Файл: Построение бизнес-процессов.pdf

Для хранения запасов предприятие должно иметь правильно организованное складское хозяйство - оборудованные склады и кладовые. Каждому складу присваивается номер, который указывают во всех документах по учету запасов.

Материалы, хранят на складах должны размещаться на стеллажах, полках, в ящиках в определенном порядке с таким расчетом, чтобы к ним был обеспечен доступ. Правильное размещение материалов по секциям складов, а в них - по отдельным группам, типоразмерами позволяют ускорить их приемку и отпуск.

Для точной характеристики материальных ценностей заведующий складом или кладовщик выписывает материальный ярлык (т. Ф. № М-16), в котором указывает номенклатурный номер материала, его название, марку, сорт, размер, единицу измерения, норму запаса. Ярлык прикрепляют к месту хранения материала и служит его паспортом.

Все склады и кладовые должны быть обеспечены необходимыми количественными весовыми и измерительными приборами, мерной тарой. Склады должны работать по утвержденному графику, в котором указана дата и время приема и отпуска материальных ценностей.

Материальные ценности следует закрепить за конкретным работником.

При приеме на работу, связанную с материальными ценностями, предприятие в обязательном порядке заключает с работником договор о материальной ответственности. Зачисление на работу материально ответственных лиц проводят с согласия главного бухгалтера предприятия. При приеме, перемещении или освобождены материально-ответственных лиц обязательно нужно провести инвентаризацию материальных ценностей.

Целью курсовой работы является анализ деятельности складского учёта, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы учёта движения материалов на складе.

При выполнении курсовой работы были поставлены следующие задачи:

описание предметной области;
проектирование концептуальной модели данных;
моделирование бизнес-процессов;
проектирование физической структуры базы данных.

Решение этих задач предусматривает создание базы данных учёта движения материалов на складе.

1 Глава. Построение бизнес-процессов «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

1.1.1. Описание объекта

Коммерческое предприятие - юридическое лицо, которое выполняет функции розничной торговли.

Установлена четкая процедура принятия решений об определении конечной цены товара и оформлении сделки по покупке. Общая процедура продажи бытовых товаров регламентируется специальными регламентами и инструкциями.

Клиенты предприятия - физические лица, для которых предусмотрены распространяемые виды товаров.

Учет товаров:

учет поступления товаров в розницу;

учет реализации товаров;

учет перемещения товаров между структурными подразделениями;

учет возврата товаров поставщику;

учет инвентаризации товаров;

учет списания товаров.

Финансовый учет:

учет переоценки товаров;

учет денежной выручки;

учет товаров в ценах реализации.

Описание бизнес-процессов торгового предприятия:

Поступление товаров.

Продажа товаров

Анализ доходов и планирование закупок

Количественно-суммовой мониторинг

Инвентаризация товаров [2]

Ооперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод.

Суть этого метода в том, что бухгалтерия осуществляет систематический контроль за правильным ведением складского учета. С этой целью работники бухгалтерии обязаны не реже одного раза в неделю, в отдельных случаях одного раза в декаду и обязательно в конце месяца проводить на складах в присутствии материально ответственных лиц проверку своевременности и правильности оформления складских операций, записей в карточках складского учета, а также выборочную проверку остатков материалов. Правильность записей работник бухгалтерии подтверждает своей подписью в карточках складского учета в графе "Контроль". При обнаружении ошибок сразу же делают исправительные записи.

При этом методе в бухгалтерии учет ведут только в стоимостном выражении (по сумме).

Взаимосвязь между количественно-сортовым учетом материалов на складе и бухгалтерским учетом осуществляется с помощью сальдовой ведомости или Ведомости учета остатков материалов на складе (т. Ф. № М-14).

Первого числа каждого месяца бухгалтер материального отдела идет на склад и из карточек складского учета переписывает в сальдовую ведомость остатки по каждому виду, сорту материалов (при этом может проверить их наличие и сопоставить с учетом, что очень важно). В бухгалтерии эти остатки умножают на учетную цену по каждому виду, каждой группы материалов и в целом по составу. Эти остатки сопоставляют с накопительными ведомостями. Если остатки совпадают, учет проведен правильно. Если нет, то ищут ошибки, неточности сначала по отдельным группам ценностей, а затем - в целом по составу.

Преимуществами данного метода является значительное сокращение документации, отсутствие двойного картотеки, оборотных ведомостей. Главное условие - это наладить постоянный контроль за складским учетом со стороны бухгалтерии, регулярно проводить инвентаризацию отдельных видов ценностей.

1.1.2. Анализ объекта

Товары в торговых организациях относятся к активам, предназначенным для продажи.

Товары служат частью материально-производственных запасов, которые приобретены или получены от других юридических или физических лиц и предназначены для продажи.

