Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Проанализируем бизнес-процесс складского учета. Для этого осуществим моделирование бизнес-процессов в методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Складской учет». Управление процессом осуществляется с помощью регламентов, должностных инструкций и приказов. Механизмами процесса являются сотрудники склада: кладовщик и грузчик.

Входящими потоками процесса являются: ТМЦ и сопроводительная документация. Сопроводительная документация включает в себя договор купли-продажи, счет-фактуру и накладную. Выходящими потоками являются: проверенные документы, размещенные ТМЦ, претензионный акт, брак [20].

Рассмотрим процесс складского учета более подробно. На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы процесса.

Порядок приема товаров на склад организации должен соответствовать следующим правилам: на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. Проверка документации от поставщика включает в себя правильность заполнения документов и наличие подписей материально-ответственных лиц. После проверки документации происходит разгрузка ТМЦ. Затем проводится проверка товара на наличие повреждений упаковочной тары, поскольку при повреждении тары могут быть повреждены ТМЦ.

После проверки товара кладовщик осуществляет учет товара. Учет товара осуществляется в карточке товара, которая оформляется на каждое наименование товара. После того как поступивший на склад товар был учтен, грузчик осуществляет размещение товара на складе в соответствии с требованиями оптимизации хранения ТМЦ на складе организации [16].

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса складского учета

Рисунок 2. Декомпозиция процесса складского учета

Рассмотрим более подробно каждый процесс. На рисунке 3 представлена модель процесса проверки сопроводительной документации в нотации IDEF3. На этом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. В большинстве случаев, такая документация представлена:

---

1. Товарно-транспортными накладными.
2. Счетами-фактурами.
3. Накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.).
4. Путевыми листами.
5. Удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

• данные грузоотправителей и грузополучателей;
• количество товара;
• ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи. На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку [18].

На рисунке 4 представлена модель процесса учета поступивших ТМЦ. Кладовщик осуществляет оформление карточки товара на каждое новое наименование товара, которое еще не поступало на склад организации. В карточку вносятся данные о количестве поступивших ТМЦ, оформляются

Рисунок 3. Модель процесса проверки документов

Рисунок 4. Модель процесса «Учет товара»

приходный ордер и акт приемки ТМЦ [19].

После того как закончен учет поступившего на склад товара, грузчик приступает к размещению ТМЦ на складе организации. Сначала кладовщик планирует размещение ТМЦ на складе в соответствии с требованиями оптимизации заполнения склада. Далее в соответствии с планом размещения ТМЦ грузчики загружают ТМЦ на телеги и размещают ТМЦ на площади склада. Модель бизнес-процесса представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Модель процесса размещения товара

2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

---

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

На основании проведенного анализа бизнес-процессов складского учета можно выделить следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на планирование размещения ТМЦ на складе. Поскольку деятельность склада не является автоматизированной, кладовщику приходится самому отслеживать наличие свободных мест на площади склада. Чем больше площадь склада, тем выше временные затраты на обход площади и выявление свободных мест. В некоторых организациях существует развернутая сеть складских помещений, что увеличивает затраты на отслеживание свободного места на складе в несколько раз. План размещения ТМЦ на складе составляет кладовщиком вручную, вследствие чего временные затраты на составление плана также являются высокими. Процесс составления плана размещения ТМЦ является трудоемким, поскольку необходимо руководствоваться широким рядом правил для достижения оптимального и эргономичного результата.
2. Высокие временные затраты на формирование документооборота. При ведении бумажного документооборота существует вероятность допущения ошибок при заполнении форм и утери документов. Так же сотрудники уделяют ведению документации большее количество времени чем своим прямым обязанностям. Ведение бумажного документооборота характеризуется высоким уровнем расходов на закупку бумаги. Переход к электронному документообороту поможет учреждению сократить затраты на расходные материалы на 60%. Архив документов при ведении бумажного документооборота имеет положительную тенденцию роста и занимает все больше места. Переход к бумажному документообороту поможет сократить рост численности архива документов на 40%. Поиск нужного документа в архиве требует значительных временных затрат. Бумага является недолговечным материалом в связи с чем сохранность документа подвергается риску внешних воздействий. Ведение бумажного документооборота характеризуется отсутствием централизованного хранилища документов. Документы постоянно перемещаются между получателями. Процесс перемещения документа от одного респондента к другому так же требует высоких временных затрат. При этом отсутствует возможность контролировать нахождение документа.

