Файл: Понятие, характеристика и формы учетных регистров.pdf

Введение

В результате своей деятельности любое предприятие осуществляет какие-либо хозяйственные операции, принимает те или иные решения. Практически каждое такое действие находит отражение в бухгалтерском учете.Бухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими на предприятии. Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.Форма бухгалтерского учета — порядок сочетания различных видов учетных регистров, предопределяющих методику и технику группировки и систематизации хозяйственных операций, связь синтетического и аналитического учета, технологию и организацию учетного процесса.Такая процедура обобщения учетной информации необходима в первую очередь самому предприятию и связана с необходимостью уточнения, а в ряде случаев и корректировки дальнейшего курса финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия.Пользователями такой информации являются руководители, учредители, участники и собственники имущества предприятия.

Глава 1.Учетные регистры

1.1 Понятие, характеристика и формы учетных регистров

Учетные регистры - таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законодательством предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.На практике используются следующие формы бухгалтерского учета: журнально-ордерная форма, мемориально-ордерная форма, Журнал-Главная, автоматизированная форма, упрощенная форма, простая форма бухгалтерского учета. Они различаются между собой: количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью хронологических и синтетических, синтетических и аналитических регистров; последовательностью и техникой записи в учетные регистры; степенью автоматизации учетно-вычислительных работ. Принятая форма отражается в учетной политике предприятия.

Характеристика основного регистра - журнала-ордера

Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, записи в журнале-ордере по кредиту счета 50 "Касса" (Приложение 4) производятся как итог за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3-5 дней) в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.Шахматная журнально-ордерная форма, в которой заполняются журналы-ордера, появилась вследствие регистрации записей на основании кредитово-дебетового принципа, когда параллельно оформляются и кредит по одному счету и дебет по нему же. В результате такого порядка итоговая сумма хозяйственной операции записывается только единожды, и ее повторений не допускается. Все записи журнально-ордерная форма разрешает выполнять только на основании первичной приходной документации.

Все журналы-ордера открываются ровно на месяц, и для удобства их ведения специалист, ответственный за их заполнение, может разделить учетные регистры по виду корреспондирующих счетов, заведя несколько тетрадей (книг для записей). В течение месяца записи могут вноситься как непосредственно в сам учетный регистр, так и суммироваться в специальных вспомогательных ведомостях (в случае, если однотипных счетов на небольшие суммы достаточно много). В качестве таких вспомогательных ведомостей в журнально-ордерной системе могут быть использованы:

непосредственно ведомости, на которых основывается журнально-ордерная форма;

расшифровочные листы;

все виды финансовой или производственной отчетности;

табличная форма.

Перенос данных из ведомостей может осуществляться в любое удобное время (еженедельно, в конце месяца или каждый день). В конце каждого месяца итоговые суммы, для получения которых и ведутся журналы-ордера, переносятся в следующий учетный регистр журнально-ордерной системы — Главную книгу.

Ведение учетных регистров журнально-ордерной системы, таких как журналы-ордера, необходимо и для вывода правильного сальдо, которое заносится на бухгалтерский баланс организации.

Главная книга (гроссбух) – основной сводный регистр бухгалтерского учета, в котором отражаются данные за отчетный год по всем счета бухгалтерского учета. По каждому счету в Главной книге записываются из соответствующих регистров (журналов-ордеров и т.п.):

сальдо на 1 января отчетного года;

дебетовый (в корреспонденции с кредитуемым счетами) и кредитовый (одной суммой) обороты за месяц;

сальдо на конец месяца.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам в Главной книге должны быть соответственно равны. Данные Главной книги используются при составлении бухгалтерской отчетности.

1.2 Требования к информации ,формируемой в учетных регистрах

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.Требование правильного оформления связано с соблюдением формальных принципов отчетности: составление ее на русском языке, в валюте Российской Федерации.Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.В настоящее время существуют разнообразные формы регистров, что обусловлено разнородностью хозяйственных операций. Существует классификация учетных регистров по следующим признакам:

* форме графления;

* внешнему виду;

* способам заполнения;

* характерам бухгалтерских записей;

* объему содержания

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использование средств вычислительной техники).Бухгалтерские книги - представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней страницы книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с обратной стороны книг сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы затруднительно.Минимальные затраты труда и средств на ведение учета,а также электронные таблицы (при использование средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книги - представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней страницы книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с обратной стороны книг сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы затруднительно.

Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого синтетического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «касса». Иногда книги применяют для пообъектного учета основных средств. Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета.

Впоследнее время, в связи с резким увеличением информационного потока процесс его обработки замедляется: привлечь несколько бухгалтеров для регистрации и обработки информации в одной книги невозможно, как невозможно сделать записи в книги с помощью ЭВМ. Это значительно сужает сферу применения данного вида учетных регистров на крупных и средних предприятиях. Поэтому используются сводные листы и карточки.

Сводные листы - учетные регистры, изготовленные типографическим способом на отдельных листах бумаги. Они хранятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов - ордеров, машинограмм. Общим для учетных регистров в виде свободных листов является то, что все они обязательно имеют:

- указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (как правило, месяц, квартал);

- таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи.

Они удобны в использовании, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками учета, также они облегчают своевременные записи в учетные регистры за счет правильного распределения учетной работы. Они просты в изготовлении и экономичны при использовании. Это самый распространенный вид учетных регистров. Карточки по существу своему являются разновидностью свободных листов.

Карточки - это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках - картотеках. В основном они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, разного рода расчетов и затрат на производство. В отличие от бухгалтерских книг карточки не скреплены между собой, поэтому записи в карточках могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ПЭВМ.Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой .

Картотека - специальный ящик, предназначенный для хранения карточек. Карточки разбиваются на необходимые разделы (по учету материальных ценностей, по учету расчетов) картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек. Наиболее распространены три вида карточек: