Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Движение библиотечного фонда".pdf

ВВЕДЕНИЕ

Ежедневно нас окружает большое количество информации, объем которой растет день ото дня. Вместе с ним увеличивается потребность в автоматизации процессов обработки информации, её сортировки и хранения.

В данной курсовой работе описывается процесс разработки и создания бизнес-процесса «Движение библиотечного фонда». Выбор темы основан на стремлении упростить, посредством информационных технологий, процесс функционирования библиотеки. При этом: сократится время на поиск информации о книжном или электронном издании, наличии экземпляров, данных о читателях, ускорится процесс формирования отчетов, выдачи книг.

В настоящее время эффективность работы любого учреждения заключена в автоматизации всех внутренних обменных процессов, что обуславливает актуальность данного исследования.

Целью выполнения курсовой работы является повышение уровня знаний, в области проектирования информационных систем, закрепление основных навыков по описанию, оформлению и представлению результатов проделанной работы.

Объектом исследования является автоматизированная информационная система, а предметом исследования - бизнес-процесс «Движение библиотечного фонда».

Для достижения поставленной цели в работе ставятся следующие задачи:

• самостоятельно изучить предлагаемую литературу по проектированию информационных систем, а также подобрать материалы в соответствии с выбранной темой;
• провести анализ, систематизацию, полученных знаний в процессе написания работы и выполнения практического примера;
• установить, по каждому разделу, основные проблемы, проанализировать их и предложить существующее или же альтернативное решение;
• разработать информационную модель бизнес-проекта и её описание;
• обосновать выбор программных и технических средств разработки;
• разработать алгоритм функционирования системы;
• разработать программное решение;
• провести тестирование программы;
• сформировать вывод на основании проведенного анализа.

Немаловажное внимание следует уделить выявлению слабых мест в действующей системе обработки данных библиотеки и предусмотреть их исключение при проектировании системы.

При разработке самой программы необходимо учитывать ряд требований:

• должно быть создано не менее 3-х таблиц в базе данных;
• необходимо предусмотреть проверку ошибок ввода при заполнении форм;
• предусмотреть формирование всех необходимых отчетных документов;
• пользователь должен иметь доступ к просмотру, редактированию данных, иметь право на просмотр всех отчетов;
• программа должна иметь простой и понятный интерфейс, быть удобной в использовании.

В первом разделе рассмотрим теоретическую составляющую курсовой работы, дадим определение необходимым терминам, охарактеризуем существующую систему обработки информации.

Во втором разделе пошагово рассмотрим процесс проектирования информационной системы.

1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В современных реалиях библиотекам приходится функционировать в сложных условиях. Повсеместное распространение электронных библиотек в сети интернет с платными подписками, возможность быстрого поиска и загрузки необходимого электронного издания, всё это приводит к снижению потока читателей, обращающихся в местные стационарные библиотеки. Для привлечения читателей, увеличения конкурентоспособности и успешной деятельности библиотекам необходима полная автоматизация внутренних процессов. Трудно представить современную библиотеку, где весь учет ведется до сих пор в бумажном виде. Подобный подход значительно затрудняет деятельность: замедляет скорость обслуживания читателей, увеличивает риск утери карточек учета изданий, личных карточек читателей и другое.

В данном курсовом проекте рассмотрим автоматизацию бизнес-процесса «Движение библиотечного фонда» библиотеки на примере «Центральной библиотеки» города Пикалево, Бокситогорского района, Ленинградской области.

Система автоматизации проектирования – это автоматизированная информационная система, предназначенная для автоматизации деятельности подразделений проектной организации или коллектива специалистов в процессе разработки проектов изделий на основе применения единой информационной базы, математических и графических моделей, автоматизированных проектных и конструкторских процедур. [7 Уткин В. Б., Балдин К. В. Информационные системы в экономике. Учебник для студ.высш.учеб.заведений. – М.: Академия. C.42]. На основании определения, процесс автоматизации в выбранной библиотеке включает в себя ряд задач:

• • учет существующих читателей и внесение в базу новых;
  • учет печатных и электронных изданий, хранящихся в библиотеке, а также регистрация новых;
  • учет выдачи и возврата изданий.

Следует заметить, что задачи связанны между собой. Например, операция по выдаче книги затрагивает как систему учета читателей, так и систему учета печатных или электронных изданий.

Существует два вида учета библиотечного фонда: внутрибиблиотечный и бухгалтерский (бюджетный). В государственных учреждениях одновременно ведется и внутрибиблиотечный, и бухгалтерский учет [3 статья 12 Федерального закона. п.6].

Формирование учета осуществляется на основе информационных потоков, задействованных в системе.

Информационный поток – это совокупность циркулирующих в системе, между системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля операций [5 Грекул В. И.; Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ», 2016. C.248].

Определим входные и выходные информационные потоки в проекте:

• • входные: данные о читателях (фамилия, имя, отчество, домашний телефон, домашний адрес), данные об изданиях (название, год издания, автор, объем издания, цена), данные об издательствах (наименование, город, телефон, электронный адрес), данные о выданных экземплярах (номер издания, дата выдачи, дата возврата, номер читательского билета);
  • выходные: все отчеты (выданные издания, все издания находящиеся в библиотеке, зарегистрированные читатели и другие).

