Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» ( ООО «Бизнеском»).pdf

Введение

Управление учетом продаж заключает в себе функции подбора торгового персонала, организации торгового персонала, учета, прогнозирования и планирования покупок и продаж, идентификации потенциальных клиентов и постващиков, поддержания информации о клиентах, а также создания и управления графиками продаж. В настоящей работе рассматривается деятельность общества с ограниченной ответственностью «Бизнеском».

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи».

В первой части описывается деятельность предприятия, рассматривается его организационная структура, анализируется программная и техническая архитектура информационной системы. Также в первой главе выделяется и обосновывается задача автоматизации, рассматриваются способы и методы обеспечения информационной безопасности. Кроме того, приводятся обоснования по программному, информационному и техническому обеспечению.

Во второй главе описаны этапы выбранного стандарта жизненного цикла информационной системы, описано информационное и программное обеспечение задачи, в том числе описана база данных, а также информационная модель, справочники и документы системы, описан контрольный пример реализации.

Аналитическая часть

Организационно-штатная структура управления ООО «Бизнеском» приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 Организационно-штатная структура управления ООО «Бизнеском

Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Схема технической архитектуры предприятия

Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 Схема программной архитектуры

Выбор комплекса задач

ООО «Бизнеском» характеризуется следующими бизнес-процессами:

1. Основные и обеспечивающие бизнес-процессы

1.1. Закупка товаров

1.1.1. Поиск поставщиков

1.1.2. Заключение договоров

1.1.3. Контроль за оформлением документов и отгрузкой товаров

1.1.4. Выработка ценовой политики по закупу

1.1.5. Работа с представительствами

1.2. Транспорт

1.2.1. Заключение договоров по аренде автомобилей

1.2.2. Заключение договоров на транспортировку грузов

1.2.3. Контроль за продвижением товаров

1.2.4. Поддержка автотранспорта в технически исправном состоянии

1.2.5. Предоставление информации по транспорту для оперативного учета

1.2.6. Обеспечение сохранности автотранспорта

1.3. Хранение

1.3.1. Организация хранения товаров

1.3.2. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей

1.3.3. Контроль за состоянием складов

1.4. Сбыт

1.4.1. Выработка ценовой политики по сбыту

1.4.2. Заключение договоров на продажу товаров

1.4.3. Контроль за исполнением договоров продаж

1.4.4. Контроль за качеством и сбытом

1.4.5. Предпродажная подготовка товаров

1.4.6. Доставка и установка товаров

1.4.7. Предоставление информации по сбыту для оперативного учета

1.5. Послепродажное обслуживание

1.5.1. Гарантийный ремонт

1.5.2. Прием и обмен некачественного товара

1.5.3. Контроль по срокам гарантии

1.5.4. Оформление документов по обмену и возврату

1.5.5. Предоставление информации по гарантийному ремонту для оперативного учета

1.6. Учет

1.6.1. Бухгалтерский учет

1.6.2. Оперативный учет

1.6.3. Внутренний учет для менеджеров и руководителей

Характеристика существующих бизнес –процессов

Учет продаж

Характеристика основной деятельности предприятия приведена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 Характеристика основной деятельности ООО «Бизнеском»

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 - Декомпозиция основной деятельности

Среди данного перечня, в рамках настоящего проекта, наибольший интерес представляют бизнес-процессы отдела продаж.

Продажей товара завершается кругооборот средств организации, в результате чего создается возможность из полученной выручки произвести расчеты с поставщиками материалов, с работниками по оплате труда, с бюджетом по налогам и сбо­рам, платежам во внебюджетные фонды, с банком по кредитам, прочими кредиторами.

Продажа товаров должна позволить не только возместить затраты по их производству и сбыту, но и получить прибыль – один из важнейших источников обновления и расширения производства. Согласно нормативным документам по бухгалтерскому учету, продукция считается проданной (реализованной) с момента ее отгрузки (отпуска) покупателям и предъявление им расчетных документов. Переход права собственности происходит в момент передачи продукции покупателю либо транспортной организации. С этого момента их стоимость включается в объем выручки и доход организации. Объём выручки от продажи продукции, выполненных работ и оказанных услуг является важнейшим показателем, характеризующим производственную и финансовую деятельность коммерческой организации, производственного предприятия.

