Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (внутриорганизационная коммуникация).pdf

Введение

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Люди приходят в компанию, руководствуются личностными целями и личностными интересами. В компании опять-таки уже есть свои цели и интересы. В этом процессе, этот поток информации – технологическая база, с поддержкой которой происходит это согласование.

Актуальность темы: коммуникации в управлении персоналом выполняют интегрирующую роль. Группирование членов коммуникационного процесса происходит с поддержкой языкового общения. В коммуникациях в обязательном порядке нужно принимать во внимание ее два нюанса: личностный и информационный.

Цель работы: провести анализ сущности, элементов и этапов коммуникационного процесса, рассмотреть сущность процесса коммуникаций, проблемы их эффективности, возможности совершенствования его влияния на эффективность управления организацией.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- проанализировать сущность коммуникаций в организации;

- исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса;

- выявить недостатки организационных коммуникаций.

Объект исследования: коммуникации в системе управления.

В ходе написания работы были использованы научные работы и статьи, официальная и независимая точки зрения на данную проблему, интернет-источники.

1. Коммуникации в системе управления

1.1 Коммуникации в системе управления – понятия, виды, их характеристика

Коммуникация представляет собой процесс обмена мыслями, идеями и сведениями между двумя и более людьми, который основан на обоюдном осознании. Коммуникации выполняют неотъемлемую роль в организации. Они нужны для улучшения процесса работы в компании, оптимизации взаимодействия ее служащих. Отлично налаженные коммуникации способствуют обеспечению эффективной организационной производительности.

Коммуникация, как конфигурация общения двух и более субъектов – считается естественной и обязательной частью процесса управления. С поддержанием коммуникаций сотрудники получают нужные зна­ния. Таким образом, коммуникационный процесс — это важ­ный организационный элемент и условие для успешного становления и внедрения корпоративной модели. Коммуникации плотно связаны с доктриной и практикой управления персоналом, системами и структурами организации и психологией управления. С помощью коммуникационного процесса реализуются цели организации, вводятся свежие идеи, мотивация, исполняется контроль за поведением сотрудников. Коммуникации важны для поддержания авторитета и воли начальника.

Осуществление коммуникационных процессов и создание критериев для удачного функционирования коммуникаций в компании представляют одну из наиважнейших задач управления персоналом. В случае нарушения информационного процесса внутри компании и связи этой компании с внешним миром, ставят под угрозу ее существование. Одной информации мало. Только когда данная информация необходимым образом преобразуется и обрабатывается, обеспечивается существенная и действенная работа компании. Осуществление коммуникаций происходит различными способами: начиная от e-mail, заканчивая информационными технологиями.

Коммуникационный процесс осуществляется в будничной работе при разговорах начальников с их подчиненными, на собраниях, при прочтении документов, телефонных переговорах и так далее. Коммуникациями является процессы производства и управления.

Коммуникации делятся на две группы: межорганизационные и средой фирмы и между управленческими структурами и отделами.

Первая группа предполагает взаимодействие информации с внешней средой – это СМИ, покупатели, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, и т.п. Появление коммуникационного процесса в компании в виде собраний, обсуждений, телефонных разговоров, докладов и т.д., как правило, представляют собой реакцию на влияние внешней среды.

В качестве коммуникаций для компании применяются всевозможные формы. Так, для реализационного продукта применяются формы маркетинга и рекламы. Для того, чтобы соблюсти нормы муниципального урегулирования потребуется письменные, правильно оформленные документы. Исследование рынка проводится при помощи особых каналов, т.е. существует большое количество типов коммуникаций.

Вторая группа представляет собой междууровневые процессы коммуникаций, коммуникации между всевозможными отделами, коммуникации между начальниками и их подчиненными, коммуникации между главой сотрудников, коммуникации в неформальной обстановке.

Система коммуникаций довольно-таки сложная структура и представляет большое количество разновидностей. В управленческом процессе между отделами производятся вертикальные и горизонтальные коммуникации. Вертикальные коммуникации представляют обмен потоками информации между отделами в компании. В данном случае можно выделить восходящие коммуникации, т.е. снизу вверх, и нисходя­щие, т.е. сверху вниз. По нисходящей передается поток информации об осуществляемых решениях в вышестоящих структурах.

Не менее важными считаются и восходящие коммуникации. Компания не может эффективно работать без информации о том, что происходит на производстве. По восходящему каналу передается сообщение о загрузке оснащения, числе сотрудников, поступающем материале и т.д. Временами происходит ситуация, когда для разрешения вопроса в низшем звене необходимо вмешательство руководства высшего уровня. И тогда сообщение по низшим управленческим ступеням передается на самую высокую структуру. Например, вопрос об измененной технологии, который возник на производстве, обязан уладить руководитель компании.

