Файл: Проектирование реализации бизнес-процесса "Движение библиотечного фонда".pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время сложно представить выполнение каких-либо работ по учёту, хранению и перемещению разнообразных товаров, материалов или продуктов без использования информационных систем, начиная от самых простейших электронных таблиц и заканчивая сложными информационными системами, включающими в себя множество рабочих станций, расположенных в разных городах. Также и библиотеки не являются исключением по сложности учёта и перемещения своего фонда, как внутри одной, так и между несколькими библиотеками. Поэтому внедрение и использование информационных систем в библиотечном деле является таким же необходимым, как и в других отраслях.

Объектом исследования является «Центральная библиотека им. А.П. Чехова» города Истры.

Предмет исследования – движение библиотечного фонда.

Учёт движения библиотечного фонда затрагивает все стадии жизненного цикла печатных изданий в библиотеке. То есть вся история от момента поступления новой книги или издания в библиотеку до её списания должна быть отражена в соответствующих документах, установленного типа.

Основными задачами данной курсовой работы являются:

• Изучение особенностей учёта и движения библиотечного фонда;
• Анализ полученных данных;
• Разработка электронной системы учёта движения библиотечного фонда;
• Определить преимущества внедрения информационной системы.

1 ГЛАВА

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В первую очередь необходимо определить все входящие и исходящие информационные потоки, связанные с движением библиотечного фонда. Для начала определим организационную структуру библиотеки (рисунок 1) и функциональные обязанности библиотекарей, в которой будут учтены все задействованные участники процесса.

Рисунок 1.1.1

К функциональным обязанностям библиотекаря относятся:

• Получение новых книг в хранилище и ввод информации о них в картотеку;
• Выдача книг и журналов читателям;
• Приём книг и журналов от читателей по возвращению;
• Ведение картотеки, обновление читательских билетов, оформление новых читателей;
• Хранение в надлежащем виде книг;
• Списание неактуальных и ветхих изданий.

На основе полученной информации можно определить перечень входных и выходных данных. К входным данным будут относиться:

• Информация о поступлении новых изданий (название, автор, год выпуска);
• Информация о читателях (фамилия, имя, отчество, домашний адрес, группа, домашний и мобильный телефон);
• Информация о движении книг (дата выдачи, отдел, причина выдачи, читатель);
• Информация о выданных книгах (инвентарный номер, название, автор).

К выходным данным можно отнести следующее:

• Информация о выданных книгах;
• Информация об оставшихся книгах.

Движение фонда библиотеки подразумевает как само перемещение книги или иного печатного издания, так учёт этого перемещения. Соответственно, как только экземпляр книги получает библиотека, с этого момента должен отслеживаться её «путь» вплоть до списания. Далее представлены образцы заполняемых документов, включающих в себя информацию, необходимую для отслеживания изданий.

Рисунок 1.1.2

На рисунке 1.1.2 представлен образец инвентарной книги учёта библиотечного фонда, в которую вносится информация обо всех книгах, состоящих в фонде библиотеки:

• Дата записи – дата ввода книги в эксплуатацию;
• Номер записи в КСУБФ (книга суммарного учёта библиотечного фонда) – книга суммарного учёта содержит информацию о поступлении и выбытии книг, которая необходим для бухгалтерии.
• Инвентарный номер – присвоенный инвентарный номер для каждой книги индивидуален;
• Автор, заглавие, том, часть, год издания заполняются в соответствии с указанной информацией на книге;
• Отметка о проверке – ставится при проверке фонда, которая проводится периодически;
• № акта исключения – заполняется при выводе из эксплуатации книги;
• В примечание заносится дополнительная информация.

Для хранения информации о читателях и выданных им книг, помимо книги суммарного учёта в библиотеке есть читательский билет со вкладышем. Читательский билет представляет собой форму с заполненными сведениями о читателе:

• Индивидуальный номер билета;
• Фамилия читателя;
• Имя читателя;
• Отчество читателя;
• Группа – школа, класс, группа в университете и т.д.;
• Домашний адрес читателя;
• Домашний и мобильный телефоны.

Рисунок 1.1.3

Вкладыш в читательский билет предоставляет информацию о книгах, выданных читателю за весь период с момента регистрации данного читателя (рисунок 1.1.4):

• Дата выдачи книги читателю;
• Инвентарный номер книги;
• Отдел, в котором была выдана книга;
• Автор и название – ФИО автора и название книги;
• Роспись читателя, подтверждающая получение книги;
• Роспись библиотекаря, подтверждающая возврат книги;
• Причина спроса – указывается дополнительная информация.

