годовым фондом заработной платы потребной численности работающих и фактической численностью работающих:

Эу = ФЗа - ФЗф(2),

где ФЗа - годовой фонд заработной платы потребной численности работающих; ФЗф - годовой фонд заработной платы фактической численности работающих.

Фонд заработной платы определяется по формуле

ФЗ = Ч × Ом × 12 (3),

где Ч - численность работающих; Ом - среднемесячный оклад одного работающего.

ФЗа = 12 × 5200 × 12 = 748,8 (тыс. р.)

ФЗф = 8 × 5200 × 12 = 499,2 (тыс. р.)

Тогда годовая экономия по фонду заработной платы составляет

Эу = 748,8 - 499,2 = 249,6 (тыс. р.)

и численность высвобождаемого персонала равна

Чусл = 12 - 8 = 4 (чел.).

выводы по разделу:

Наиболее важным и необходимым мероприятием для улучшения информационного процесса вООО «Алекс» является внедрение электронного документооборота.

Электронный документооборот по сопоставлению имеет целый ряд преимуществ:

- простота внесения изменений в документ;

- возможность помещать в документ не только текст, да и мультимедийные данные;

- возможность применять заблаговременно заготовленные формы;

- более высочайшая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

- экономия бумаги;

- компактность архивов;

- простота контроля информационных потоков;

- высочайшая скорость поиска и извлечения информации;

- возможность защиты документов от несогласованного доступа и разграничения прав доступа служащих к информации.

Почти все из имеющихся автоматического документооборота разрешают перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот.

Только программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием разрешают без задержек распространять по организации электрические версии документов, которые поступили в бумажном виде.

По утверждению экспертов для внедрения в небольших коммерческих учреждениях рекомендовано применение программы электронного документооборота Ефрат- документооборот.

Расчет необходимых денежных средств на внедрение всех необходимых мероприятий составит 340 000 р. Для коммерческих предприятий такого уровня, как ООО «Алекс» указанная сумма не должна быть очень большой, но ООО «Алекс» является убыточным предприятием, поэтому будет довольно сложно найти деньги на внедрение, а денежный эффект не просматривается в силу убыточности предприятия, но внедрение системы способно в значительной степени повысить эффективность управленческого труда, что в конечном итоге скажется на результатах работы муниципального предприятия.

Основное преимущество системы электронного документооборота - ее способность работать в качестве трансформационной системы, которая может изменять текущие бизнес-процессы организации. Это осуществляется на уровне настроек системы, ее масштабирования в зависимости от изменения производственной структуры, количества рабочих мест и территориальной распределенности – в отличие от других систем, где перенастройка осуществляется на уровне программного кода. Введение системы электронного документооборота позволяет избежать негативных последствий формализации процессов управления. Сохранность документа обеспечивается благодаря его регистрации в системе и созданию его электронной копии, отсканированной или созданной в любом офисном приложении. Передача документа из физического действия превращается в предоставление прав доступа к документу. Быстрота поиска нужного документа обеспечивается специальными поисковыми механизмами, позволяющими найти документ по реквизитам, термину или набору слов.

Кроме того, различные виды сортировки документов по разным параметрам, выделение групп документов, отвечающих определенным критериям, существенно облегчают поиск.

Заключение

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления, повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений.

В ООО «Алекс» Информационное место развито не довольно хорошо. Рабочие места управленческих кадров компьютеризированы приблизительно на 60%.

Любая служба имеет компьютер и ведет свою документацию обособленно, сотрудничества программ нет. Для контроля и совмещения, данных отделам приходится распечатывать документы и ассоциировать - инспектировать их вручную.

Сегодня отделы ООО «Алекс» имеющие компьютеризированный учет:

- бухгалтерский учет и начисление зарплаты – программа «1С Бухгалтерия»;

- складской учет - программа складского учета , «1С Бухгалтерия»

- юристконсульт – оперативная программа нормативно-законодательных документов «Кодекс»;

- производственно - технический отдел – программа составления смет «Багира»;

Всего в управлении ООО «Алекс» на 46 работников имеется 28 компьютеров.

Поскольку все отделы ООО «Алекс» взаимосвязаны, а компы не завязаны в единую сеть, то имеются сложности в документационном содействии между службами. Каждый документ не однократно проходит один и этот же путь. Другими словами, сегодня в предприятии ведется документооборот между службами.

Отсутствие электронного документооборота в компании затрудняет работу персонала, перегружает его бумагами и излишней работой.

Документооборот ООО «Алекс» достаточно большой, в связи с тем, что компания ведет огромную переписку с получателями услуг, претензионную работу по оплате услуг.

Изучение информатизации управления показал, что главной неувязкой для компании являются:

- отсутствие нужного количества компьютеров;

- отсутствие локальной сети для сотрудничества структурных подразделений управления;

- отсутствие электрического документооборота;

- полное отсутствие доступа к глобальной сети Веб.

При выбирании системы электрического документооборота следует учитывать огромное количество причин, и конечное решение желательно принимать на базе всеохватывающего изучения способностей СЭД зависимо от условий и специфичности заказчика.

Список используемой литературы

1. Бурков В.Н., Теория управления организационными системами и другие науки об управлении организациями / В.Н. Бурков, М.В. Губко, Н.А. Коргин, Д.А. Новиков // Проблемы управления. – 2012. – №4. – С. 2–10.
2. Бурков В.Н. Локальный структурный анализ реализаций данных / В.Н. Бурков, В.И. Зинченко, Т.В. Киселева // Автоматика и телемеханика. – 2004. – №12. – С. 153–158.

3.  Роль информационных систем в процессе маркетинга промышленного компании. Электрический ресурс, режим доступа: http://sovman.ru/all–numbers/archive–2013/august2013/item/193–role–of–information–systems–in–the–course–of–marketing–of–the–industrial–enterprise.html
4.  Информационные системы в экономике / под ред. Г. А. Титоренко. – М.:Юнити–Дана, 2012. – 463 с.