Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара(Описание предметной области. Постановка задачи.).pdf

Экономическая сущность задачи «Выбор поставщика» сводится к следующему: на основании списка поставщиков в соответствии с заявкой, информации о поставщиках и учитывая статистику продаж выполняется поиск поставщика по зпданным критериям. По результатам выбора заполняется карточка поставщика. В карточке указываются код поставщика, наименование поставщика, данные для связи, счет.

Далее в соответствии с отобранными поставщиками и заявкой на покупку товара формируется запрос поставщикам. После получения коммерческого предложения и прайсов производится оценка поставщика и составляется список подходщих поставщиков.

Экономическая сущность задачи «Формирование заказа» сводится к следующему: товаровед на основании заявки на закупку товара согласно методу закупки товаров выполняет ее обработку и формирует заявку на поставку или повторный заказ. В заявке поставщику указываются код товара, наименования товара, единица измерения, количество, цену.

Далее ведутся переговоры с поставщиками, результатом которых является соглашение на поставку. На основании соглашения составляется договор о поставке с каждым поставщиком. На основании договора выполняется оформление и отправка заказа.

Экономическая сущность задачи «Контроль исполнения заказа» сводится к следующему: товаровед на основании договора о поставках, заполненной формы заказа в соответствии со своими должностными инструкциями получает подтверждение о выполнении заказа, подтверждает факт отгрузки товара поставщиком. Затем менеджер отдела поставок выполняет контроль факта получения товара, проверяет документы, составляет рекламации и формирует документы на закупленный товар. На основании этих документов при необходимости формируются отчеты по поставкам товара.

Экономическая сущность задачи «Возврат товаров поставщику» сводится к следующему: на основании документов о принятии товара и рекламаций производится его проверка на соответствие требованиям заказчика. В результате составляются необходимые акты, претензии. Выполняется отправкатовара поставщику с сопроводительными документами. Менежер отдела поставок получает замену товара и формирует отчет по поставкам товара.

2 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

---

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Как и в торговом, так и производственном бизнесе есть цепочка отношений, и строится она как производитель – поставщик – покупатель. Очень большую роль в бизнесе играет правильное налаживание отношений с поставщиками, ведь именно от них зависит сроки поставки, цена, качество, ну, и впоследствии, прибыль. Рассмотрим новую технологию работы с поставщиками ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС».

1. Заключение договора об оптимальной ценовой политике.

Цена должна удовлетворять не только заказчика, но и самого поставщика. При планировании долгосрочных коммерческих отношений фирма, поставляющая товар должна, также быть заинтересована сотрудничать длительное время. Также очень важно на начале сотрудничества с поставщиком договариваться о возможных скидках на основе постоянности и объёма заказов.

2. Развитие доверия между субъектами бизнеса.

Надёжность и процветание фирмы зависит от уровня доверия к поставщику, однако необходима некоторая осторожность, ведь доверие развивается временем.

3. Не допускать финансовой задолженности перед поставщиками.

В противном случае дело может дойти до судебного разбирательства, а также к потере отношений с нужным и важным субъектом.

4. Учет сроков поставки.

Задержки заказываемой продукции могут сильно повлиять на имидж и доход предприятия.

5. Договор о качестве товара

Договор о качестве товара является одним из самих важных аспектов сотрудничества между заказчиком и поставщиком. В этом вопросе обязательно обговариваются все возможные форс-мажорные обстоятельства, такие как дефекты, нарушения технологий, просрочка (к примеру, поставка скоропортящихся продуктов должна контролироваться подобным договором для того, чтобы не получить испорченный товар).

6. Штрафы, пени и премии

Важным моментом является оговор штрафов, пени и премий в соответствии с сотрудничеством между поставщиками и заказчиком. Качественную работу всегда нужно поощрять, но и соответственно нарушения наказывать штрафами и пенями для поддержания дисциплины.

Успешный и законный бизнес – это и доверие, и полное соблюдение гласных и негласных правил этики и экономики.

На основе собранной о компании информации разработаем карту процессов. Для формирования карты процессов используем конфигурации цепочки ценностей М. Портера.

---

Задание выполнено при помощи программного средства ARIS Express.

Рисунок 9 – Карта процессов

Выберем один бизнес-процесс из карты процессов и разработаем модель выбранного процесса в нотации EPC. Моделирование выполнено при помощи программного средства ARIS Express.

Бизнес-процесс «Приемка товара»

Подпроцесс «Заключение договоров с поставщиками»

Документы:

Отправленные поставщикам заявки на товар.

Заключенные договора с поставщиками.

События:

Входящее событие

Заявки на товар отправлены всем потенциальным поставщикам из списка поставщиков предприятия ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС».

Исходящие событие

В результате выполнения процесса со всеми поставщиками должны существовать договора.

