Файл: Учетные регистры, их классификация.pdf

Двухсторонние регистры -  применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двухсторонний регистр имеет следующую форму[5]:

Таблица 4

Многографные регистры -  используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Так, учет движения материалов отражается в целом по организации, в разрезе отдельных материально ответственных лиц, по подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д.

Линейные регистры - разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении). Например, в журнале-ордере № 7 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по нему отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры  - используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы. Примером могут служить некоторые журналы-ордера: 10, 10/1, 11, 13 и др. и Главная книга (она нашла широкое применение на малых предприятиях)[12].

.

1.3. Порядок и техника записи в учетные регистры

Запись в учетные регистры - отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок ведения учетных регистров работниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер[1]. Он устанавливает служебные обязанности каждого работника и ответственность за их выполнение.

Выбор того или иного способа записей заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту другого счета[5]. Исключением являются записи на за балансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или кредиту за балансового счета).

Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции сначала отображают в регистрах синтетического учета, а затем - аналитического[6].

Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.

В конце каждого месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяца. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности[5].

1.4. Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных)[16].

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель – в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета»[18]. В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае – по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетом в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится[16].

Повторный счет образуется также в учете операций сдачи денежных средств из кассы предприятия на его расчетный счет (бухгалтерская проводка с кредита счета «Касса» в дебет счета «Расчетные счета» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебете счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз – по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить[17]. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности[3]. 

1.5. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

При заполнении учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие халатности работника, неисправности вычислительной техники. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и не обусловленные исправления не допускаются[1].

Ошибки могут быть локальными - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставленная дата), и транзитными, если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, ведомостях и балансе).

Чаще всего ошибки случаются в тексте операции, тогда они приводятся к неправильной корреспонденции счетов - проводке. Часто случаются ошибки при записи сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит другого счета и наоборот. Бывает, что, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским услугам[5]. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом учете. Эту группу ошибок можно легко проконтролировать путем правильного ведения метода двойной записи.

В зависимости от характера допущенных ошибок, определяются и способы их исправления: корректурный, дополнительных проводок, "красное сторно". Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом. Корректурный способ применяется в случае, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемое, и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры[16].

Способ дополнительных проводок применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но сумма хозяйственной операции занижена. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская услуга[13]. Ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом "красного сторно". Этот способ используется, если была допущена ошибка в корреспонденции счетов. Исправление производится в одной и той же сумме и в той же корреспонденции счетов. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской услуги, в которую ошибка (корреспонденция счетов, сумма) вписывается красными чернилами, а правильная запись (корреспонденция счетов или сумма) производится чернилами темного цвета[4].

Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись, и отражаются правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского сопровождения. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью "Исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления. Порядок исправления ошибок в документах, регистрах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бухгалтерского сопровождения с использованием вычислительной техники. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции с ценными бумагами, исправления не допускаются[16].

1.6. Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров

1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета[9].

2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки)[8]. Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.

3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.

4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются[8]:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации[9].

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа[8].

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета[8].