Файл: Методы и средства проектирования информационных систем (Описание предметной области. Постановка задачи).pdf

Далее идут нормативные ссылки, пример представлен на рисунке 5. Нормативные ссылки.

Рисунок 5. Нормативные ссылки.

В этом пункте регламент может ссылаться на документы организации, которые были приняты раньше.

Далее следуют термины и определение, пример заполнения этого пункта представлен на рисунке 6. Термины и определения.

Рисунок 6. Термины и определения.

Этот пункт также ознакомительный, как и рекомендации. Также регламент составляется не на один год, но он проверяется каждый год, с проверкой следуют ли регламенту сотрудники или же он уже устарел и требуется новый. Сотрудник может уже уволится и на его место придет новый, который не подозревает, какие термины и сокращение использовали при создании регламента, поэтому, этот пункт важен и его нельзя игнорировать.

Далее следует пункт регламента владелец процесса, входы и выходы процесса. Пример его заполнение представлен на рисунке 7. Владелец процесса, выходы и входы процесса.

Рисунок 7. Владелец процесса, входы и выходы процесса.

В процессе документооборота будет не много иначе -

4. Владелец процесса, выходы и входы процесса.

• 1. Владелец процесса - руководитель канцелярии. Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции руководителя канцелярии.
  2. Выходы процесса ( здесь мы будем это рассматривать как выходы исходящей документации, следовательно таблица будет немного иной)

Таблица 1. Выходы процесса.

В таблице 1 представлены выходы исходящей документации. В первом столбце прописывается подразделение организации, во втором - сотрудник или сотрудники которые отправляют документацию и в третьем, что именно подразделение может отправить.

• 1. Входы процесса. В этом пункте может быть также таблица с организациями, откуда приходит входящая документация, но этот список может быть очень велик. Так что единственным входом входящей документации будет канцелярия.

В этом пункте пишутся субподрядчики процесса. Таблица заполняется для случаев, когда действия субподрядчика настолько сложны и ответственны, что между ним и процессом существуют документированные требования по форме и срокам взаимодействия.

Следующий пункт самый важный в регламенте – это выполнение процесса. Пример представлен на рисунке 8. Выполнение процесса.

Рисунок 8. Выполнение процесса.

В нашем процессе это выглядеть будет так -

5. Выполнение процесса.

5.1 Матрица ответственности. Ответственность персонала за функции в Процессе установлена следующим образом:

Должностные лица, ответственные за функции (работы):

1. Владелец процесса - ___________________________________
2. _____________________________________________________
3. _____________________________________________________
4. _____________________________________________________
5. _____________________________________________________
6. _____________________________________________________
7. _____________________________________________________

Таблица 2. Матрица ответственности.

В таблице 2 прописывают все работы, которые должны затрагивается в процессе, также назначаются ответственные за эту работу

5.3 Порядок выполнение функций и работ.

В этом пункте описывается, какие работы и функции, в какой срок нужно выполнить. Пример представлен в таблице 3. Порядок выполнения.

Таблица 3. Порядок выполнения работ

5.4 Ответственность владельца процесса. В этом пункте прописываются обязанности владельца процесса, пример приведен на рисунке 9. Ответственность владельца процесса. Другими словами владелец процесса должен пояснить всем подчинённым сотрудникам о регламенте процесса. Если из за какого то сотрудника регламент будет нарушен, то отвечать за это будет владелец процесса.

Рисунок 9. Ответственность владельца процесса.

Следующим пунктом в регламенте является управление процессом.

И первое что нужно рассмотреть это планирование, пример представлен на рисунке 10. Планирование.

Рисунок 10. Планирование.

Владелец процесса производит планирование хода процесса по следующему регламенту:

1. Входные данные для планирование. Владелец процесса должен составить план по процессу на определённый срок год , полгода. Он может использовать для этого другие данные, например результаты других планов, отчеты своих коллег и т. д.
2. План на бюджет процесса. На каждый процесс в компании должна затрачиваться определённая сумма. Данная сумма должна рассчитываться из нужд компании, выделятся на время, на которое составляется план. Также в нем прописываются пункты, куда и на что уйдут деньги. При вне плановой затрате денег в регламенте нужно приписать при какой сумме владелец процесса может самостоятельно решить возникшую потребность.

Второе что входит в пункт управление процессом это отчетность. Пример показан на рисунке 11. Отчетность.

Рисунок 11. Отчетность

Владелец процесса в обязательном порядке должен отчитываться перед вышестоящим руководством в определенный срок. Отчеты могут быть разными ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Сроки сдачи отчетов устанавливает руководство.

Третьим является - анализ данных со стороны вышестоящего руководителя. Пример переведён на рисунке 12. Анализ данных.