Различают товарооборот:

Оптовый - продвижение товаров от производства в розничную торговую сеть;

Розничный - доведение товаров непосредственно до потребителей.

Хозяйственные связи являются необходимым условием деятельности любого предприятия независимо от вида его деятельности. К поставщикам относятся предприятия, предоставляющие товары, материалы, а также оказывающие услуги. Основным источником поступления товаров на различные торговые предприятия являются предприятия - изготовители (заводы, фабрики, организации потребительской кооперации и др.)

Основной задачей любого предприятия торговли, независимо от формы собственности, является наиболее полное удовлетворение потребностей потребителей, в связи с чем поддержание нужного ассортимента, его систематическое пополнение и обновление должны стать чётко отработанной системой.

Для своевременно обеспечения магазинов товарами предприятия вступают в договорные отношения с предприятиями-поставщиками путём оформления заявок, заказов.

Подводя итоги вышесказанного можно сказать, что компании розничной торговли (предпринимательства) развиваются достаточно динамично, товар постоянно совершенствуется, а это значит, что ассортимент может меняться достаточно быстро, и постоянно увеличиваться в количественном выражении. Отчетность играет довольно важную роль в любой компании особенно в компаниях розничной торговли, где все движение товара отображается в первичной документации. Продажа продукции и получение прибыли - одна из основных целей предприятия, поэтому учет товарооборота - ключевая задача будущей программы.

Для лучшего понимания организации работы отдела продаж компании ООО «FozzyGroup» рассмотрим бизнес-процессы, происходящие в данном подразделении (Рис. 1.3).

Рис. 1.3 Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Выполнить заказ клиента»

Проведем процесс функциональной декомпозиции для детального изучения бизнес-процессов отдела.

Рис. 1.4 Декомпозиция контекстной диаграммы «Выполнить заказ клиента»

При обращении в компанию, с целью приобрести товар, клиент обращается к менеджеру отдела продаж. В случае заинтересованности покупателя в приобретении товара создается «заказ покупателя» в котором содержится список товаров и их количество (Рис. 1.4).

Анализ альтернативных вариантов автоматизации

В настоящее время на рынке программного обеспечения представляет собой огромный ряд программных продуктов, которые обеспечивают комплексную автоматизацию деятельности магазинов.

Рассмотрим следующие аналоги программных продуктов АИС организации продаж.

Программа Invent создана для инвентаризационного учета товаров (рис. 2.1).

Рисунок 2.1. Экран программы IT Invent

Основные функции программы:

Автоматическая генерация и закрепление уникального инвентарного номера за каждым товаром;

возможность создать дополнительные свойства различных товаров;

ведение истории изменений по товарам;

ведение базы поставщиков, сервисных организаций и прочих партнеров;

разграничение прав доступа для пользователей системы;

оповещения о событиях на различные почтовые сервисы сотрудников.

Программа Hardware Inspector (рис.2.2) размещенная по адресу (http://www.hwinspector.com/) является программным обеспечением для инвентарного учета товаров в организациях, и предназначена для обслуживающего персонала, руководителей отделов и продавцов.

Рисунок 2.2. Заставка программы Hardware Inspector

Ключевые возможности:

учет товаров;

учет поставщиков;

учет заявок от покупателей;

готовый набор гибко настраиваемых отчетов, а также экспорт в другие программы и форматы;

поддержка многопользовательской работы с базой данных в сети.

1.1.3. Постановка задачи

Разработать подсистему складского учета товаров для коммерческого предприятия.

Задачи подсистемы:

- создавать, корректировать номенклатуру товара,

- ставить на приход купленные товары,

- оформлять расход товаров,

- проводить учет по счетам, товару, дате сделки, накладным и т.д.

- определять цену товара, курсы валют,

- вести справочники стран-производителей, поставщиков, клиентов.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

BPwin поддерживает три методологии: IDEF0, DFD и IDEF3, позволяющие анализировать деятельность предприятия с трех ключевых точек зрения:

С точки зрения функциональности системы. В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов-работ, которые взаимодействуют между собой, a также показывается информационные, людские и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой.
С точки зрения потоков информации (документооборота) в системе. Диаграммы DFD могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF3, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнес-функциями внутри системы. В тоже время диаграммы DFD оставляют без внимания взаимодействие между бизнес-функциями.
С точки зрения последовательности выполняемых работ. Более точную картину можно получить, дополнив модель диаграммами IDEF3. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения событий. В IDEF3 включены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса.

Выбор инструментальной платформы для реализации системы

Ассе - это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учёт планирование и тому подобное). С помощью Ассе можно разрабатывать приложения и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчётов.

С помощью объектов OLE (ObjectLinkingandEmbedding- связывание и внедрение объектов) в Windows и компонентах Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Ассе в настоящую операционную среду баз данных.