Файл: Договоры в коммерческой деятельности (ГУП ФАПК “Туймаада” магазине «Илин-Энэр»).pdf

2.1 Характеристика предприятия, его организационная структура.

Объектом исследования является специализированный продовольственный магазин «Илин-Энэр», который состоит на балансе Государственного унитарного предприятия Финансовой агропромышленной компании «Туймаада» (далее ГУП ФАПК «Туймаада»), которая образована в соответствии с Указом Президента Республика Саха (Якутия) Николаевым М.Е. от 25 июля 1995 года № 1119.

ГУП ФАПК «Туймаада» является коммерческой организацией. Для достижения целей, предприятие осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) порядке следующие виды деятельности:

- снабженческо-сбытовая деятельность;

- оптовая и розничная торговля;

- заготовительная деятельность;

- финансирование целевых программ и проектов по развитию сельского хозяйства и социальной защите сельских жителей.

Магазин «Илин-Энэр» расположен по адресу: проспект Ленина,25.

Предметом деятельности магазина является:

- торгово-закупочная деятельность;

- розничная торговля товарами народного потребления, продукцией местных поставщиков и сельхозтоваропроизводителей;

- торгово-закупочные, посреднические операции и услуги;

- представление местных и отечественных фирм;

- занимается сбором предварительных заказов, организует выездную торговлю;

- а также осуществление других работ и оказание услуг, не запрещённых и не противоречащих действующему законодательству РФ.

Магазин «Илин-Энэр» не является юридическим лицом, имеет специальный счёт в банке, вся выручка магазина поступает через компанию на данный счёт.

Магазин расположен на 1-м этаже каменного 9-ти этажного жилого дома в типовых помещениях. Водоснабжение, отопление, канализация централизованные. Освещение искусственное и естественное, вентиляция смешанная. Предприятие осуществляет свою деятельность на основании Устава, зарегистрированного Министром РС(Я) за № 311 от 08 июня 2009 года лицензии на право торговли алкогольной продукцией № 0000540 от 08 июня 2009 г. выданная Инспекцией РС(Я) по контролю за производством и оборотом алкогольной продукцией.

Имеется санитарный паспорт объекта, согласованный руководителем ТУ Роспотребнадзора по РС(Я) Протодьяконовым А.П. 2005 года и (приложение 2)

Организация работы магазина «Илин-Энэр» непосредственно связана с поставкой продукции сельхоз товаропроизводителей и перерабатывающих предприятий в счёт погашения кредиторской задолженности в аккумуляционный фонд. Данная структура является как бы объективно необходимым подразделением к формированию и исполнению средств фонда.

Финансирование и формирование оборотных средств производится компанией в виде денежных займов и натуральных кредитов на возвратной основе.

Общая площадь магазина составляет 540 кв. м., в том числе торговая площадь – 290 кв.м. Фасад, устройство здания выполнены в соответствии с архитектурно-градостроительными, противопожарными и санитарными правилами. Интерьер торгового зала соответствует эстетическим требованиям. Для удобства покупателей весь товар рационально размещён с учётом товарных групп на приставных горках с подсветкой, холодильных шкафах, ларях.

Магазин работает по методу самообслуживания и имеет два отдела работающих через прилавок (гастрономические товары, в/водочные изделия). В магазине также имеется киоск по продаже овощей и фруктов, и отдел бытовой химии на правах аренды.

Магазин «Илин-Энэр» работает без перерыва и выходных с 9.00 – 22.00 ч. Основной удельный вес в товарообороте, около 80% от общей выручки приходится на отдел самообслуживания. В среднем в день магазин посещают 1200 – 1500 человек. В магазине регулярно проводятся розыгрыши, лотереи, выставки – ярмарки для привлечения населения города.

Все вопросы по изучению спроса населения и рынка сбытов товаров, нахождение поставщиков, налаживание с ними рациональных связей решаются специалистами по сбыту ГУП ФАПК «Туймаада». Рекламно-информационная работа, организация торгового обслуживания, контроль за качеством товаров и т.д. осуществляется работниками торгового зала.

В магазине «Илин-Энэр» организационная структура – линейная (рисунок 2.1.1), т.е. распределение полномочий ведётся сверху вниз. Иерархический ранг имеет две ступени, т.е. два уровня управления. Первый уровень – управляющий магазина, второй уровень – администрация магазина: главный бухгалтер, 2 заведующих отделом, 2 товароведа и завхоз. Торговый отдел из них представляют заведующие отделами и товароведы. Общая численность работников магазина – 41 человек.

Вся коммерческая работа выполняется под руководством управляющего магазина с целью роста товарооборота, полного удовлетворения спроса населения, повышения культуры обслуживания и т.д. конечная цель – прибыль.

Для достижения рентабельности магазина проводятся следующие работы:

• анализ выполнения товарооборота по отделам, выявление причин перевыполнения или невыполнения плановых заданий, в том числе вследствие хорошо или недостаточного товароснабжения;
• общая оценка состояния торговли продуктами питания в районе деятельности;
• оценка взаимоотношений с поставщиками и их работы по расширению ассортимента и улучшению качества товаров;
• состояние товарных запасов в отделах и их соответствие нормативам;
• оценка удовлетворения спроса населения на отдельные группы товаров, причины перебоев;
• общая оценка состояния централизованного завоза товаров;
• результаты проведения мероприятий по рекламе;
• общая оценка состояния обслуживания покупателей и пути повышения культуры обслуживания;
• сравнение выполнения плана товарооборота аналогичным периодам прошлого года или предшествующего квартала текущего года;

Магазин «Илин-Энэр» является одним из крупных центральных магазинов г. Якутска. В магазине работают 3 отдела: отдел самообслуживания, отдел вино-водочных изделий и бытовая химия.

Таким образом, магазин «Илин-Энэр» занимается торгово-закупочной деятельностью, розничной торговлей продукции местных поставщиков и сельхозтоваропроизводителей, осуществляет посреднические операции и услуги. В целом, магазин работает рентабельно и проводит работы по повышению рентабельности

2.2 Заключение договоров в ГУП ФАПК “Туймаада” магазине «Илин-Энэр» и контроль за их исполнением.

В связи с огромным значением договоров в деятельности торговли возникает необходимость целенаправленного, постоянного управления договорной работой, которая ныне является самостоятельной функциональной подсистемой управления отраслью.

Принципами управления договорной работой являются:

• принципиальность, активность;
• осуществление договорной работы в строгом соответствии с требованиями законодательства;
• плановость, включающая разработку и выполнение планов договорной работы, определение точных заданий, сроков и ответственных за их выполнение;
• комплексность - учет взаимосвязи всех видов заключаемых договоров, всех служб и подразделений, участвующих в договорной работе;
• хозяйственный расчет, т. е. активное использование договоров для наиболее эффективного хозяйствования;
• привлечение широких масс трудящихся, участвующих, как в исполнении, так и в анализе, оценке “состояния” договорной работы.

Важнейшей функцией договорной работы являются контроль и учет исполнения хозяйственных договоров, при которых необходимо активнее использовать электронно-вычислительную технику. Учет исполнения договоров позволяет глубоко анализировать состояние коммерческой работы, принимать меры оперативного и имущественного воздействия к нарушителям договорной дисциплины, добиваясь в итоге полного и надлежащего выполнения заключенных договоров.

В магазине «Илин-Энэр» договоры заключаются в письменной и нотариальной форме.

Подготовка и оформление договоров производится в следующей последовательности:

• составление проекта договора;
• согласование проекта договора;
• подписание договора;
• регистрация договора;
• направление договора на подпись контрагенту.

В случаях, когда инициатором заключения договора выступает контрагент, проект договора проходит следующие стадии:

• определение исполнителя договора;
• согласование проекта договора;
• подписание договора;
• регистрация договора;
• направление подписанного договора контрагенту.

Проект договора содержит следующие условия:

• место и дата заключения договора;
• преамбула (вводная часть), стороны договора;
• предмет договора;
• сумма (цена) договора или способов ее определения;
• срок действия договора;
• срок и порядок расчетов;
• ответственность сторон;
• другие условия, которые являются существенными по данному договору.

Договор, кроме этого, должен содержать точное наименование, а также сведения о юридическом адресе сторон по договору и их банковские реквизиты.

Часть перечисленных условий могут содержать в отдельных приложениях (спецификациях) к договору.

При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора. Виза обязательно включает в себя личную подпись лица, должность, фамилию. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся под реквизитами сторон договора.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности. При этом копия доверенности прилагается к договору.

Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.

Если представленные разногласия принимаются, протокол разногласия визируется в порядке, установленном настоящим положением, подписывается руководителем и один экземпляр высылается контрагенту.

Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение (специалист) возвращает контрагенту один экземпляр договора с неподписанным протоколом разногласий.

Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения (специалиста) или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением (специалистом) или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

Контроль за выполнением договорных обязательств осуществляет соответствующее структурное подразделение, которое одновременно принимает необходимые меры к стороне по договору невыполняющей договорные обязательства и представляет необходимые материалы юрисконсульту для предъявления иска.

Учет договоров осуществляется юрисконсультом и в структурных подразделениях, которые осуществляют контроль за исполнением договоров путем ведения специальных журналов. Договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем.

Договоры хранятся в течение всего периода их действия со всеми документами в отдельных папках у юрисконсульта и в соответствующих структурных подразделениях, а после его окончания - в порядке, установленном законодательством.

2.3Анализ эффективности договорной работы в ГУП ФАПК “Туймаада” магазина «Илин-Энэр».

Правильно налаженная договорная работа на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а, следовательно, поможет избежать многих судебных споров. Ведь очень часто на предприятиях бытует мнение, особенно ответственных исполнителей, что согласование – это лишняя волокита, на которую напрасно тратится время.

Проанализировав договор поставки № 12 11 января 2009 года где поставщик является ОАО «Якутский Гормолзавод» влице генерального директора Бабенко Ю.И, а покупателем ГУП ФАПК “Туймаада” в лице генерального директора Васильева А.Г Бланк договора поставки товара составлен поставщиком в городе Якутске. Действующего на основании Устава мы установили следующее: данный договор защищает интересы поставщика, оформление договора соответствует установленным требованиям, предмет договора, т.е. товар и цена товара конкретно оговорены. Перечень подлежащих поставке товаров приведены в качестве приложения к нему в виде спецификации (развернутый ассортимент товаров с указанием их видов, сортов и цен). В данный договор включены пункты по качеству и упаковки, маркировки, срок и порядок поставки. Данный договор имеет дополнительное соглашение, составленный поставщиком, т.е.ОАО «Гормолзавод» 1 февраля 2010 года в г.Якутске. дополнительное соглашение подписан обеими сторонами. В дополнительном соглашении внесены изменения в договоре долгосрочной поставки товаров с отсрочкой платежа и включены изменения цены на упаковку и тару. Оплата производиться путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика.