Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (АНАЛИЗ И ХАРАКТЕРИСТИКА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ).pdf

- Просмотр,

- Правка,

- Добавить,

- Удалить.

При выборе пункта «Журнал», откроется форма, которая имеет вид, представленный в приложении 8. В левой части расположены данные о клиентах Департамента Аренды: Наименование клиента и Идентификатор клиента согласно уникальному номеру клиента в базе. В правой части расположены данные по параметрам заявка клиента (требуемая категория объекта и цена), а также данные об ответственном лице, которое закреплено для взаимодействия с этим клиентом.

При выборе пункта меню «Объекты», откроется форма, представленная в приложении 9. В левой части расположены данные об объектах Департамента Аренды: Наименование объекта и Идентификатор объекта согласно уникальному номеру объекта в базе. В правой части расположены данные по параметрам указанного объекта, а также данные об ответственном лице, которое закреплено за указанным объектом.

При выборе пункта меню «Операции» имеется возможность просмотреть все операции, осуществленные как с клиентами, так и с объектами за определенный период (приложение 10 и приложение 11). Задача пункта меню «Операции» предоставлять детализированные отчеты по операциям, согласно условиям отбора, заданным пользователем.

Отбор в отчете «Клиенты» (приложение 10) идет по типу клиента, типу взаиморасчетов, с детализацией информации по каждому клиенту. В отчете «Объекты» имеется возможность, как детализировать информацию по каждому объекту (по аналогии с отчетом «Клиенты»), либо получать совокупную информацию по типу категории объектов за период (так, как представлено в приложении 11).

Пункт меню «Экспозиция» предназначен для получения данных по сроку нахождения объекта в базе и взаимосвязанной с ним информации, экранная форма представлена в приложении 12.

Каждый отчет может быть выведен на печать, как посредством контекстного меню, так и посредством кнопок, расположенных в нижней части пользовательского интерфейса. Подробное руководство с описанием всех форм интерфейса и назначений кнопок панели управления приведены в приложении 13 «Руководство пользователя».

Представленный интерфейс пользовательской части в полной мере отвечает целям и задачам создания автоматизированной системы управления документооборотом в Департаменте Аренды, в пользовательском интерфейсе реализованы все необходимые функции, которые выполняет как операционный персонал, так и управленческий персонал.

Автоматизированная система управления документооборотом будет внедрена в Департаменте Аренды, в течение предыдущего полугодия проектируемая АСУ проходила тестирование у разработчика, то есть без привлечения пользователей, на этом этапе исправлялись ошибки, которые были допущены в процессе разработки АСУ.

Все сотрудники филиала, имеющие отношение к работе с проектируемой АСУ (операционный персонал, руководители клиентских отделов, системный администратор, а также руководитель Департамента Аренды) прошли обучение.

За ввод информации отвечают руководители клиентских отделов и операционные сотрудники, в свою очередь руководитель Департамента Аренды просматривал отчеты и проводил контроль за работой подчинённых, принимая управленческие решения, используя полученные данные.

Внедрение Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды позволит:

- Автоматизировать процесс распределения заявок клиентов (снизить уровень хождения бумажных документов);

- Вести учет и мониторинг объектов недвижимости (в режиме on-line без обращения к бумажным носителям);

- Контролировать время экспозиции объектов недвижимости;

- Автоматически формировать и выдавать на печать отчёты, необходимые как для управленческой, так и для операционной деятельности;

- Хранить в базе данных информацию, как по клиентам, так и по объектам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Бизнес-процесс - это один, несколько или множество вложенных процессов (внутренних шагов деятельности), которые заканчивается созданием продукта, необходимого клиенту. Таким образом, выходом или результатом выполнения бизнес-процесса всегда являются информация, услуги или товары, востребованные клиентом. При этом бизнес-процесс может иметь несколько выходов.

Однако в последнее время из-за таких факторов, как возрастающая конкуренция, постоянное усложнение и изменение законодательства, появление новых продуктов, изменение структуры компаний, возникла потребность в новых подходах, способных увеличить эффективность бизнеса в быстро изменяющихся условиях бизнес-среды.

Ответом на эту потребность явилось возникновение процессного подхода к управлению бизнесом - фактически новой концепции, базирующейся на понятии бизнес-процесса. Бизнес-процесс в стандарте ISO 9001: 2000 определяется как устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Вопросы управления бизнес-процессами остро встают в компании, когда на определенном этапе ее развития сбои во взаимодействии подразделений, менеджеров, сотрудников начинают носить регулярный характер, при этом оказывая существенное влияние на эффективность деятельности самой организации. Сбои сопровождаются не только потерей информации, дублированием функций, лишними затратами и другими негативными последствиями, но и потерей качества продуктов компании, а значит и потерей лояльности потребителей. Диагностировать причины этих проблем без детального изучения деятельности компании невозможно.

В результате формируется матричная структура управления, с типичными проблемными вопросами. И решить эти вопросы можно только тем, что все схемы, модели процессов, процедуры, степень загрузки и квалификация исполнителей будут согласованы со всеми административными руководителями, сотрудники которых в этом процессе участвуют.

Для автоматизации и ускорения их работы на предприятии было принято решение об автоматизации этих процессов с помощью компьютерных программ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (в четырех частях). – М., Ось-89, 2009.

2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

3. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года (в редакции от 27.10.2008 N 175-ФЗ)

4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

5. ГОСТ 24.703-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные ​системы документации

7. РД 50-680-88 Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения.

8. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2007

9. Антикризисное управление: уч. пособие по единой программе подготовки арбитражных управляющих. М.: Инфра-М, 2008

10. Дафт Р. Менеджмент. Издание 6-е. СПб: Питер, 2008

11. Деминг Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007

12. Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты (2-е издание). М.: Волтерс Клувер, 2008 г.

13. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учеб. для вузов. М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002.

14. Ильин В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS. М.:ИД Вильямс, 2008

15. Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 М.: Весть-Мета Технология, 2000

16. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г.

17. Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. М.: Весть-Мета Технология, 2001

18. Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес-пресса, 2007

19. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005

20. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007

21. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2009

22. Оболенски Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения. М.: Лори, 2005

23. Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. ‑3-е издание. СПб.: Питер, 2004.

24. Савицкая Г.В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности. М.: Инфра-М, 2007

25. Сертифицированный курс Microsoft «М 2781 Разработка серверных решений в MicrosoftSQLServer 2005»

26. Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

27. Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006

28. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. СПб: КОРОНА принт, 2004

29. Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NT Пресс, 2007

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1. Функциональная модель бизнесс-процессов

Приложение 2. Модель основного бизнес-процесса, сформированная с помощью ARIS

Приложение 3. Объекты системы маршрутизации документооборота

Приложение 4. Структура сети

Приложение 5. Функциональная модель бизнес-процесса предоставления услуг в проектируемой АСУ

Приложение 6. Структура интерфейса пользовательской части

Приложение 7. Основная форма АСУ Департамента Аренды

Приложение 8. Экранная форма «Журнал»

Приложение 9. Экранная форма «Объекты»

Приложение 10. Экранная форма отчета «Клиенты»