Файл: Проектирование бизнес- процесса «Управление документооборотом».pdf

1). Моделирование данных

2). Особенности архитектуры и функциональные возможности

3). Контроль работы системы

4). Особенности разработки приложений

5). Производительность

6). Надежность

7). Требования к рабочей среде

8). Смешанные критерии.

Глава 2. Функции и задачи систем управления документами.

2.1. Информационная модель и её описание

Работа проектировщиков базы данных в значительной степени зависит от качества информационной модели. Информационная модель не должна содержать никаких непонятных конструкций, которые нельзя реализовать в рамках выбранной СУБД. Следует отметить, что информационная модель создается для того, чтобы на ее основе можно было построить модель данных, то есть должна учитывать особенности реализации выбранной СУБД.

При создании информационной системы важным является также обеспечение соответствия информационным потребностям пользователя. Состав функциональных задач системы должен полностью обеспечить пользователей информацией, необходимой для выполнения ими своих функций.

Возможны две точки зрения на информационную модель и, соответственно, два уровня модели. Первый - логический (точка зрения пользователя) - описывает данные, и действия в работе с клиентом. Второй - физический - определяет представление информации в БД.

Логическая модель является средством описания предметной области, она содержит инструменты описания структуры входящих в предметную область объектов и взаимосвязи между ними. В модели нет средств манипулирования данными и поддержания их целостности, только структура.

Пример Информационной модели показан на Схема 1.

Схема 1. Информационная модель

• 1. 2.1 Характеристика нормативно-справочной, входной и

оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления протекающими процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:

электронные версии документов производственного документооборота;

график документооборота организации;

структура фирмы и основные сведения;

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

Основными функциями Справочников являются:

обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;

декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;

оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

Таблица 1 - Входящие, внутренние и исходящие документы:

Таблица 1

2.3.Характеристика результатной информации

Характеристика результатных документов является одним из важных пунктов всей проектной части и представляет собой обзор результатов решения поставленных в аналитической части задач с точки зрения предметной технологии. Если решение представляет собой формирование ведомостей (в виде экранных или печатных форм), каждую ведомость необходимо описать отдельно (в приложении следует привести заполненные экземпляры ведомостей и экранных форм документов).

Комплекс по управлению технической документацией. Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер.

Комплекс позволяет:

- преобразовывать в электронную форму документы с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.),

- работать с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами,

- производить поиск документов по неограниченному числу критериев, контекстный поиск на русском языке, а также нечеткий поиск,

- использовать средства свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; вести мониторинг работ: полную историю работы с документами и историю выполнения заданий и работ; получать полную информацию о статусе документа, состоянии работы и задействованных исполнителях,

- обеспечивать надежный контроль за доступом к документам и защиту от несанкционированного доступа.

Для установки и визуализации логических связей между документами может использоваться дополнительный модуль "Смотритель", который также включает возможность отображения логической структуры архива, используя механизм представлений.

Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun, Digital и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Internet. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

2.4.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В процессе управления органы управления выполняют определенные функции, совокупность которых охватывает весь состав задач управления и характеризует содержание управления. Эта совокупность представляет собой систему взаимосвязанных функций управления. Такая система (совокупность) функций может быть расчленена на более простые совокупности задач управления и представлена деревом функций. Нижний уровень дерева функций может быть представлен отдельной управленческой работой (операцией) .

Теорией и практикой управления выработаны следующие признаки членения системы функций управления:

- по сущности управления, в силу которой они содержатся в любой задаче управления и в совокупности образуют замкнутый цикл управления, - общие функции;

- по однородности управленческой деятельности, определяющей специализацию управленческого труда, - конкретные функции управления;

- по однородности целевой ориентации - специальные функции управления;

- по направленности на формирование элементарного управляющего воздействия - задачи управления;

- по дифференциации управленческого труда на его элементарном уровне - работы управления .

В разрабатываемой системе мы выделили основные и вспомогательные функции.

К основным относятся:

- создание и добавление документов;

- поиск в системе документов, их удаление из нее;

- работа с документами в системе электронного документооборота;

- создание событий;

- добавление и удаление шаблонов в системе, по которым возможно создание новых документов.

К вспомогательным:

- ведение личной папки пользователя, в которой хранятся созданные им документы и ведется протокол назначенных событий;

- изменение пароля пользователя.

2.5. Характеристика базы данных

В Базе данных можно выделить следующие таблицы: «Дата поступления», «Входящая корреспонденция», «Отписано», «Отдел», «Сотрудники».

Для создания таблицы в Access следует описать ее структуру в режиме конструктора. Описание поля включает: имя, тип данных, примечания, свойства поля.

Действия юридических лиц:

Нотариальные действия.

Доверенная зарплата:

Реестровый номер;

Наименование предприятия;

Период времени.

Доверенность:

Реестровый номер;

Дата выдачи;

Доверенное лицо;

№ паспорта.

Документ для физического лица:

Документ.

Документ юридического лица:

Документы.

Реестр:

Реестр юридического лица;

Реестр физического лица.

Справка:

Реестровый номер;

Степень родства;

Фамилия.

Физическое лицо:

Реестровый номер;

Фамилия и имя;

Документы;

Дата регистрации.

Юридическое лицо:

Реестровый номер;

Дата регистрации;

Документы.

База данных представлена на Рисунке 3.

Рисунок 3. База данных

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Работа с программой начинается с вывода главного окна программы и активизации системы меню. Программа работает по диалоговому и событийному режиму. Под диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. Диалоговая система состоит из главного меню с соответствующими всплывающими подменю и диалоговых окон. На основании событий активизируются процедуры контроль допустимости данных. Под событием, понимается процесс, активизируемый пользователем ( нажатие функциональных клавиш), а также программные события - получение определенным полем фокуса редактирование или потери фокуса ввода.

Так же, важным моментом работы конфигурации является проведение документов по регистрам накопления. Движения регистров являются результатом проведения документов и источником данных для формирования отчетов.

Результат работы показана на Схеме 2

Модуль регистрации

Физическое лицо

Юридическое лицо

Доверенность

Работа с документами

Данные физического лица

Схема 2. Результат работ

2.7. Описание программных модулей

Программа описана в блок схемах на Схеме 3., Схеме 4., Схеме 5.

Начало

Регистрация

выбор входа

вход

регистрация

админ

вход с админа

Запись в фаил

Конец

Схема 1. Регистрация

Начало

3 кнопки

админ

удаление

редактирование

добавления

Вывод действий

Начало

Схема 2. Администратор

Начало

Запись в фаил

not(eof(f))

счет файла

вывод из memo1

Начало

Схема 3. Работа с документами

Так же представлена диаграмма программы на Диаграмме 1.

Диаграмма 1. Результат работы

2.9.Контрольный пример реализации проекта и его описание

Код программы:

unit Unit1;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm1 = class(TForm)

Edit1: TEdit;

Edit2: TEdit;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

Button3: TButton;

Image1: TImage;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);