Таблица 2 – Действия

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Менеджер по поставкам	Получение подтверждения комплектации заказа от поставщика	Согласованные заявки на сырье, материалы и комплектующие.	Список поставщиков, подтвердивших заявку.
2	Менеджер по поставкам	Проверка наличия договора с поставщиком	Список поставщиков, подтвердивших заявку	Списки поставщиков, подтвердивших заявку, с которыми есть договора и с которыми – нет.
3	Генеральный директор	Заключение/продление договоров с поставщиками	Список поставщиков, подтвердивших заявку, с которыми нет действующих договоров.	Заключенные договора с поставщиками.

Рисунок 10 – Заключение договоров с поставщиками

Для выбранного бизнес-процесса была разработана модель процесса в нотации BPMN.

Модель выполнена при помощи программного средства Bizagi.

Рисунок 11 – Бизнес-процесс «Заключение договора с поставщиками » в нотации BPMN

Генеральный директор дает заявку на поиск нового поставщика. Менеджер по поставкам принимает заявку и рассылает заказы потенциальным поставщикам. Затем на основании откликов от поставщиков выбирается поставщик. Менеджер оформляет договор с поставщиком, уведомляет генерального директора о том, что поставщик найден и отправляет договор ему на подпись. Затем договор вносится в реестр договоров.

---

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Контекстная диаграмма учета поставок в компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» с использованием автоматизированной информационной системы представлена на рисунке 12.

Входы (слева):

• форма заявки на поставку;
• информация о поставщиках;
• договор о поставке товара;
• документы на товар от поставщика;
• статистика продаж.

Выходы (справа):

• документы на закупленный товар;
• отчеты по выполнению договоров;
• отчеты по поставкам товара.

Механизмы и управление (сверху):

• законодательные акты;
• решение руководства о закупке;
• метод закупки товаров;
• конъюнктура рынка;
• должностные инструкции;
• руководство пользователя ЭИС.

Ресурсы:

• товаровед;
• менеджер отдела поставок
• автоматизированная информационная система.

Рисунок 12 – Контекстная диаграмма учета работы с поставщиками в компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» с использованием ЭИС

Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 13.

Рисунок 13 – Диаграмма декомпозиции IDEF0

Теперь Товаровед задействован при формировании заявки на поставку – заполняет электронную форму заявки и контролирует формирование заказа в системе.

Все работы по поставкам товаров выполняются с использованием автоматизированной информационной системы – она выполняет все рутинные операции при выборе поставщиков и формировании заказов, формизует отчеты по поставкам и отчеты по выполнению договоров, а также формирует документы на закупленный товар.

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Поиск поставщика» показана на рис.14.

Теперь всю работу по поиску поставщика выполняет автоматизированная информационная система, используя свою базу данных.

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Формирование заказа» показана на рис.15.

Теперь всю работу по формированию заказа выполняет автоматизированная информационная система, а товаровед только принимает участие в переговорах с поставщиками.

Рисунок 14 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Выбор поставщика»

Рисунок 15 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Формирование заказа»

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Контроль исполнения заказа» показана на рис.16.

Теперь всю работу на этом участке выполняет автоматизированная информационная система и менеджер отдела поставок, используя базу данных и базу договоров.

---

Рисунок 16 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Контроль исполнения заказа»

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Возврат товара поставщику» показана на рис.17.

Теперь всю работу по формированию заказа выполняет автоматизированная информационная система и менеджер отдела поставок. Все документы составляются в электронном виде, а затем отправляются поставщикам или распечатываются.

Рисунок 17 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Возврат товара поставщику»

Таким образом, программа предназначена для решения задач автоматизированной обработки информации при учете контроля поставок товара:

1) хранение данных о поставщиках, поставках, товарах, складах, договорах;

2) вывод в удобной форме данных по запросам пользователя;

2) автоматизация обработки информации при различных бизнес-операциях;

4) вывод данных на печать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения курсовой работы были исследованы бизнес процессы предприятия общественного питания ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» в части контроля поставок товара, предложены пути повышения эффективности деятельности компании, конкурентоспособности и обеспечения устойчивого положения на рынке услуг за счет новых информационных технологий.

На основании проведенного анализа компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС», в работе рассмотрены вопросы создания ЭИС компании, развития программного обеспечения информационных систем, базирующихся на современных программных платформах, современных концепциях в области систем управления базами данных, современных концепциях прикладного программирования, интернет технологиях.

Был разработан регламент бизнес-процесса «Контроль поставок товара» и в качестве одной из возможных концепций улучшения бизнес-процессов компании предложена информационная система, которая обеспечивает работу с данными: ввод, удаление, поиск, распечатка информации о поставщиках, товарах, заказах, выборку необходимых данных и т.д.

Использование системы позволит:

• разработать новые технологические схемы взаимодействия поставщиков и персонала предприятия;
• получать оперативную информацию различного вида по поисковым запросам;
• накапливать, классифицировать информацию о поставщиках;
• принимать оперативные решения;
• совершенствовать существующую отчетно-учетную документацию;
• сократить и унифицировать документооборот;
• уменьшить вероятность ошибок и потери документов;
• унифицировать процедуру принятия решений по планированию закупок товаров.

---