Горизонтальные коммуникации происходят между отделами одной компании либо – между отдельными ее исполни­телями. Следовательно, координируется работа сотрудников по контролю над издержками, рассредоточением ресурсов, сбытом. Главы всевозможных отделов должны информировать друг друга о внедрении новой технологии. Кроме контроля действий, коммуникации по горизонтали содействуют установлению равноправию между отделами, что позитивно воздействует на работу компании в целом.

Определенная коммуникация, как правило, имеет совокупность отдельных признаков.

1.2 Элементы и этапы коммуникационного процесса

Процесс коммуникации представляет собой обмен мыслями между двумя или больше людьми, который приводит к общему осознанию. Целью этого процесса является обеспечение передачи и осознания информационного потока, который представляет собой предмет обмена. В случае, когда общее осознание не произошло, то коммуникационный процесс не состоялся. Из этого следует вывод, что собственно обе стороны выполняют в ней функциональную роль. Процесс коммуникации состоит из таких связанных этапов: генерирование идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, генерирование идеи.

Базовые элементы коммуникационного процесса: отправитель; сообщение; канал; получатель.

Процесс передачи информации между отправителем и получателем проходит несколько этапов. Данный процесс наглядно продемонстрирован на рисунке 1.

Рисунок 1 – Этапы коммуникационного процесса

Начало процесса коммуникации происходит с формирования мысли или отбора информации. Отправитель выбирает, какую весомую мысль необходимо донести. В общем-то, многие такие решения не проходят уже на начальном рубеже, так как отправитель не может уделить необходимое время обдумыванию и обработки мысли. До того, как необходимо передать информацию, она должна быть представлена должным образом, текстом, интонацией и т.д. Именно это перевоплощает мысль в сообщение. Отправитель обязан также определиться с каналом, который совместим с типом символов, проходящих в кодировке. Наиболее распространенными из них являются устная речь, письменная речь и т.д.

Способ передачи информации не должен ограничиваться выбором одного канала. Иногда необходимо воспользоваться комбинацией нескольких способов коммуникационного процесса. Это все усложняет процесс, так как отправителю необходимо определить очередность применение этих способов и квалифицировать, сколько времени нужно, чтобы их разделять. Впрочем, исследования демонстрируют, что одновременное внедрение нескольких способов коммуникационного процесса проходит успешнее, чем, внедрение только одного способа.

Передача. В этом случае отправитель пользуется каналом для передачи сообщения (кодированной мысли или потока мыслей). Это физическая доставка сообщения, которую некоторые личности воспринимают неверно. Они считают, что это уже коммуникационный процесс, как таковой. Понятно, что передача – это всего лишь один из весомых этапов, которые проходит одна личность, чтобы донести мысль другой.

Декодирование. Когда информация получена, то получатель должен провести его декодирование. Этот процесс представляет собой способ перевода идей отправителя в информацию получателя. В случае когда идеи, подобранные отправителем, имеют для получателя тот же смысл, то он правильно интерпретирует все то, что имел в виду отправитель. В случае если реакция на информацию не обрисовывается, то данный коммуникационный процесс считается завершенным.

По ряду оснований получатель имеет возможность неправильно интерпретировать идею, которую пытался донести до него отправитель. В управлении персоналом коммуникационный процесс считается успешным, когда получатель подтвердил своими действиями, что он понял правильно ту мысль, которую отправитель хотел до него донести. Этот процесс является обратной связью. В обеспечении обратной связи, отправитель и получатель меняются местами. Получатель преобразовывается отправителем — он преодолевает все рубежи коммуникации и представляет собственную реакцию отправителю, который становится получателем. Успешный коммуникационный процесс является двусторонним: обратная связь нужна, чтобы понять, в каком контексте сообщение было интерпретировано. Сотрудник не должен предполагать, что все, что он сказал или написал, будет интерпретироваться так, как он ожидал. Сотрудник, который опирается на такое неправильное предположение, искажает свою реальность. Если обратная связь не налажена с получателем идеи, то успех управленческой деятельности не будет достигнут.

Типы коммуникационных сетей представлены на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Типы коммуникационных сетей: a – круг, б – цепь, в – «Y», г – колесо

Характеристика коммуникационных сетей представлена в таблице 1.1 в приложении А.

Существуют всевозможные типы коммуникационных сетей. Одни типы находятся в зависимости от определенного фактора, например от свойства и размера информации. На рисунке 1.2 представлено четыре типа коммуникационных сетей. Исследовательские данные определили, что, в общем, отличия между типами сетей следующие: круговая сеть коммуникаций интенсивна, без лидера, не организована, неуравновешенная. Колесная сеть является противоположной крайностью: она меньше интенсивна, имеет лидера, отлично и стабильно организована, упорядоченная. Многоканальная сеть является тем же колесом, но со связью между подчинёнными.