Файл: ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕАЛИЗАЦИЙ ОПЕРАЦИЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «СКЛАДСКОЙ УЧЕТ».pdf

Для того чтобы иметь преимущество на рынке продаж, компаниям необходимо предоставлять быстрое и высококачественное обслуживание клиентов. Чтобы добиться высокого уровня обслуживания, важно оптимизировать все сферы работы компании, в которых особое место занимает товарооборот. Товарооборот представляет собой планово-организационный процесс обращения материально-производственных запасов, от которых во многом зависят и остальные экономические показатели. В объем товарооборота входят все товары, полученные от поставщиков и реализованные компанией.

При заказе и приемке товаров от поставщиков, производится обработка и хранения большого количества информации:

- контроль за поступлением товаров и их фактическим наличием на складе;

- контроль за операциями по отгрузке и реализацией товаров;

- контроль за запасами товаров и своевременным заказом новых товаров;

- правильное оформление документации, сопровождающее все вышеперечисленные процессы.

Очевидно, что без систематического и правильного складского учета система товарооборота не будет надежно функционировать, а значит это одна из самых важных сфер работы компании. Поэтому исследование складского учета и его оптимизация – очень актуальная тема в реалиях современного рынка продаж.
Предмет исследования – автоматизация складского учета. Использование современных информационных технологий дает возможность существенно упростить и автоматизировать работу склада.

Объект исследования – компания в сфере торговли.

Целью этой работы является разработка информационной системы с целью автоматизации бизнес-процесса «складской учет».
Для достижения это цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать предметную область;

- изучить технологии функционирования информационных систем;

- провести информационное моделирование базы данных складского учета.

Практическая значимость исследования заключается в том, что результаты работы можно будет использовать для оптимизации систем складского учета в любых компаниях, работающих в сфере продаж.
В процессе исследования были использованы следующие методы: исследование материалов научных и периодических изданий по данной проблеме, документальный анализ, сравнительный анализ программных продуктов.

В процессе написания работы были использованы следующие литературные источники: методологии проектирования информационных систем – Вендров А.М., Костров А.В, Черемных С.В., теоретические основы разработки и моделирования систем автоматизации Афонин А. М., кладовщик: Устройство складов. Складские операции. Управление складом. Нормативные документы. Волгин В.В.

Глава 1. Аналитическая часть.

1. Характеристика существующих бизнес-процессов

Склад – это помещения или сооружения, предназначенные для приёма, размещения и хранения, поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.

К основным функциям склада можно отнести следующие:

- преобразование производственного ассортимента в потребительский. Создание необходимого ассортимента для выполнения заказов клиентов в соответствии со спросом;

- складирование и хранение.

Позволяет выравнивать временную разницу между выпуском продукции и ее потреблением, и даёт возможность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых товарных запасов. Хранение товаров в распределительной системе необходимо также в связи c сезонным потреблением некоторых товаров;

- объединение и транспортировка грузов.

Для сокращения транспортных расходов, склад может осуществлять функцию объединения небольших партий грузов для нескольких клиентов до полной загрузки транспортного средства;

- предоставление услуг.

Очевидным аспектом этой функции является оказание клиентам различных услуг, обеспечивающих фирме высокий уровень обслуживания потребителей. Среди них: подготовка товаров для продажи (фасовка продукции, заполнение контейнеров, распаковка и т.д.); проверка функционирования приборов и оборудования, монтаж; придание продукции товарного вида, предварительная обработка, тpaнcпopтнo-экcпeдициoнныe услуги и т.д.

Процедура принятия продукции на склад:

- Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

- Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

- Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

- Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и вручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

- Получатель товара подает накладную на отгрузку товара;

- Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;

- Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;

- Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;

- Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;

- Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;

- Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Таким образом, проанализировав существующие бизнес - процессы складского учета и выявив все недостатки, можно разработать систему, которая бы автоматизировала и оптимизировала операции на складе.

1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Учитывая вышеперечисленное описание текущих бизнес-процессов, становится ясно, что необходимо создание системы, которая автоматизировала бы следующие операции на складе:

-регистрация документов;

-поиск товаров для отгрузки и просмотр информации и месте хранения;

-формирование документов отчетности;

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, сотрудникам склада не нужно будет обрабатывать большой поток информации и документации вручную.

При помощи ЭВМ на складе может быть автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Целью разработки информационной системы является облегчение процесса учета товаров, а также возможность формирования печатных форм документов, отчётов и других объектов конфигурации.

Необходимо разработать систему учёта, которая включает в себя: Возможность учета товаров;

- Формирование отчетов.
- В системе учёта должны быть реализованы следующие функции:
- Ведение базы данных товаров;
- Возможность документального отражения в учётной программе всех этапов движения услуг;
- Формирование текущих отчетов.

Информационное обеспечение - это информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое содержит массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое содержит системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно- справочной информации.

Справочники, как товары и услуги, контрагенты, склады компании, расчетные счета, дополнений не требуют, их вполне достаточно для ведения учета продаж.

В составе входных и выходных данных от поставщиков счета-фактур и товарных накладных формы ТОРГ-12, данные формы считаются унифицированными и в автоматизации никак не нуждаются, а для решения задачи автоматизации трудового места менеджера, было рассмотрено создание, введение и заказ на поставку. Этот заказ состоит из основных компонентов (название контрагента, наименование товара, количество, сумма, заказ, общая сумма). Заказ предназначен для получения быстрой и абсолютной информации любому пользователю (руководителю либо бухгалтеру), а также для того, чтобы проследить правильность работы сотрудников и уменьшить затраты людей.

Глава 2. Проектная часть:

2.1. Логическая и физическая модель информационной системы

Логический уровень – это абстрактный взгляд на данные. На нем данные представлены так, как выглядят в реальном мире. Объекты модели, представленные на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами.

Логическая модель данных может быть построена на основе другой логической модели, например, на основе модели процессов.

Логическая модель данных является универсальной. Она описывает факты и объекты, подлежащие регистрации в ней. Устанавливаются связи между сущностями, определяются атрибуты и проводится нормализация данных.

Рис.1. Логическая модель информационной системы складского учета

Физическая модель Дерево метаданных «Складской учет»

	Товаровед Программист Бухгалтер
Справочники
Справочник.Поставщики
Код	Число – 10
Полное наименование	Строка – 50
ИНН	Строка – 12
Адрес	Строка – 100
Телефон	Строка – 11
Контактное лицо	Строка – 50
Справочник.Сотрудники
Реквизиты:
Код	Число – 10
Наименование	Строка – 50
Паспорт серия	Строка – 4
Паспорт номер	Строка – 6
Адрес	Строка – 100
Телефон	Строка – 11
Табличная часть: Данные
Должность	ПеречислениеСсылка.Должность
Дата приема	Дата
Справочник.Товары (2-х уровневый)
Код товара	Число – 10
Полное наименование	Строка – 50
Единица измерения	ПеречислениеСсылка.ЕдиницыИзмерения
Цена	Число (10), точность - 2, неотрицательное
Справочник.Склады
Константы
Наименование организации ИНН организации ОГРН организации Юридический адрес Телефон	Строка – 100 Строка – 12 Строка – 15 Строка – 100 Строка – 11
Перечисления
Единицы измерения	Шт
Должность	Кладовщик Грузчик
Код	Число – 10
Наименование склада	Строка – 50
Документы
Документы.ЗаказНаСклад
Шапка:
Дата исполнения документа	Дата
Сотрудник	Справочник.Сотрудники
Табличная часть: Товары
Наименование	Справочник.Товар
Количество	Число – 15, точность – 0
Цена	Число – 15, точность – 2
Сумма	Число – 15, точность – 2
Документы.ЗаказПоставщику
Шапка:
Поставщик	Справочник.Поставщики
Дата поставки	Дата
Табличная часть: Заказ
Наименование	Справочник.Товар
Количество	Число – 15, точность – 0
Сумма	Число – 15, точность – 2
Документы.ПриходнаяНакладная
Шапка:
Дата	Дата
Поставщик	Справочник.Поставщики
Склад	Справочник.Склады
Сотрудник	Справочник.Сотрудники
Табличная часть: Поставка
Наименование	Справочник.Товары
Количество	Число – 15, точность – 0
Цена	Число – 15, точность – 2
Сумма	Число – 15, точность – 2
Документы.РасходнаяНакладная
Шапка:
МОЛ 1	Справочник.Сотрудники
Склад	Справочник.Склады
МОЛ 2	Справочник.Сотрудники
Табличная часть: Выбытие
Товар	Справочник.Товар
Количество	Число – 15, точность – 0
Цена	Число – 15, точность – 2
Сумма	Число – 15, точность – 2
Документы.ПрайсЛист
Шапка:
Наименование поставщика	Справочник.Постащики
Табличная часть: Прайс
Наименование товара	Число – 10
Единица измерения	Число – 10
Цена	Число - 10, точность - 3, неотрицательное
Регистры
Регистры накопления
Регистры.ОстаткиНаСкладе {-РН}, {+Пн}
Измерения:
Склад	Справочник.Склады
Товар	Справочник.Товар
МОЛ 1	Справочник.Сотрудники
Ресурсы:
Количество	Число – 15, точность – 3
Регистры.ИсполнениеЗаказовПоставщиками{+зак. поставщику},{-ПН}
Измерение: Поставщик	Справочник.Поставщики
Ресурсы: Поставщик Товар	Справочник.Поставщики Справочник.Товар
Количество	Число – 15, точность – 3
Регистры.ПоступлениеТовараНаСклад {+Пн}
Измерение:
Склад	СправочникСсылка.Склады
Наименование	СправочникСсылка.Товары
Поставщик	СправочникСсылка.Поставщики
Сотрудник	СправочникСсылка.Сотрудники
Ресурсы:	Число – 10
Количество	Число – 10
Цена	Число – 10
Стоимость	Число – 15
Регистры сведений Регистры.Цена
Измерение:
Наименование товара	СправочникСсылка.Товары
Ресурсы:
Цена	Число – 10
Отчеты
Движение товара за период (регистр:ОстаткиНаСкладе)
Условия отбора:	Склад Товар Период с
	Период по
Графы отчета:	№ п/п Товар (Строка) Начальный остаток (Число) Приход (Число) Расход (Число) Конечный остаток (Число)
Исполнение заказа поставщика (регистр: ЗаказПоставщику)
Условия отбора:	Товар Период с Период по
Графы отчета:	№ п/п Товар (Строка) Заказано (Число) Исполнено (Число) Не исполнено (Число)
Поступление товара на дату (регистр: ПоступлениеТовараНаСклад
Отбор	Товар Дата начала Дата окончания
Графы	Дата (Число) Склад (Строка) Наименование товара (Строка) Вес (кг) (Число) Количество (Число) Цена (Число, 2 знака после запятой) Сумма (Число, 2 знака после запятой)