Рисунок 12. Анализ данных

Вышестоящий руководитель должен проводить регулярные анализы процесса, на основе предыдущих отчетов, а также на основе проведённых собраний. Руководитель составляет протокол, который возвращает владельцу процесса, если руководителем были найдены не до четы в процессе, владелец процесса принимает любые меры для их устранения.

Четвертое – это контроль хода процесса. Пример на рисунке 13. Контроль хода процесса.

Рисунок 13. Контроль хода процесса

Владелец процесса является руководителем своей группы людей и для того чтобы руководить было проще и мелкие недочеты были устранены вовремя. Владелец процесса также принимает отчеты от своих подчинённых и проводит нужные собрания по своему усмотрению.

Владелец процесса ведет управление процессом путем принятия оперативных решений. В случае, если финансовая оценка стоимости решения проблемы превышает критерии, установленные в регламенте владелец процесса выносит принятие решения по данной проблеме на вышестоящего руководителя.

Перейдем к следующему пункту в нашем регламенте – ресурсы и процессы. Пример на рисунке 14. Ресурсы процесса.

Рисунок 14. Ресурсы процесса

В этом пункте описываются все ресурсы, которые потребуются для реализации процесса. Это сотрудники (в регламенте прописываются, сколько сотрудников требуется для процесса), это инструктора (помещение в офисе, орг. техника), а также, если требуется это производственная среда. Если регламент рассылается нескольким филиалам, то требованием к помещению может быть только квадратура, а если регламент создаются непосредственно только на одну организацию, то к требованию помещения пишется адрес расположение офиса.

Документирование и архивирование – это еще один пункт в регламенте.

Регламент создаётся на несколько лет, но рано или поздно он будет устаревшим. Но даже после окончания срока действия регламент он хранится в архиве. Около 3-х лет. Все документы, которые были созданы во время регламента, также хранятся в архиве. Срок хранение документов прописывается в регламенте заранее. Пример пункта документирование и архивирование приведено на рисунке 15. Документирование и архивирование.

Рисунок 15. Документирование и архивирование

Порядок внесение изменений в регламент. Через некоторый промежуток времени владелец процесса должен просматривать регламент. По итогам рассмотрения владелец процесса может подлить регламент без изменений, внести некоторые изменения в регламент или принять решение, что регламент устарел.

Пример на рисунке 16. Порядок внесение изменений.

Рисунок 16. Порядок внесение изменений

Если регламент рассылается по филиалам, то в регламенте требуется таблица, по каким подразделениям требуется рассылка копий. Пример рисунок 17. Рассылка

Рисунок 17. Рассылка

Если в регламент вводились, какие то изменения, то в регламенте создается таблица изменений. Пример на рисунке 18. Лист регистрации изменений.

Рисунок 18. Лист регистрации изменений

Привнесений изменений в регламент сотрудники, конечно же, должны ознакомится с изменениями, и расписаться в соответствующей таблице, пример которой представлен на рисунке 19 Ознакомление сотрудников.

Рисунок 19. Ознакомление сотрудников

По всем пунктам регламента мы прошлись. В регламенте могут быть приложение, например образцы документов, которые могут заполнятся в процессе. Пример представлен на рисунке 20 Образец.

Мы разобрали, как составить регламент на процесс «Управление документооборотом» прошлись по всем его основным пунктам. Пунктов может быть как и больше так и меньше все зависит от объёма процесса.

Рисунок 20. Образец

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть» 

В этом параграфе мы рассмотрим вспомогательные программы, которые помогут управлять трудоемким процессом документооборотом.

Всем уже не секрет что в электроном виде документы, приказы, распоряжение быстрее дойдут и вступят в исполнения. Да и в общем в с развитием компьютера и интернета осталось меньше бумажной работы. Существуют целые программы для ведение бизнеса, об одной из них мы и поговорим.

В программе вы можете создать подразделение вашей компании, мы создадим канцелярию и добавим сотрудников, руководителем сделаем Владельца процесса рисунок 21 и 22.

Рисунок 21. Создание группы

Рисунок 22. Добавление сотрудников.

Мы можем создать и другие подразделения, но они нам не требуются. Если штат сотрудников увеличится, мы можем просто добавить нового.

В программе можно создавать задачи на сотрудников добавлять контролера и ставить сроки исполнения. Когда задача создана на сотрудника ему приходит оповещение о том что на него назначена задача и ее срок выполнения, когда он ее выполняет она переходит к контролёру задачи, но а если сотрудник просрочил задачу то контролеру приходит уведомление о том что задача просрочена что очень удобно отслеживать просроченные задачи у сотрудников.

На рисунке 23 представлено создание задачи под названием «Раздать входящею документацию по подразделениям» назначена она на сотрудника 1, а контролером назначен владелец процесса. Задачу мы сделали повторяющею так как раздача документации проходит каждый день, после того как сотрудник ее выполнит то контролер, в данном случае владелец процесса, проконтролирует задачу.