Продажа продукции осуществляется в соответствии с заключенными договорами или путем свободной продажи через розничную торговлю.

В процессе продажи происходит превращение продуктов труда в денежные средства и реализуется созданный в процессе производства прибавочный продукт.

Для автоматизации выбираем процесс учета продаж, как один из наиболее важных и ответственных в деятельности рассматриваемого предприятия.

Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит эффективность работы торговой компании в целом.

На рисунке 1.6 представлен бизнес процесс учета продаж ООО «Бизнеском».

Рисунок 1.6 - Бизнес процесс учет продаж

В настоящее время процесс учета продаж заключается в сборе данных о продажах от каждого менеджера и анализе этих данных за всю компанию.

К задачам учета продаж продукции относятся:

• контроль за своевременным и правильным оформлением пер­вичных документов по сбыту и продаже продукции;
• своевременная выписка и предоставление покупателю и банку расчетно-платежных документов;
• обеспечение информацией о наличии и движении продукции руководителей соответствующих подразделений в целях осуществления контроля за своевременным оприходованием, отгрузкой и сохранностью готовой продукции;
• контроль за своевременным поступлением денежных средств от продажи продукции, сверка взаимных расчетов с покупателями;
• определение полного объема продажи в стоимостном и количественном выражении;
• выявление фактических результатов от продажи продукции.

Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процесс продаж, приведенной на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7 - Декомпозиция процесса продаж

В соответствии с представленной схемой, учет продаж представляет собой сбор сведений о совершенных продажах за всю компанию от каждого отдельного менеджера. Сбором данной информации занимается отдельно назначенный менеджер отдела продаж, он же анализирует представленную ему информацию, а также готовит следующие отчеты (по итогам анализа):

• отчет о продажах по товарам;
• отчет по продажам по клиентам;
• отчет о продажах по датам (за период);
• общий (сводный отчет).

Оформление и учет реализации товаров в данной организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Товары в организации реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Безналичные расчеты регулируются "Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации" от 03 октября 2002г. №2-П. При оптовых поставках возможны как поступления наличных денег в кассу организации (до предельной суммы по одному платежу, ограниченной в установленном порядке), так и перечислением денежных средств на расчетный счет.

В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно - кассовых машин в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171.

Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары основании «Сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» по форме № КМ-7, где по каждому магазину указывается сумма выручки, подтверждаемая подписью директора магазина. Этот документ составляют на основании «Справок-отчетов кассиров-операционистов» по форме № КМ-6, который в свою очередь формируется с использованием «Журнала кассиров-операционистов» по форме № КМ-4 и Журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5.

Материально ответственным лицам, работающим в магазинах, выдается в одном экземпляре товарный журнал сотрудника мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-23. Отпуск товаров оформляется расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14. Данные об отпуске товаров и получении выручки отражаются в товарном журнале на основании приходно-расходных документов с выводом каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся ответственными лицами, отпускающими товар или принимающими выручку.

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета. В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров по сопроводительным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записываются отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Продавцы магазинов отчеты не составляют. Они обязаны ежедневно сдавать в кассу организации торговую выручку, а непроданные товары возвращать в магазин. Продавцам отпуск товаров оформляют расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14 которую выписывают в двух экземплярах. По окончании рабочего дня возвращенный товар и сумму выручки, подтвержденную квитанцией, записывают в расходно-приходную накладную. Новую партию товара продавцу выдают после того, как он рассчитался за ранее полученные товары.

Рассмотрим порядок учета продаж в ООО «Бизнеском».

В настоящее время учет продаж и все связанные с ним действия производятся менеджером без использования каких-либо средств автоматизации, то есть отчет заполняется вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета продаж являются определение общих фактических результатов продажи за всю компанию.

В связи с обнаруженными недостатками в работе предприятия, в частности при учете , руководством ООО «Бизнеском» принято решение об автоматизации процессов учета продаж.

Как ожидается, в этом случае затрачиваемое менеджером время на подготовку отчетов значительно снизится за счет того, что он будет формироваться автоматически.

Сравнение основных операций при приеме заказа без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1.1 и таблице 1.2.(с учетом средней заработной платы менеджера 25000 в месяц).