Файл: Коммерческая информация и ее защита (Содержание и защита коммерческой информации).pdf

1. Учет всей документации предприятия с классификацией по сфере применения, дате, содержанию и т.п.

2. Регистрация и учет всех входящих/исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения/отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор, приглашение и т.п.).

3. Регистрация документов, с которых делаются копии с фиксацией в специальном журнале (дата копирования, количество копий, для кого или с какой целью производятся копии и т.п.).

4. Особый режим уничтожения документов. Перед уничтожением документов необходимо проконтролировать их содержание во избежание случайного уничтожения нужных документов. Важно, чтобы документы не просто выбрасывались в корзину, а предварительно измельчались при помощи уничтожителя бумаги или в ручную таким образом, чтобы их невозможно было бы восстановить. Документы, имеющую особую ценность, после измельчения целесообразно сжечь. Об уничтожении документов в обязательном порядке составляется акт, который подписывается ответственным лицом, а также лицами присутствующими при уничтожении.

Для облечения системы контроля все документы следует разделить на три категории: документы общего пользования; документы для служебного пользования; документы секретного характера. Различные категории документов отличаются друг от друга не только назначением, но и кругом лиц, имеющих доступ к ним.

Каждой категории необходимо присвоить свой гриф. Это можно сделать при помощи штампов, специальных отметок, а можно и просто при помощи цвета (например, документы общего пользования - белого цвета, документы служебного - желтые, а секретные - красного). Важно, чтобы эта система была реализована и успешно применялась. Для этого необходимо провести соответствующую разъяснительную работу с персоналом, а также провести необходимый инструктаж.

В ООО «Фортуна» работа по контролю за документами поручена отдельному сотруднику - секретарю, однако в идеале этим должна заниматься группа режима службы безопасности предприятия.

Кроме того, целесообразно также принятие соответствующего положения регламентирующего режим документооборота предприятия. В данном положении необходимо отразить правила работы с документами, а также особенности работы с документацией носящей конфиденциальный характер. На анализируемом предприятии этот документ только в разработке.

К любому исчезновению или уничтожению документов, особенно содержащих важную информацию, необходимо отнестись со всей серьезностью. В этом случае, в обязательном порядке на предприятии проводится внутреннее расследование. Результаты расследования анализируются, если необходимо, лица, виновные в утере документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности, а в необходимых случаях лишаются доступа к документам, содержащих коммерческую тайну. Важно, чтобы расследование не стало формальностью, а из его результатов были сделаны надлежащие выводы и допущенные ошибки исправлены в максимально короткое время.

Кроме того, случаи утери или уничтожения документов в дальнейшем могут использоваться в качестве примера при инструктаже сотрудников и работе службы безопасности. В ООО «Фортуна» ведется регистрация и учет всех входящих/исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения/отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор, приглашение и т.п.).

На ООО «Фортуна» применяются следующие правила предосторожности при работе с документами: не надо делать ненужных копий документов; черновики и наброски секретных документов должны быть уничтожены; секретные документы хранятся отдельно от остальных, в изолированном помещении с ограниченным доступом в сейфе; копировальная техника не неходится в одном помещении с документами, представляющими коммерческую ценность для того, чтобы исключить их несанкционированное копирование; нельзя оставлять документы на рабочем месте без присмотра, даже на короткое время; нельзя, чтобы посторонние лица читали рабочие документы, находящиеся на столе или в кабинете работника.

При появлении постороннего лица документы должны быть убраны в хранилище, шкаф, ящик стола; установлен запрет на вынос работниками документов за пределы предприятия без предварительного разрешения лица, ответственного за сохранность коммерческой тайны.

2. Рабочий персонал.

Люди в ряду источников конфиденциальной информации занимают особое место как активный элемент, способный выступать не только источником, но и субъектом злонамеренных действий. Они являются и обладателями, и распространителями информации в рамках своих функциональных обязанностей.

Кроме того, что люди обладают информацией, они еще способны ее анализировать, обобщать, делать соответствующие выводы, а также, при определенных условиях, скрывать, продавать и совершать иные криминальные действия, вплоть до вступления в преступные связи со злоумышленниками.

3. Партнеры, контрагенты или клиенты, пользующиеся или пользовавшиеся услугами ООО «Фортуна», являются наиболее осведомленными источниками, зачастую обладающими важнейшими секретами.