На основании проведенного стоимостного анализа можно отметить, что самые высокие финансовые затраты приходятся на бизнес-процессы, связанные с учетом поступившего товара и размещением его на складе.

---

В современных складских информационных системах существует функция планирования складского пространства: оператор один раз вводит в программу данные о размещении стеллажей на складе, а затем система сама рассчитывает оптимальное расположение товара в складском помещении.

С внедрением складской информационной системы снизятся временные затраты на учет поступившего товара, поскольку такие системы включают возможность учета товара по штрих-коду, используя специальное оборудование.

С внедрением складской информационной системы произойдет реорганизация основного бизнес-процесса, что позволит снизить затраты на управление процессом.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения в бизнес-процессе складского учета, которые последуют после внедрения информационной системы. На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Складской учет». Управление процессом осуществляется с помощью регламентов, должностных инструкций и приказов. Механизмами процесса являются сотрудники склада: кладовщик и грузчик.

Входящими потоками процесса являются: ТМЦ и сопроводительная документация. Сопроводительная документация включает в себя договор купли-продажи, счет-фактуру и накладную. Выходящими потоками являются: проверенные документы, размещенные ТМЦ, претензионный акт, брак.

Рисунок 6. Контекстная диаграмма процесса складского учета

Рассмотрим декомпозицию процесса складского учета. На рисунке 7 представлена декомпозиция контекстной диаграммы процесса. Порядок приема товаров на склад организации должен соответствовать следующим правилам: на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. Проверка документации от поставщика включает в себя правильность заполнения документов и наличие подписей материально-ответственных лиц. После проверки документации происходит разгрузка ТМЦ. Затем проводится проверка товара на наличие повреждений упаковочной тары, поскольку при повреждении тары могут быть повреждены ТМЦ.

После проверки товара кладовщик осуществляет учет товара. Учет товара осуществляется в карточке товара, которая оформляется на каждое наименование товара. После того как поступивший на склад товар был учтен, грузчик осуществляет размещение товара на складе в соответствии с требованиями оптимизации хранения ТМЦ на складе организации. Вся документация формируется в информационной системе и все движения ТМЦ на складе учитываются сначала в информационной системе, в которой формируются учетные документы.

---

Рассмотрим более подробно каждый процесс. На рисунке 8 представлена модель процесса проверки сопроводительной документации в нотации IDEF3. На этом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. В большинстве случаев, такая документация представлена:

1. Товарно-транспортными накладными.
2. Счетами-фактурами.
3. Накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.).
4. Путевыми листами.
5. Удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Рисунок 7. Модель процесса складского учета

Рисунок 8. Модель процесса проверки документов

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

• данные грузоотправителей и грузополучателей;
• количество товара;
• ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи. На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку. На рисунке 9 представлена модель процесса проверки товара.

На рисунке 10 представлена модель процесса учета поступивших ТМЦ. Кладовщик осуществляет оформление карточки товара на каждое новое наименование товара, которое еще не поступало на склад организации. В карточку вносятся данные о количестве поступивших ТМЦ, оформляются приходный ордер и акт приемки ТМЦ.

После того как закончен учет поступившего на склад товара, грузчик приступает к размещению ТМЦ на складе организации. Сначала кладовщик планирует размещение ТМЦ на складе в соответствии с требованиями оптимизации заполнения склада. Далее в соответствии с планом размещения ТМЦ грузчики загружают ТМЦ на телеги и размещают ТМЦ на площади склада. Модель бизнес-процесса представлена на рисунке 11.

---