Рисунок 1.1.4

Инвентарная книга располагается в хранилище библиотеки, которую заполняет работник хранилища, следящий за фондом библиотеки. Читательский билет с вкладышем хранится в картотеке, картотека общая для читального зала и зала выдачи книг, но заполняет билет сотрудник того отдела, в котором выдаётся книга.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

В первую очередь необходимо создать контекстную модель действующей информационной системы библиотеки. Модель представлена на рисунке 1.2.1, на рисунке изображены все потоки, участвующие в работе фонда библиотеки:

1. Входные потоки:
   • Данные о читателях – информация, указанная в читательском билете или необходимая для заполнения нового билета;
   • Данные о книгах – информация, указанная в инвентарной книге или необходимая для заполнения инвентарной книги при поступлении новой книги.
2. Управляющие потоки:
   • Законодательство РФ – ГОСТы, законы, указы, участвующие в регулировании деятельности библиотеки;
   • Методики формирования статистики посещения читателями библиотеки – методики и формулы для расчёта статистики;
   • Методики расчёта рейтинга книг – методики и формулы для расчёта рейтинга.
3. Потоки ресурсов:
   • Библиотекарь – сотрудники библиотеки;
   • Суммарная книга учёта – информация о фонде библиотеки;
   • Читательский билет – картотека с читательскими билетами.
4. Выходные потоки:
   • Статистика посещения читателями библиотеки – информация о посещаемости библиотеки в виде графиков или таблиц;
   • Рейтинг – рейтинг в виде графиков или таблиц.

Рисунок 1.2.1

Чтобы получить более подробное представление о работе с фондом библиотеки, необходимо провести декомпозицию контекстной диаграммы. Результатом декомпозиции контекстной диаграммы являются пять диаграмм декомпозиции, представленных на рисунке 1.2.2.

Рисунок 1.2.2

Далее опишем каждый блок диаграммы декомпозиции:

1. Управление личными карточками читателя.

Осуществляется в зале выдачи или читальном зале. Происходит управление карточками на основе полученных входных данных о читателе либо извлекается уже существующий читательский билет из картотеки, либо заполняется библиотекарем новый по полученным данным от читателя. Все действия происходят в соответствии с законодательством РФ.

1. Управление книгами.

Происходит в хранилище. В случае получения новых изданий будут заполняться полученные о них данные в суммарную книгу учёта, или будет ставиться пометка о списании. Также входными данными являются вкладыши читательских билетов с информацией о получении желаемой книги, которая резервируется за читателем, и вкладыш заполняется библиотекарем. Далее заполненный вкладыш отправляется на выдачу книг в читальный зал или зал выдачи, там же будет заносится информация о рейтинге книги и статистике посещения.

Все действия происходят в соответствии с законодательством РФ.

1. Выдача/приём книг.

Выдача книг библиотекарем на основе записи во вкладыше читательского билета. В случае возврата книги входными данными будут информация о книге и читателе в виде его читательского билета со вкладышем. Вкладыш отправляют в хранилище (управление книгами) для пометки о возврате. Все действия происходят в соответствии с законодательством РФ.

1. Получение рейтинга книг.

Происходит на основе информации, полученной библиотекарем из читательских билетов при помощи методик расчёта рейтинга книг. Все действия происходят в соответствии с законодательством РФ.

1. Получение статистики посещения.

Происходит на основе информации, полученной библиотекарем из читательских билетов при помощи методик формирования статистики посещения читателями библиотеки. Все действия происходят в соответствии с законодательством РФ.

При проведении подробного анализа с помощью диаграмм декомпозиции было выявлено несколько «узких» мест, способствующих снижению эффективности работы библиотеки. Первое и самое главное – это ведение всей документации в бумажной форме, что приводит к большим задержкам в получении информации о книгах или читателях, и долгом вводе информации. Также в случае поиска читательского билета в картотеке одним библиотекарем, исключается работа с картотекой другими сотрудниками. Такая же ситуация происходит и с инвентарной книгой.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основным документом, вызывающим основные проблемы, является читательский билет со вкладышем. Для него составлена схема документооборота, представленная на рисунке 1.3.1.

Рисунок 1.3.1

Читатель заполняет информацию о себе в бланке для нового читательского билета, дальше библиотекарь вносит эту информацию в читательский билет. Также передает в хранилище вкладыш, где сотрудник хранилища заполняет строку с информацией о выдаваемой книге, передаёт обратно читателю, который в свою очередь ставит подпись, подтверждающую, что он книгу получил. Далее по возврату книги библиотекарем сверяется информация во вкладыше читательского билета с книгой, после чего передаётся и книга, и вкладыш в хранилище, где ставит свою подпись библиотекарь, принявший книгу.

Как видно из приведённой выше схемы, данный способ оформления имеет недостатки в виде затянутого по времени оформления, выдачи и возврата книги.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Для оптимизации времени работы сотрудников библиотеки предлагается разработка информационной системы на основе электронной базы данных. Будет разработана база данных с несколькими таблицами и приложение для сотрудников библиотеки с этой базой данных.

База данных будет содержать таблицу со списком всех читателей, соответственно с возможностью их добавления. Также будет создана таблица, содержащая весь фонд библиотеки. Таблицы будут связаны между собой таким образом, чтобы была возможность отследить за каким читателем в определённый момент времени закреплена книга, то есть на руках.

Также будет разработано приложение, включающее в себя инструменты работы как с читателями, так и с библиотечным фондом. Таким образом информация о новых читателях будет вводится через электронную форму, и после подтверждения данных читатель будет добавлен в базу данных. Поиск необходимой книги будет производиться по электронной базе, что существенно сократит время. Так как весь фонд книг будет представлен в базе, то при выводе из эксплуатации какого-либо издания или наоборот поступлении нового, будет проходить при заполнении определённого вида формы на компьютере, что не позволит сделать ошибок.

Комплекс предложенных мер позволит, значительно сократить время ожидания читателей и сведёт к минимуму риск появления ошибок при заполнении разнообразных документов.