Функционалом создаваемой системы пользуются сотрудники всех отделов. Поэтому система должна: обладать удобным и интуитивно-понятным пользовательским интерфейсом, работать без прерываний и критических ошибок, выдавать сообщения при неправильном заполнении форм, некорректном формате данных, обеспечивать целостность базы данных.

1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов

Существующая на данный момент модель документооборота в «Центральной библиотеке» города Пикалево, значительно устарела и имеет ряд недостатков. Внедрение автоматизации позволит исключить возможность утери данных, а также быстро анализировать информацию, предоставлять отчеты.

Для начала создадим контекстную диаграмму IDEF0 информационной системы.

IDEF0 используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции [1 Методология функционального моделирования IDEF0 Руководящий документ. C.5].

Стандарт IDEF0 включает в себя три основных принципах:

• принцип функциональной декомпозиции: каждая функция может быть разделена на более простые функции;
• принцип ограничения сложности: количество блоков от 2 до 8;
• принцип контекста: моделирование любого процесса начинается с создания контекстной диаграммы, включающей в себя только один блок – главная функция системы.

Контекстная диаграмма разрабатываемого бизнес-процесса изображена на рисунке 1.1.

Диаграмма включает в себя:

1. Входные потоки:

• данные об изданиях;
• данные о читателях.

1. Управляющие потоки:

• законодательство РФ;
• методика подсчета выданных изданий;
• методика стоимости всех изданий.

1. Ресурсные потоки:

• библиотекарь;
• база данных библиотеки.

1. Выходные потоки:

• количество выданных изданий (информация представлена в виде таблицы);
• стоимость всех изданий (информация представлена в виде таблицы).

Рисунок 1.1 Контекстная диаграмма информационной системы

Теперь проведем функциональную декомпозицию системы. Результат представлен на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 Декомпозиция второго уровня

На выходе получаем пять блоков диаграмм декомпозиции:

• управление личными карточками читателя: входные данные получаем из «Информации о читателе». Исходя из данных документов заполняются поля в личной карточке читателя (фамилия, имя, отчество, номер читательского билета, домашний телефон и домашний адрес). Эти данные заносит непосредственно библиотекарь. Им же осуществляется ввод, удаление или редактирование информации о читателе в базе данных. Информация в каждом блоке должна соответствовать законодательству РФ (законам, указам, постановлениям и т.д.);
• управление изданиями: в форме в соответствующие поля вводим данные о новых изданиях: код печатного издания или код электронного издания, название издания, ФИО автора, издательство, жанр, тематика, цена, количество экземпляров. Запись данных осуществляет библиотекарь.
• выдача изданий: при выдаче сотрудником библиотеки указывается код издания, номер читательского билета, дата выдачи и дата возврата;
• получение информации о количестве выданных изданий: список формируется в виде таблицы на основе данных о выданных изданиях;
• получение информации о стоимости всех изданий: из базы данных автоматически берется информация о стоимости каждого издания и суммируется.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Все документы включенные в библиотечный фонд утверждены Приказом Минкультуры РФ от  08.10.2012 № 1077 [2 Приказ Министерства культуры РФ №1077]. В библиотеке осуществляется комплектование, хранение и использование документов.

Для учета документов существуют регистры индивидуального и суммарного учета. К регистрам индивидуального учета можно отнести карточки регистрации на определенный вид издания, каталоги учета. К регистрам суммарного учета относятся журналы общего учета библиотечных изданий в которые включена дата поступления и выбытия, а также отражено движение в течении определенного периода.

Поступление документов происходит при покупке, подписке, дарении, пожертвовании и т. д. Издания учитываются по первичным учетным документам (накладная, акт о приеме документов). При поступлении документов вследствие дарения оформляется акт о приеме документов. Документы, заменяющие утерянные, оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Все издания, поступающие в библиотеку обязательно подлежат суммарному учету. Затем каждому изданию при занесении в базу присваивается индивидуальный номер (код издания). Код издания не может быть изменен в течение времени нахождения издания в библиотеке. При удалении издания из фонда, его номер не присваивается другим принятым изданиям.

Все поступающие издания обязательно маркируются при помощи штемпелей, штрих-кодов и других видов маркировки. Электронные издания идентифицируются специализированными программными средствами.

Затем форма отражающая информацию о поступлении за определенный период передается в бухгалтерию.

Удаление издания из библиотечного фонда происходит по причине ветхости, дефектности, повреждения, окончании лицензионного соглашения (для электронных изданий). Необходимо заметить, что не допускается удаление изданий в единственном экземпляре с бессрочным сроком хранения.

При выбытии изданий оформляется акт о списании в котором указываются сведения о количестве и цене списываемых документов, причина списания. В случае утери/хищении печатного издания к акту о списании прилагается документ подтверждающий утрату или заключение уполномоченных органов.