Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами (Описание бизнес-процессов «AS-IS»).pdf

Представленные бизнес-процессы без использования современных информационно-коммуникационных технологий сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение современной информационной системы.

Рис. 3. Декомпозированная модель «Управление информационными ресурсами»

В результате внедрения информационной системы можно улучшить значения следующих показателей:

– время сбора и обработки первичной информации;

– количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности;

– время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности.

Неотъемлемой составляющей организации эффективного управления информационными ресурсами является соответствующие виды обеспечения: программное обеспечение; техническое обеспечение и пр.

Программное обеспечение является одним из видов обеспечения вычислительной системы, наряду с техническим (аппаратным), математическим, информационным, лингвистическим, организационным, методическим и правовым обеспечением.

Операционная система функционирования: Microsoft Windows 7.

Техническое обеспечение типового рабочего места: используются ПК c процессором Intel(R) corei3, 3.00 ГГц, ОЗУ 4 GB, HDD 240 GB, сетевая карта 100 Мб/с.

Техническое обеспечение рабочего места сотрудника отдела ИТ: используются компьютеры c процессором Intel(R) corei5, с частотой 4.20 ГГц, ОЗУ 8 GB, SSD 500 GB, сетевая карта 250 Мб/с.

Инфраструктура организации включает сетевое оборудование, рабочие места пользователей, периферийное оборудование. На данный момент в организации оборудовано достаточное количество рабочих мест для сотрудников (Приложение).

Среди компонентов вычислительной сети можно выделить:

– сервер публичного каталога LDAP протокол прикладного уровня для доступа к службе каталогов X.500, разработанный IETF как облегчённый вариант разработанного ITU-T протокола DAP. LDAP – относительно простой протокол, использующий TCP/IP и позволяющий производить операции аутентификации (bind), поиска (search) и сравнения (compare), а также операции добавления, изменения или удаления записей [4]. Обычно LDAP-сервер принимает входящие соединения на порт 389 по протоколам TCP или UDP. Для LDAP-сеансов, инкапсулированных в SSL, обычно используется порт 636.

– сервер управления ISS Sete Protector - проприетарный набор серверов для нескольких служб Интернета от компании Microsoft. Основным компонентом IIS является веб-сервер, который позволяет размещать в Интернете сайты. IIS поддерживает протоколы HTTP, HTTPS, FTP, POP3, SMTP, NNTP;

– сервер управления средствами аутентификации - программно-аппаратный комплекс, реализующий различные методы аутентификации для различных приложений. Сервер аутентификации обладает огромной функциональностью, включая поддержку различных методов и каналов аутентификации. Такие возможности позволят организациям гибко производить его настройки в соответствии со своими требованиями. Сервер аутентификации выполняет различные криптографические операции и хранит различные данные аутентификации. Чтобы достичь максимального уровня защищенности этих процессов, необходима поддержка аппаратных модулей безопасности (Hardware Security Module; HSM) [9]. К сожалению, не каждый сервер поддерживает эти модули. Поэтому при выборе сервера аутентификации в зависимости от требуемого уровня защищенности необходимо рассматривать то решение, которое поддерживает различные HSM (Thales nShield, SafeNet, Utimaco, функционирующих в режиме FIPS).

– сервер сегмента - приложение, предназначенное для ответов на DNS-запросы по соответствующему протоколу. Также DNS-сервером могут называть хост, на котором запущено соответствующее приложение. Сервер HP Proliant DL560 G8 - 4xIntel XEON Eight Core E5-4650 2.70 GHz, 768GB DDR3 (48x16GB), 2xPS, Без HDD, 5x2,5' Tray for HDD (5 корзин в комплекте), HP Smart Array P420i.

– коммутаторы ядра ЛВС - осуществляют маршрутизацию пакетов с данными между отдельными сегментами сетевой инфраструктуры. Коммутатор SNR-S2995G-12FX входит в линейку управляемых L3 коммутаторов SNR, предназначен для использования на уровне агрегации в сетях операторов связи и корпоративных клиентов. Полностью аппаратные коммутация, маршрутизация и политики ACL гарантируют отсутствие задержек и потерь трафика. Современные ASIC обеспечивают работу на полной скорости всех портов устройства [10]. Аппаратная поддержка IPv6, прошедшая сертификацию IPv6 Phase II, позволяет строить сети IPv4/IPv6 DualStack. SNR-S2995G-12FX является идеальным решением в качестве коммутатора уровня агрегации для предоставления сервисов Triple Play в сетях операторского класса, а также для построения распределенного ядра корпоративных сетей;

– коммутатор сети - устройство, предназначенное для соединения нескольких узлов компьютерной сети в пределах одного или нескольких сегментов сети. Zyxel GS1900-48 - коммутатор со Smart-управлением, который обеспечивает гигабитную скорость и основные функции контроля. Применение этого коммутатора существенно улучшает гибкость сетей бизнеса и возможность подключения к ним. Изделие оснащено функциями сокращения энергопотребления, не имеет вентилятора и полностью поддерживает IPv6, что гарантирует готовность вашей сети к расширению в будущем.

Среда разработки системы: Microsoft Visual C#.

