Файл: Проектирование реализации бизнес-процесса «Управление персоналом» (Характеристика существующих бизнес –процессов).pdf

1 Глава. Аналитическая часть
1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Организация ООО «Люксофт» - международная компания, специализирующаяся на разработке программного обеспечения и it – решений для клиентов по всему миру. Сайт компании: http://www.luxoft.ru. Услуги по разработке включают в себя проектирование, создание, внедрение, сопровождение, тестирование создаваемых систем, контроль качества, консультирование в сфере производственных процессов, обучение по разрабатываемому программному обеспечению. Также организация проводит экспертизу в областях мобильных технологий, больших данных, безопасности приложений, управления данными, PLM/PDM, автоматизации тестирования. Миссией компании является: превзойти ожидания наших клиентов путем объединения возможностей техники, профессионального таланта, новаторства и высочайших стандартов качества. Цель компании: быть ведущим мировым поставщиком решений и услуг в области информационных технологий, занимающим сильную позицию в ключевых индустриальных вертикалях.

Компания имеет несколько филиалов и представительств по всему миру. Штаб квартира расположена в городе Цуг в Швейцарии, компания имеет 39 филиалов в 19 странах мира: в России, Украине, во Вьетнаме, Болгарии, Польше, Румынии, Великобритании, Мексике, США, Сингапуре.

Компания ООО «Люкссофт» большое внимание уделяет подбору и развитию персонала предприятия, для этого в компании существует отдел по работе с персоналом.

Рассмотрим более подробно бизнес процессы по управлению персоналом. В компании есть кадровый план, в котором прописывается сколько и какому филиалу необходимо людей и на какие ставки. Согласно этого плана

проходит отбор персонала. Данный план составляется ежегодно.

Отбор персонала проходит в несколько этапов:

1. Отправка кандидатом резюме на русском и английских языках, резюме могут быть отправлены непосредственно через сайт компании или сайты, где размещены вакансии: superjob.ru, hh.ru.
2. Интервью с Отделом по подбору персонала по телефону. После прохождения интервью сообщается о следующем этапе отбора. Интервью проходит на английском языке.
3. Интервью с техническими специалистами. Может быть проведено несколько интервью на английском языке. Если интервью прошли успешно, то есть был подтверждены технические навыки, соответствующие требованиям компании, то будет назначено интервью с руководителем проекта.
4. Интервью с руководителем проекта, в ходе которого, скорее всего, будет заданы вопросы по личностным качествам кандидата, обсудить вопросы карьерного роста и мотивации. Если все прошло успешно, то будет назначено интервью с клиентом.
5. Интервью с клиентом. На данном этапе проходит собеседование с представителем клиента, в ходе которого определяется подходит ли кандидат для работы в существующей команде. В случае успешного прохождение кандидат получает приглашение на работу. В противном случае, кандидату могут предложить другие варианты сотрудничества, другой проект, соответствующий его опыту.
6. Предложение о работе. В случае положительного отзыва от клиента, кандидат либо приглашается в офис для обсуждения детали.
7. Работа в компании. В случае принятия положительного решения кандидатом работы в компании, специалист по работе с персоналом связывается с кандидатом и предоставляет всю необходимую для работы информацию, а затем проводится вводный тренинг «Добро пожаловать в Люксофт!».

На рисунке 1 приведены этапы отбора персонала.

Отправка резюме

Интервью с Отделом по подбору

персонала

Интервью с техническими

специалистами

Интервью с руководителем проекта

Интервью с клиентом

Предложение о работе

Работа в компании

Рисунок 1 – Этапы подбора персонала

В компании заботятся о своих сотрудников, мотивируя, заботясь о новых сотрудниках в рамках модели управления персоналом People management model, в рамках которой к новому сотруднику прикрепляется менеджер, в обязанности которого входит наставничество и введение в должность нового сотрудника для скорейшей адаптации в течении испытательного срока.

Отдел по работе с персоналом также ведет отчетность о проделанной работе: отчет о выполнении кадрового плана, эффективность, отчет по кандидатам, прохождение кандидатами этапов подбора персонала.

Для большей наглядности будем использовать функциональные схемы в нотации IDEF0 с помощью такого средства моделирования, как AllFusion Erwin Process Modeler. С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье). Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность (поток работ).

На рисунке 2 приведена контекстная диаграмма по бизнес-процессу

«Управление персоналом».

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма бизнес процесса «Управление

персоналом»

Функциональный блок:

1. «Управление персоналом». Входные потоки:

• Потребность в кадрах - потребность в кадрах на основании данных руководителей проектов.

Выходные потоки:

• Сотрудники – принятые на работу сотрудники.
• Пакетов отчетов - подготовленный пакет отчетов. Потоки управления:
• Внутренние стандарты компании по управлению персоналом - учетная

политика и стандарты предприятия, регламентирующие деятельность отдела по подбору персонала.

На рисунке 3 представлена декомпозиция бизнес процесса «Управление персоналом».

Рисунок 3 – Декомпозиция «Управление персоналом» Потоки механизмов:

• Менеджер по работе с персоналом. Функциональные блоки:

1. «Составление кадрового плана» - менеджер по персоналу составляет календарный план, где содержится информация по филиалам количество ставок в конкретном подразделении филиала, количество ставок по штатному расписанию, количество занятых ставок, количество
2. «Обработка резюме кандидатов» - менеджер по персоналу на основании кадрового плана и поданных сведений руководителей проектов размещает вакансии на нужных специалистов на сайтах по поиску персоналу, в России это сайт hh.ru, superjob.ru и другие. Затем он обрабатывает резюме, присланных кандидатами.
3. «Работа с кандидатами» - менеджер по персоналу подбирает кандидатов на вакантные места, затем организует поэтапные интервью с техническими специалистами, затем с руководителями проектов, клиентом.
4. «Прием сотрудника на работу» - после успешного прохождения отправляет приглашение на работу, организует вводный курс после трудоустройства в компанию, прикрепляет менеджера, который помогает адаптироваться сотруднику на испытательный срок.
5. «Составление отчетности» - менеджер по работе с персоналом готовит пакет отчетности по работе с персоналом: выполнение кадрового плана, работу с кандидатами.

Входные потоки:

• Потребность в кадрах - потребность в кадрах на основании данных руководителей проектов.

Выходные потоки:

• Сотрудники – принятые на работу сотрудники.
• Пакет отчетности. Потоки управления:
• Внутренние стандарты компании по управлению персоналом. Потоки механизмов:
• Менеджер по работе с персоналом.

На рисунке 4 представлена декомпозиция бизнес-процесса «Работа с кандидатом».

Функциональные блоки:

1. «Подбор кандидатов» - менеджер по персоналу на основании отправленных кандидатами анкет на вакансию выбирает подходящих.
2. «Организация проведения интервью с кандидатами» - менеджер по персоналу договаривается с кандидатом и с сотрудниками ответственными за интервью (технические специалисты, руководитель проекта, клиент) о встрече.
3. «Предложение работы кандидату» - менеджер по персоналу после всех успешно пройденных интервью назначает встречу кандидату или разговор по телефону и рассказывает ему о компании, оговаривает все условия, предлагает работу, если кандидат согласен, то его принимают на работу.

Рисунок 4 – Декомпозиция «Работа с кандидатами» Входные потоки:

• Анкеты кандидатов. Выходные потоки:
• Утвержденные кандидаты.

Потоки управления:

• Внутренние стандарты компании по управлению персоналом. Потоки механизмов:
• Менеджер по работе с персоналом.

На основании функциональной модели предприятия ООО «Люкссофт» определим задачу на разработку информационной системы.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

В связи с расширением штата сотрудников перед предприятием ООО

«Люксофт» встала необходимость автоматизировать процесс управления персоналом. На основании этого, перед разрабатываемой информационной системой ставится цель: сокращение времени менеджером по персоналу ввода и обработки информации по кадровому плану, резюме и данных кандидатов, формирование отчетности, а также снизить вероятность ошибок при вводе информации.

В соответствии с этим, назначение разрабатываемой информационной системы служит:

1. Возможность ведения кадровый план с учетом филиалов, подразделений, должностей и ставок.
2. Возможность автоматической загрузки резюме на вакансии, размещенные на сайтах по привлечению персонала, а именно hh.ru и superjob.ru.
3. Возможность ведения списка филиалов.
4. Возможность ведения списка кандидатов на вакантные места.
5. Возможность ведения этапов работы с кандидатом и контроль ведения этих этапов.
6. Возможность оформления кандидата на работу.
7. Возможность формирования отчетности, а именно выполнение кадрового плана с фактическим приемом кандидатов на работу и состояние отбора кандидатов.

Таким образом, нужно разработать информационную систему, которая бы позволила эффективно работать менеджеру по персоналу за счет сокращения времени на ввод и обработку информации и формирования отчетности.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В соответствии с вышеописанным к разрабатываемой информационной системе предъявляются следующие требования:

1. Система должна быть понятна и удобно в использовании.
2. В системе должно быть понятное и удобное меню, пункты меню должны соответствовать структуре управления персоналом, а именно:

• справочники, где должна содержаться информация о филиалах,

подразделениях, должностях, кандидатах;

• кадровый план с вакансиями;
• подбор персонала;
• отчеты.

1. Система должна быть отказоустойчесвой и надежной.
2. Кадровый план должен быть представлен в виде сетки с указанием филиала, подразделения, должности и количество планируемых ставок, количество занятых ставок. Ставки - это дробные числа с двумя знаками после запятой.
3. По филиалу можно было ввести ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
4. По кандидатам можно было увидеть реестр, ввести нового, отредактировать уже введенного, возможность увидеть в карточке кандидата этапы проведения интервью с кандидатом и результаты этих интервью.
5. Для вакансии должны обязательно присутствовать поля даты начала и даты окончания размещения объявления.
6. Загрузка резюме должна быть удобно и желательно занимала минимум времени.
7. При приеме кандидата на работу нужно указывать менеджера, назначенного на испытательной срок для адаптации сотрудника. При записи приема в кадровом плане должно автоматически считаться значение занятых ставок.
8. В отчете по выполнению кадрового плана должна быть возможность выбирать филиал и подразделение.
9. В отчете по состояниям кандидатов должна быть возможность отобрать по конкретному кандидату и список по состоянию кандидатов.

Проанализируем существующие разработки по управлению персоналом на удовлетворение требований к информационной системе.

Рассмотрим существующие разработки по управлению персоналом, но

для начала определим критерии сравнения.

• ведение структуры предприятия (филиалов, подразделений);
• ведение должностей;
• ведение списка кандидатов;
• загрузка данных с сайтов по подбору персонала;
• прикрепление менеджера;
• этапы работы с кандидатами;
• ведение кадрового плана;
• ведение вакансий;
• ведение резюме.
• отчеты.

То есть компании ООО «Люкссофт» нужна программа, которая будет в себе сочетать систему управления персоналом и частично кадрового агенства.

Выберем наиболее известные программные решения для сравнения:

• 1С: Управление персоналом.
• Quinix – комплексное решение для управления персоналом и расчета заработной платы от компании UCMS Group.
• Контур-Персонал – программа для ведения кадрового учета от