Файл: Понятие первичного учётного документа.pdf

Значимость темы курсовой работы состоит в том, что в практической деятельности каждого бухгалтера появляются самые разнообразные вопросы относительно правильности оформления первичных учетных документов, в которых отражается соответствующая первичная учетная информация. Экономические факты учитываются на основе первичных документов, составление которых является первоначальным этапом бухгалтерского цикла. При этом экономическим фактом признается сделка, операция, событие, которые изменили или могут изменить активы, права и обязательства, затраты, расходы, доходы, финансовые результаты предприятия.

Цели работы: дать определение первичным учетным документам; рассмотреть нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов; структурировать ответственность за нарушение правил документального оформления первичных документов.

Прикладная значимость работы заключена в том, что от того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Задачи курсовой работы: определить значение первичных документов, рассмотреть правила заполнения первичных документов.

Предметом курсовой работы являются первичные учетные документы.

Аспекты регламентирования применение первичных документов освещены в таких нормативных документах как Налоговый Кодекс РФ и Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Значение правильного заполнения первичных документов как составной части бухгалтерского и налогового учета затронуто в научно-исследовательских работах известных отечественных ученых, где изложены отдельные теоретические аспекты первичных документов, но не учитываются все проблемы их практического применения. В связи с этим очевиден недостаток разработанной научно-методологической базы для разработки правил документального оформления первичных документов и их использование для налогового и бухгалтерского учета.

Глава 1. Основы первичного учета на предприятии

1.1. Понятие первичного учётного документа

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Порядок составления первичных документов

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение, можно разделить на несколько блоков, указанных в Таблице 1.

Таблица 1

Значения документов в системе бухгалтерского учета

Значение	Характеристика
Экономическое	Заключается в том, что данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей (производительность труда, фондоотдача). Первичный учётный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений.
Контрольно -аналитическое	Заключается в том, что первичные документы служат источником данных для осуществления внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и целесообразности осуществленных операций. Первичные документы являются источником данных для внешних аудиторов при проведении проверок, а также основанием для проведения ревизии. Во время и после ревизии документы помогут выявить причины и виновников недостач, скрытые резервы предприятия и т.д.
Практическое	Заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, т.е. первичные документы можно брать за основу любой проверки или операции, не опасаясь за то, что результат работы будет неудовлетворительным из-за неверных данных в первичных документах.
Организационно -управленческое	Заключается в том, что с помощью системного использования информации, взятой из первичных документов, можно добиться оптимального взаимодействия всех управленческих резервов для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.
Юридическое	Заключается в том, что первичные учётные документы обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учёта и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции.

Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

1.2. Классификация первичных учётных документов, формы документов

Классификацию первичных учетных документов можно представить в виде схемы, представленной в Приложении 1.

Понятие формы документа включает в себя состав и расположение его реквизитов. Одно из важнейших условий оформления первичной учётной документации - это наличие в ней всех сведений, необходимых для работы, учёта и контроля. Данное требование установлено Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 28.09.2010). В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;
во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа, реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

- наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной операции,

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

- личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты. Перечень некоторых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России приведены в Приложении 2.

Глава 2. Организация документооборота в бухгалтерском учете

2.1. Система документооборота первичных учётных документов

Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (Рис. 2.1).

Рисунок 2.1. Документооборот предприятия

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.