Поэтому они заслуживают отельного внимания при анализе системы защиты.

Важнейшей функцией службы безопасности ООО «Фортуна» является всесторонняя проверка контрагентов. Причины, которые снижают надежность контрагента и могут явиться основаниями для отказа от подписания договора с ним: отсутствие у фирмы собственного помещения (фирма арендует помещение, причем недавно); отсутствие работников, в штате - лишь одни руководители; отсутствие движения денежных средств по счету; фирма обслуживается в ненадежном банке; фирма несвоевременно рассчитывается с бюджетом, банками, срывает сроки поставки и т.п. фирма зарегистрирована в оффшорной зоне; несовпадение юридического адреса фирмы и фактического местонахождения, прописка руководителя фирмы в другом регионе; негативная информация о руководителе фирмы. Служба безопасности внимательно анализирует учредительные и иные документы контрагента, желательно с проведением их экспертизу. Криминалистическая экспертиза документов производится прежде всего на предмет установления их подлинности и отсутствия признаков подделки, таких как: подчистки; дописки; травление; допечатки на пишущих машинках; подделки печатей и штампов; подделки подписей. 4. Производимая продукция или оказываемые услуги. Продукция является особым источником информации, за характеристиками которой весьма активно охотятся конкуренты. Особого внимания заслуживает клиентская база в оптовом отделе организации.

5. Технические средства обеспечения производственной деятельности. Технические средства как источники конфиденциальной информации являются широкой и емкой в информационном плане группой источников.

В группу средств обеспечения производственной деятельности входят самые различные средства, такие, в частности, как телефоны и телефонная связь, телевизоры и промышленные телевизионные установки, радиоприемники, радиотрансляционные системы, системы громкоговорящей связи, усилительные системы, кино системы, охранные и пожарные системы и другие, которые, по своим параметрам, могут являться источниками преобразования акустической информации в электрические и электромагнитные поля, способные образовывать электромагнитные каналы утечки конфиденциальной информации.

6. Косвенные источники (мусор, реклама, публикации в печати). Вопреки устойчивым заблуждениям большая часть информации добывается именно из косвенных источников. Профессионально проведенная аналитическая работа позволяет иногда получить великолепный результат.

Кроме того, этому источнику, обычно, не придается особого внимания а, следовательно, он наиболее доступен. Например, отходы производства, что называется бросовый материал, могут многое рассказать об используемых материалах, их составе, особенностях производства, технологии. Тем более их получают почти безопасным путем на свалках, помойках, местах сбора металлолома, в корзинах кабинетов. Умелый анализ этих отходов может многое рассказать о секретах предприятия.

На анализируемом предприятии ООО «Фортуна» разработаны и утверждены следующие документы, обеспечивающие сохранность коммерческой информации: Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны, Положение о коммерческой тайне, Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны, Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

Согласно перечню сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Фортуна», к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия относятся: 1. программное обеспечение Компании; 2. порядок обмена данными между объектами; 3. программы и структура вычислительной сети; 4. система организации разграничения доступа к ЛВС и АРМам; 5. система паролей и процедура доступа к вычислительным сетям; 6. системы оптимизации; 7. сведения о фактах ведения переговоров, предметах и целях совещаний; 8. планы развития компании; 9. планы развития материально-технического состояния; 10. условия договоров; 11. прибыль, кредиты, товарооборот; 12. кредитные условия платежа; 13. товарооборот и финансовые отчеты; 14. условия получения кредитов; 15. условия прохождения платежей; 16. финансовые отчеты и прогнозы; 17. фонд заработной платы; 18. стоимость основных фондов; 19. данные по дебиторской/кредиторской задолженности; 20. схема, суммы и объем наличной оплаты клиентом товара; 21. различные бюджеты и расход подотчетных денежных средств; 22. порядок перевозки, сдачи и мест сдачи денежных средств; 23. динамка сбыта; 24. информация о выпуске в продажу новых товаров; 25. каналы и методы сбыта; 26. клиентская база; 27. сведения о клиентах; 28. методы стимулирования сбыта; 29. политика сбыта; 30. прогнозы по сбыту; 31. рыночная политика и планы; 32. сведения о составе торговых агентов, представителей; 33. скидки и льготы при продаже; 34. маркетинговые исследования; 35. информация по закупкам; 36. сведения о поставщиках и условия работы с ними; 37. ценовая политика (поставка - наценка - реализация); 38. стратегия цен; 39. товарные запасы; 40. коммерческие замыслы; 41. планы открытия представительств; 42. программа рекламы; 43. домашние адреса и телефоны сотрудников; 44. личные учетные данные сотрудников; 45. организационно-штатная структура; 46. сведения об управлении предприятием; 47. служебная документация; 48. состав руководства; 49. список телефонов компании; 50. структура компании и штатное расписание; 51. функциональные обязанности сотрудников; 52. размещение, условия размещения, размер и эксплуатация помещений и складов; 53. планы помещений и порядок доступа на них; 54. порядок и места хранения архивных документов; 55. принципы организации защиты коммерческой тайны; 56. система и способы охраны объектов; 57. наличие, порядок работы и использования систем видео наблюдения и сигнализации; 58. система организации охраны объектов и безопасности компании; 59. система организации охраны; 60. технологические процессы и технологическая документация; 61. уровень и объем транспортно-технического обеспечения.