Требования к структуре и функционированию системы.

Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру (первый - источник, второй - хранилище, третий - отчетность).

Информационная система должна содержать следующие функциональные подсистемы:

– подсистема сбора, обработки и загрузки данных, которая предназначена для реализации процессов сбора данных из систем источников, приведения указанных данных к виду, необходимому для наполнения подсистемы хранения данных;

– подсистема хранения данных, которая предназначена для хранения данных в структурах, нацеленных на принятие решений;

– подсистема формирования и визуализации отчетности, которая предназначена для формирования бизнес-ориентированных витрин данных и отчетности.

Требования к численности персонала.

В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации ИС необходимо выделение следующих ответственных лиц:

– руководитель компании - 1 человек.

– администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человека.

– администратор подсистемы хранения данных - 1 человека.

– администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек.

Требования к приспособляемости системы к изменениям.

Обеспечение приспособляемости информационной системы должно выполняться за счет:

– своевременности администрирования;

– модернизации процессов сбора, обработки и загрузки данных в соответствии с новыми требованиями;

– модификации процедур доступа и представления данных конечным пользователям;

– наличия настроечных и конфигурационных файлов у базы данных информационной системы.

Требования к надежности.

Надежность должна обеспечиваться за счет:

– применения специализированных технических средств, системного и базового прикладного программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач;

– своевременного выполнения процессов администрирования базы данных клиентов компании;

– соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;

– предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В качестве мероприятия по улучшению бизнес-процессов организации является внедрение системы «Directum», которая имеет расширенный функционал, позволяющий автоматизировать работу канцелярии, организации и представлен в 30 прикладных решениях для государственных и коммерческих заказчиков. Все представленные решения «Directum» дополняют друг друга, за счет чего процесс внедрения может быть последовательным и позволит создать целостную информационную систему.

Внедрение системы «Directum» можно начать с решения основных задач по организации электронного архива различных документов и выполнения автоматизации основных бизнес-процессов. Затем необходимо выбрать необходимый вариант развития данной системы, расширить ее возможности за счет прикладных бизнес-решений по управлению договорами, совещаниями. Система «Directum» является полноценной системой класса ECM (Enterprise Content Management), рис. 4.

Рис. 4. Основные бизнес-решения системы «Directum»

Архитектура системы «Directum» позволяет обеспечить оптимальный подход к документообороту за счет удобства настроек, масштабируемость и гибкости. Возможности ECM-платформы и наличие дополнительных специализированных компонентов позволяет развить функционал внедряемой системы самостоятельно [3].

Рассмотрим более подробно некоторые из имеющихся бизнес-решений системы «Directum», к которым можно отнести следующие: Управление электронными документами организации; Управление внутренними и внешними деловыми процессами; Облачная система OnDrive.

Подсистема «Управление электронными документами».

Модуль «Управление электронными документами» позволяет использовать возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания электронного архива документов, рис. 5.

Рис. 5. Интерфейс подсистемы «Управление электронными документами»

Все оперативные документы могут иметь много версий, при этом версии каждого документа могут быть представлены в различных форматах (DOC и PDF) [5].

Подсистема «Управление электронными документами» предназначена для организации наиболее оптимального хранения оперативных документов на основе использования папок, в которые будут помещаться необходимые ссылки на копии электронных документов. Для каждого вида документа можно определить свой жизненный цикл, который в автоматическом режиме изменит состояние определенного документа в процессе работы с ним сотрудниками организации.

Подсистема «Управление деловыми процессами».

В терминах системы управления документооборотом «Directum» в основе любого выполняемого взаимодействия двух или более сотрудников организации всегда лежит какая-либо рабочая задача, рис. 6. 

Рис. 6. Интерфейс подсистемы «Управление деловыми процессами»

Т.е. некоторый комплекс работ, который определяется инициатором, и его необходимо в последующем выполнить. Последовательность в исполнении таких задач определяется маршрутами, которые задаются инициатором. Маршрут задачи можно задавать вручную либо при помощи типового маршрута [7].

В процессе выполнения поставленных оперативных задач на всех этапах их маршрута появляются дополнительные задания или специальные уведомления для всех участников бизнес-процессов либо выполняется определенный сценарий.

Использование специализированных механизмов сценариев позволяет в автоматическом режиме совершить набор необходимых действий над определенными объектами используемой системы управления документороботом (перенести данные в вспомогательную ERP-систему, модифицировать состояние текущих версий и стадий жизненного цикла определенного управленческого документа, изменить записи заполненных справочников, в автоматическом режиме создавать управленческие документы и др.).

Таким образом, средств системы «Directum» вполне может хватить для автоматизации деятельности исследуемой организации. В тоже время необходимо проанализировать деятельность организации с учетом предлагаемой информационной системы.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На основании проведенного анализ деятельности организации и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы салона красоты. Модель исследуемого бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами» представлена на рис. 7.

Входы: информация о клиенте; информация о салоне красоты; информация о предоставляемых услугах. Управление: персонал; информационная система. Механизмы: устав организации; законодательная база. Выходы: чек; отчетная информация; экономические показатели организации.

Рис. 7. Модель бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами»