Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом".pdf

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В качестве программной среды для реализации автоматизированной системы управления персоналом компании была выбрана СУБД MS Access.

Access – это мощное приложение Windows, прекрасно взаимодействующее с остальными продуктами корпорации Microsoft (Excel, Word, Outlook).

СУБД Access позволяет создавать таблицы для хранения данных, запросы и отчеты для выборки и отображения данных. Для удобства доступа к данным, изменения, добавления и удаления используются формы. Среда разработки снабжена макросами и модулями, которые позволяют значительно расширить возможности обработки информации и построить мощное приложение.

Макросы, встроенные шаблоны и мастера построения объектов базы данных делают эту СУБД простой и понятной в освоении и удобной при создании приложений.

Существуют многочисленные инструменты для разделения базы данных, обеспечения сохранности информации, инструменты совместной работы, создание резервной копии базы данных или проекта, что позволяет создавать клиент-серверные приложения.

В последних версиях большое внимание уделяется взаимодействию с web-технологиями: поддержка XML, расширенные возможности языка SQL, связь с Microsoft Windows SharePoint Service.

Учитывая, что данная среда разработки входит в стандартный пакет Microsoft Office, а возможности СУБД давно переросли уровень настольной, Access является идеальным вариантом для создания базы данных небольшой фирмы [6].

Анализируя возможности, предоставляемые данным программным продуктом, можно отметить тот факт, что для создания большинства приложений, содержащих среднюю степень сложности логики и расчетов, достаточно использовать такие встроенные инструменты, как: мастера, макросы, запросы на языке QBE.

Данные средства помогают просто и быстро создать приложения, практически не прибегая к программированию.

Макрос – представляет из себя последовательность макрокоманд встроенного языка Access, задающих автоматическое выполнение некоторых операций. Под макрокомандой понимают в данном случае замкнутую инструкцию, самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяющей выполняемые действия.

Примером могут служить такие операции, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

QBE (Query by example) представляет собой способ создания запросов с использованием образцов в виде текстовой строки, названия документа или списка документов. Система QBE преобразует пользовательский ввод в формальный запрос к базе данных, что позволяет пользователю делать сложные запросы без необходимости изучать более сложные языки запросов, таких как SQL. Он достаточно прост в освоении благодаря своей наглядности.

Мастера помогают «пройти» по шагам создания и выбирая параметры задать требуемый функционал. Например, создавая на форме элемент «кнопка» необходимо выбрать категорию (работа с формой, работа с записями и так далее), затем выбрать конкретные действия (закрыть или открыть форму для категории «работа с формой») и указать конкретные объекты (например, в каком режиме следует открыть форму и какую именно). Программный код генерируется автоматически.

ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

Информационное обеспечение задачи

Информационная модель и ее описание

На рисунке 2.1 представлена информационная модель процесса управления персоналом, которая отражает взаимосвязь всех объектов – пользователей, форм приложения, таблиц и справочников базы данных.

Рисунок 2.1. Информационная модель

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В качестве входной информации используются:

• анкетные данные сотрудников;
• данные об окладе;
• данные о рабочем времени.

Анкетные данные представляют из себя перечень информации о сотруднике, как то: персональные данные, данные о стаже работы, об образовании, составе семьи. Все эти данные вводятся в экранные формы.

Данные поступают в кадровую службу с приходом нового сотрудника и заполняются в обязательном порядке, упрощая ведение личных карточек сотрудников. Данные в отдел могут поступать в виде заполненной анкеты на бумажном носителе или в виде электронного документа. Как вариант, для больших систем возможен импорт информации о сотрудниках из файлов.

Указанная информация является справочной для последующей автоматизации процесса управления, главная роль в котором отводится ключевому полю – коду сотрудника.

Процесс автоматизации работы кадровой службы, реализованный в рамках настоящей работы, представляет автоматизацию получения и расчета рабочего времени, а также расчета заработной платы.

Для задачи получения и фиксации рабочего времени в системе реализована следующая процедура. Предположим, что каждый сотрудник имеет электронный ключ для входа и выхода из офисного помещения. Считыватели фиксируют время входа и время выхода. С помощью специального ПО данные о входе и выходе собираются со считываетелей и записываются в текстовый файл с разделителями следующего вида, где первый столбец – код сотрудника или код карты или любой другой идентификатор, второй столбец – дата; третий – время первого входа в здание; последний – время последнего выхода:

1 01.10.2010 9:00 18:00

2 01.10.2010 8:00 14:30

1 02.10.2010 9:05 18:06

2 02.10.2010 8:10 17:30

1 03.10.2010 9:11 18:23

2 03.10.2010 7:45 18:30

1 04.10.2010 9:01 18:02

2 04.10.2010 8:20 20:04

1 05.10.2010 9:03 18:00

2 05.10.2010 8:03 16:28

1 06.10.2010 9:00 18:14

2 06.10.2010 8:07 10:30

Затем данные импортируются в таблицу, где и происходит их обработка.

Характеристика результатной информации

Выходная информация– это данные, представленные в виде отчетов, которые можно распечатать или перенаправить. Отчеты вызываются по кнопке с соответсвующим значком.

Примеры выходной информации представлены в таблицах 2.1-2.2.

Таблица 2.1

Отработанное время с разбивкой по дням и фильтрацией по сотруднику

Таблица 2.2

Расчет заработной платы, показанной за один выбранный месяц в разрезе одного сотрудника

Программное обеспечение задачи

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Опишем общие положения относительно программного обеспечения задачи. Для этого составим дерево функций (рисунок 2.2).

Рисунок 2.2. Дерево функций

После ввода правильного пароля осуществляется вход в систему и открытие начальной формы, в качестве которой выступает форма «Сотрудники». Если в компании есть новый сотрудник, а кадровая службе располагает информацией о нем, то первое, что необходимо сделать – это ввести данные в систему, то есть зарегистрировать сотрудника. Если этого не сделать, то дальнейшая работа будет бессмысленна, так как если в процессе работы будут попадаться данные о новом сотруднике, данных о котором нет в системе, то будут возникать ошибки.

Если новых сотрудников нет, то можно отредактировать информацию о уже имеющихся.

Далее следует процедура импорта данных о времени работы сотрудников и расчет рабочего времени за день и заработной платы.

Процедура импорта осуществляется с помощью стандартных процедур, встроенных в среду MS Access, а расчет рабочего времени и оплаты труда производится с помощью запросов по заданным алгоритмам, реализующим сценарии работы пользователя с системой.

На рисунке 2.3 представлен сценарий работы пользователя с системой для всего процесса автоматизации управления персоналом.

Как видно из рисунка 2.3, процесс начинается со входа пользователя в систему. Далее, если сотрудник новый, то производится ввод всех необходимых данных (персональных, о семье, об образовании и т.д.) и далее можно переходить к расчету данных по пользователю. Если при входе в систему необходимо работать с данными сотрудника, который уже внесен в систему, то процедуры ввода данных игнорируются и пользователь переходит сразу к построению отчетов.

Рисунок 2.3. Сценарий работы пользователя с системой управения персоналом

Характеристика базы данных

Для построения таблиц базы данных воспользуемся встроенным в MS Access средством «Конструктор». В ходе создания таблиц ведем названия полей, укажем их тип данных, размер (если нужно) и ограничения, например, может ли поле содержать пустые значения, какого формата данные должны быть введены и т. д. По завершении создания всех таблиц перейдем в пункт меню «Схема данных» и составим схему БД, как показано на рисунке 2.4.