3. Предложения по совершенствованию защиты коммерческой информации организации

Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны коммерческой тайны, является определение круга сведений, составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по категориям важности в зависимости от их ценности для предприятия, характера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разглашении этих сведений. К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны, излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и приводят к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности.

Эффективная защита коммерческой тайны возможна при обязательном выполнении ряда условий:

- единство в решении производственных, коммерческих, финансовых и режимных вопросов; координация мер безопасности между всеми заинтересованными подразделениями предприятия;

- научная оценка информации и объектов, подлежащих классификации (защите). Разработка режимных мер до начала проведения режимных работ;

- персональная ответственность (в том числе и материальная) руководителей всех уровней, исполнителей, участвующих в закрытых работах, за обеспечение сохранности тайны и поддержание на должном уровне режима охраны проводимых работ;

включение основных обязанностей рабочих, специалистов и администрации по соблюдению конкретных требований режима в коллективный договор, контракт, трудовое соглашение, правила трудового распорядка;

- организация специального делопроизводства, порядка хранения, перевозки носителей коммерческой тайны;

- формирование списка лиц, уполномоченных руководителем предприятия (фирмы) классифицировать информацию и объекты, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну.

Заключение

В данной курсовой работе была рассмотрена тема «Коммерческая информация и ее защита».

В настоящее время вопрос коммерческой тайны, ее защиты может регламентироваться не только федеральными и иными законами, но также и подзаконными актами.

Было выяснено, что законодатель определяет коммерческую тайну следующим образом. Коммерческая тайна - это режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В ходе исследования было выяснено, что в настоящее время коммерческой тайной законодатель называет режим, в котором существует определенная информация.

Такое определение коммерческой тайны многие исследователи считают более верным.

Определение, действовавшее в законодательстве ранее, указывало на то, что коммерческая тайна – это особый вид информации, в то время как коммерческой тайной является особое состояние такой информации.

Законодатель считает режим коммерческой тайны установленным, если обладатель соответствующей информации предпринял предусмотренные законом меры.

В работе также были отдельно рассмотрены категории информации, которая, согласно действующему законодательству, не может быть отнесена к коммерческой тайне.

В данной работе организация защиты коммерческой информации была рассмотрена на примере Общества с ограниченной ответственностью «Фортуна». Были внесены предложения по улучшению защиты коммерческой информации на предприятии.

Список использованной литературы

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в редакции от 29.12.2017)

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (в редакции от 12.03.2014) «О коммерческой тайне»

Федеральный закон от 12.03.2014 № 35-ФЗ «О внесении изменений в части первую, вторую и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Долгополов Ю.Б. Предпринимательство и безопасность – М., Проспект, 2015

Зенин И.А. Моргунова Е.А. Погуляев В. В Правовой режим коммерческой информации – М., Деловая литература, 2016

Казакевич О.Ю., Конев Н.В., Максименко В.Г. и др. Предприниматель в опасности: способы защиты. Практическое руководство для предпринимателей и бизнесменов – М., Издательство МГУ, 2014

Корчагина Н.П., Моргунова Е.А., Погуляев В.В. Комментарий к части первой Гражданского кодекса Российской Федерации (постатейный) / Под ред. В.В. Погуляева – М., Проспект, 2016