Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Разработка бюджетов» (Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

На результат деятельности компаний, поимо прочих факторов, оказывает влияние управление ее бизнес-процессами. Бизнес-процесс – это комплекс взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание продукта или услуг, реализуемых компанией.

К управлению бизнес-процессами организации необходимо подходить систематически для достижения улучшений в деятельности компании. Этот подход дает компании возможность конкретизации процессов, происходящих в компании, осуществить организацию их выполнения и повысить качество выполнения всех процессов организации.

Чтобы руководитель компании мог осуществлять эффективное управление бизнес-процессами необходимо произвести анализ их выполнения. По результатам проведенного анализа проводится комплекс мероприятий, которые направлены на повышение эффективности выполнения бизнес-процессов. Для каждого бизнес-процесса разрабатывается регламент, который определяет правила выполнения бизнес-процессов, круг ответственных лиц и ряд показателей, которых нужно достигнуть.

Одним из трудоемких и важных бизнес-процессов организации, требующих контроля, является процесс разработки бюджетов. Разработка бюджетов является актуальной задачей как для предприятий малого бизнеса, так и для крупных холдингов. Чем крупнее организация, тем выше трудоемкость и значимость процесса для предприятия.

Принимая во внимание все вышеперечисленное, можно заключить, что процесс разработки бюджетов является достаточно затратным, как по времени, так и по количеству ресурсов. Поэтому для повышения эффективности выполнения процесса требуется автоматизация, которая осуществляется с помощью применения информационных систем.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности продаж организации.

Объектом исследования является бизнес-процесс разработки бюджетов.

Предметом исследования является автоматизация процесса разработки бюджетов.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса разработки бюджетов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

Объектом исследования данной работы является процесс разработки бюджетов. Входными информационными потоками процесса являются первичные документы, которые содержат данные о расходах организации и уровне спроса на продукцию организации.

Выходными информационными потоками процесса являются:

• Бюджет доходов и расходов.
• Бюджет движения денежных средств.
• Прогнозный баланс.

Значимость рассматриваемой задачи в целом для предприятия заключается в необходимости сбора и обработки данных для планирования деятельности предприятия.

В границы рассматриваемой задачи входят сбор и обработка первичных документов и формирование бюджетов и отчетности.

Рассматриваемый процесс связан с процессом бухгалтерского учета и управления деятельностью предприятия. Бухгалтерский учет предоставляет данные для осуществления бизнес-процесса, а управление деятельностью предприятия осуществляется на основании результатов бизнес-процесса.

Процесс разработки бюджетов осуществляется специалистами бухгалтерии.

Основными понятиями предметной области являются доходы и расходы. Доходами являются входящие денежные потоки, а расходами – выходящие денежные потоки.

К входным документам процесса относятся первичные документы, которые могут быть:

1. Договорами.
2. Накладными.
3. Товарными чеками.
4. Приходными и расходными ордерами.

Выходными документами являются:

1. Бюджет доходов и расходов.
2. Бюджет движения денежных средств.
3. Прогнозный баланс.

Выходные документы являются отчетами, сформированными на основании первичных данных.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. Процесс разработки бюджетов осуществляется согласно учетной политике организации. Механизмом процесса является бухгалтер. Входящими потоками бизнес-процесса являются первичные документы, которые содержат данные о расходах организации и уровне спроса на продукцию организации. Выходными потоками процесса будут:

• Бюджет доходов и расходов.
• Бюджет движения денежных средств.
• Прогнозный баланс.

Контекстная диаграмма процесса представлена на рисунке 1.

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса разработки бюджетов. На основании первичных данных, полученных от бухгалтерии, бухгалтер осуществляет обработку данных о доходах и расходах организации. На основании полученных данных формируются бюджеты, которые представляют собой бумажные документы. В результате осуществления бизнес-процесса формируется прогнозный баланс, в котором содержатся прогнозные данные о результатах деятельности организации.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса разработки бюджетов

1.1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для того чтобы обосновать экономическую целесообразность разработки, необходимо проанализировать документооборот организации. В рамках осуществления разработки бюджетов формируются следующие документы:

1. Бюджет доходов и расходов.
2. Бюджет движения денежных средств.
3. Прогнозный баланс.

Для описания формирования документов составим схему документооборота (рисунок 3).

Рисунок 3. Схема документооборота

Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты на выполнение процесса складывают из следующих показателей:

1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.

После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.

В таблице 1 представлена характеристика документооборота без внедрения средств вычислительной техники

Таблица 1

Характеристика документооборота

Годовые трудозатраты на формирование документооборота разработки бюджетов организации составляют 500 000 человеко-часов. Текущая организация процесса имеет ряд недостатков. Процесс сопровождается высокими временными затратами на учет всех финансовых операций организации. Поскольку перечисленные процессы выполняются бухгалтерами, это отнимает у них значительную часть рабочего времени и способствует переработкам. При автоматизации разработки бюджетов планируется снижение временных затрат за счет автоматизации рутинных операций и снижение вероятности допущения ошибок в расчетах. Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи с использованием средств вычислительной техники (таблица 2).

Таблица 2

Характеристика документооборота

После внедрения автоматизированной системы разработки бюджетов трудозатраты на ведение документооборота составят 310 000 человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что временные затраты были снижены на 38%. Следовательно, применение средств вычислительной техники является обоснованным.

1.2. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Опишем состав входных и выходных документов процесса разработки бюджетов. Входными документами процесса являются первичные документы, которые могут быть представлены:

1. Товарными чеками.
2. Накладными.
3. Квитанциями.
4. Приходными и расходными ордерами.

Перечисленные входные документы имеют унифицированные формы. Однако для разработки бюджетов нет необходимости в создании индивидуальной формы данных для каждого документа. В системе необходимо организовать форму ввода данных о доходах и расходах, в которой можно выбрать из справочника на основании какого документа был внесен доход или расход.

В состав выходных документов включены:

1. Бюджет доходов и расходов.
2. Бюджет движения денежных средств.
3. Прогнозный баланс.

Все перечисленные документы имеют унифицированную форму, поэтому оригинальное проектирование формы документа не потребуется.

В состав классификаторов будут входить следующие справочники:

• Справочник статей затрат.
• Справочник доходов.
• Справочник наименований первичных документов.
• Справочник счетов.

Информационная база должна быть интегрированной с локальной организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным [4]. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

1.3. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают следующие виды баз данных [8]:

1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.

В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи со следующими факторами [9]:

• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение минимальных изменений.

Помимо перечисленных достоинств, в организации уже используется реляционная СУБД. Поэтому, с целью минимизации конфликтов в процессе интеграции, для разработки информационной системы будет использована реляционная база данных.

Для управления реляционной базой данных используется реляционная СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные СУБД. Наиболее востребованными на рынке являются следующие СУБД:

• Microsoft SQL Server;
• PosgreSQL;
• IBM DB2;
• Oracle database.

СУБД IBM DB2 является кроссплатформенной, что обеспечивает стабильную работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и низкая производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает только на платформе Windows. СУБД Oracle обладает высокой производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость, необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки СУБД [7]. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был сделан выбор в пользу СУБД Oracle.

Для разработки информационной системы будет использован объектно-ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что дает возможность абстрагироваться от деталей реализации [6]. При этом данные и операции вместе образуют определенную сущность, и они не «размазываются» по всей программе, как это нередко бывает в случае процедурного программирования.