Файл: Проектирование подсистемы подготовки и оформления заказов в составе ERP-системы для ИП «Континент».pdf

ВВЕДЕНИЕ

ERP – аббревиатура, происходящая от английского словосочетания «Enterprise Resource Planning», означающего «планирование ресурсов предприятия». ERP-система, или система планирования ресурсов предприятия, позволяет посредством целого комплекса интегрированных приложений создать единую информационную среду с целью автоматизации всех сфер деятельности предприятия от планирования бизнес-процессов до контроля над их реализацией и последующего анализа достигнутых результатов. ERP – Организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система – конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP.

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

В условиях сложившейся экономической ситуации важнейшая задача для любой компании – плавно преодолеть сложный период и в момент бурного роста занять лидирующие позиции. Для этого нужно использовать инструмент, который позволит:

• привлекать клиентов за счет учета предварительных заявок;
• оптимизировать работу продавцов-консультантов за счет сокращения рутинного непроизводительного труда;
• автоматически рассчитывать «бонусы» продавцов-консультантов и т.п.

Цель данной курсовой работы спроектировать подсистему подготовки и оформления заказов для Кинешемского салона-магазина оргтехники «Континент». Исходя из поставленной цели, представляется необходимым решение следующих взаимосвязанных задач:

• изучить преимущества и недостатки существующей системы обработки информации в организации;
• раскрыть предметную область и особенности запросов пользователей;
• обосновать выбор системы управления базами данных и средства программирования применительно к новым условиям.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Кинешемский магазин оргтехники «Континент» функционирует в форме собственности ИП Валеров В. А., основным видом деятельности предприятия является удовлетворение потребностей населения в плане продажи компьютеров и сопутствующих товаров, а также расходных материалов (например, к принтерам или чистых cd-дисков). В рамках магазина также оказываются услуги сопутствующего типа, например тестирование и диагностика персональных компьютеров, заправка картриджей струйных и лазерных принтеров. Для обеспечения деятельности магазина, понятное дело требуется штат работников определенной квалификации. В данном курсовом проекте как раз и предпринимается попытка создания базы данных учета кадров на предприятии.

Приведем основные технико-экономические показатели салона-магазина «Континент».

Таблица 1.1. – Технико-экономические показатели Кинешемского салона-магазина «Континент» за 2016 год

Представим организационную структуру управления предприятием. Предприятие функционирует в рамках классической линейной управленческой структуры, основу которой составляет единоначалие в лице руководителя (собственника) предприятия, ему подчиняются все образующие предприятия структурные единицы и подразделения (см. рис. 1.1.):

Рис. 1.1. – Организационно-управленческая структура предприятия

Анализ деятельности организации позволяет сделать следующие выводы о ее деятельности, как следует из предоставленных сведений в сравнительном отношении показатели по продажам уступают показателям по услугам, однако само руководство предприятия рассматривает производство услуг, как более важный фактор, обеспечивающий доходность предприятия. Поэтому предоставление услуг является необходимым условием поднятия уровня финансового результата предприятия. Тем более, что по сложившейся предпринимательской практике производство услуг является более предпочтительным направлением деятельности, что в данном случае и подтверждается представленными результатами деятельности. Решающим моментом здесь, по мнению руководства, является построение автоматизированной системы учета клиентских заявок, поскольку на данной стадии деятельности клиентские заявки фиксируются, что называется, по старинке путем занесения их в тетрадь. Недостаток такого подхода очевиден, ибо это затрудняет выделить спектр наиболее предпочитаемых обращений клиентов, поскольку для анализа каждый раз придется перелистывать тетрадку, что не совсем удобно, точнее совсем не удобно.

Дополнительная организационная информация была получена мной при прохождении практики.

Рассмотрим функциональные задачи подразделений предприятия. Задачи отделов продаж головного предприятия и Заволжского филиалы сходны по функциональному смыслу – это формирование прибыли за счет продаж оргтехники и расходных материалов к ней.

Рассмотрим должностную инструкцию продавца-консультанта для определения функциональных назначений отделов продаж.

Обязанности продавца–консультанта:

• обеспечивает   бесперебойную   работу  товарной  секции, находится  в течение  всего  рабочего времени на своем рабочем месте и  может  покидать  свое  рабочее место только в случае замены его другим Продавцом  с согласия  директора;
• осуществляет  предупредительное  и вежливое  обслуживание покупателей,  создает  для  них  необходимые  условия  для  подбора и ознакомления  заинтересовавшего  их  товара,  контролирует отсутствие нарушений  правил  торговли,  принимает меры по обеспечению отсутствия      очередей;
• производит   полную   предпродажную  подготовку  товаров (проверку наименования,  количества,  комплектности,  сортности, цены, соответствия маркировки, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее);
• сообщает  своему  непосредственному  руководителю,  а  в необходимых случаях и администрации предприятия, о случаях обнаружения товаров, не соответствующих требованиям предпродажной подготовки;
• размещает и выкладывает товары по группам, видам с учетом товарного соседства, частоты спроса, удобства работы;
• осуществляет  предложение  и показ  товаров  покупателям; оказывает покупателям   помощь в выборе товаров, консультирует покупателей  по  вопросам  назначения,  свойств,  качества товаров, о правилах ухода за товарами, о ценах, о предложении взаимозаменяемых товаров, новых и сопутствующих товаров; производит подсчет стоимости покупки, выдачу чека, оформление паспорта (иного документа) на товар, имеющий гарантийный срок; производит упаковку покупки,  выдачу или передачу покупки на контроль; производит обмен товаров;
• контролирует наличие товаров в торговой секции, проверяет качество,  сроки  годности  товаров,  проверяет наличие и соответствие маркировок, ценников на товарах;
• принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
• информирует  руководство  об  имеющихся  недостатках  в обслуживании покупателей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Права продавца-консультанта:

• предпринимать  соответствующие  действия  по  устранению  конфликтных ситуаций и причин, их повлекших;
• давать   объяснения  по  существу  и причинам  возникших  конфликтных ситуаций;
• вносить предложения администрации предприятия по улучшению работы, относящейся  к функциональным  обязанностям  Продавца-кассира и всего предприятия в целом.

Сервисный центр. Предназначен для осуществления сервисного обслуживания компьютеров и прочей оргтехники клиентов. К задачам специалистов сервисного центра также относится заправка картриджей для лазерных и струйных принтеров, а также выполняют проверку и диагностику оборудования, компьютеров клиентов.

Клиентская служба создана с целью формирования и сбора клиентских заявок, клиентская служба выделена в отдельное подразделение и размещена в филиале исходя из мощностей предприятия в первую очередь производственных площадей, а также с целью точного и правильного изучения рыночной конъюнктуры в сфере работы с клиентскими заявками. Ну, бухгалтерия понятно осуществляет учетную и контрольную функции.

Основной задачей менеджера по персоналу оказывается формирование кадрового состава предприятия, включая филиал.

1.1.1. Программная и техническая архитектура информационной системы предприятия салона-магазина «Континент»

Локальная сеть имеет высокоскоростной выход в Internet через сетевой коммутатор (сетевой коммутатор или свитч (от англ. Switch – переключатель) – устройство, предназначенное для соединения нескольких узлов компьютерной сети в пределах одного сегмента). Компьютеры Кинешемского представительства компании «Континент» оснащены жидкокристаллическими мониторами и осуществляют работу на основе операционной системы Windows 7.

Директор, Главный бухгалтер и старший менеджер отдела продаж Кинешемского салона-магазина компании «Континент» имеет персональный компьютер со следующей конфигурацией:

• процессор AMD Phenom II X6 1090T tray;
• Материнская плата MB Gigabyte GA-890FXA-UD5;
• оперативная память DDR3 1800MHz 2*2GB Kingston HyperX  (KHX1800C9D3/2G);
• видеокарта Radeon HD5870 1GB Sapphire Vapor-X;
• жесткий диск 1.5 TB Western Digital (WD1503FYYS).

Продавец-консультант салона пользуется следующим типом ЭВМ:

• Phenom II X4 965;
• Материнская плата MB Gigabyte GA-880GA-UD3H;
• оперативная память Hynix DDR3 1333 MHz 2*2 GB;
• видеокарта GeForce GTX 460 768MB;
• жесткий диск 1Tb Hitachi (HDS721010CLA332).

У сервисных менеджеров компьютеры имеют следующую конфигурацию:

• процессор AMD Athlon 64 II X4 635;
• Материнская плата MB Asus M4A785TD-V EVO Socket AM3;
• оперативная память Hynix DDR3 1333 MHz 2*2 GB;
• видеокарта GeForce GTS 450 1GB (Palit);
• жесткий диск 640GB Western Digital (WD6400AAKS).

На рисунке 1.2. представлена схема программно-технической архитектуры Кинешемского салона-магазина «Континент».

Рис. 1.2. – Схема программно-технической архитектуры Кинешемского салона-магазина «Континент»

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Рассмотрим бизнес-процессы, которые происходят на описываемом предприятии. В соответствии с организационной диаграммой, доходную часть предприятия реализуют подразделения Отдел продаж, реализующий продажу товаров и Сервисный центр, реализующий спектр для клиентов услуг по обслуживанию оргтехники. Рассмотрим подробно бизнес-процессы, происходящие именно в этих подразделениях. Для этого применим средство функционального проектирования BPWin 4.1.

Разработаем модель, отражающую действующие бизнес-процессы в организации Кинешемский салон-магазин «Континент». Для этого с помощью описанного средства проектирования. Используем одновременно стандартные методологии IDef0 и DFD. При этом самю верхнюю контекстную диаграмму нулевого уровня разработаем с использованием методологии IDef0, а так называемые декомпозиции процессов будем осуществлять в рамках методологии DFD. В результате получится так называемая модель As-Is, в переводе с английского «как есть». Эта модель отражает бизнес процессы действующие до применения каких-либо усовершенствований (в нашем случае без предлагаемой автоматизации системы учета).

Опишем существующие бизнес процессы, выявленные в результате исследования предметной области.

Рассмотрим процессы, классифицировав их по структурным подразделениям.

СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР

Представим в виде следующее таблице, список бизнес процессов с входами и выходами для сервисного центра: