Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» ..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Сегодняшняя динамично развивающаяся экономика приводит к тому, что фирмы и организации вынуждены постоянно эволюционировать, чтобы не остаться за бортом прогресса и бизнеса. Насыщение абсолютно всех рынков товарами в такой мере, что компаниям приходится буквально биться за необходимых клиентов и товар, приводит к пониманию исключительной роли складского учета в деятельности фирмы. Продукция или услуга, произведенная фирмой, должна быть оптимальным образом продана: то есть, с учетом всех предпочтений и пожеланий клиентов, и с получением наибольшей выгоды. Поэтому главная задача любого предпринимателя – идеальным образом совместить желания клиентов и собственные возможности. В этом случае у него возможность доказать покупателю неоспоримые преимущества своего товара, или услуги.

Именно поэтому АИС складского учета является центральной во всей системе деятельности предприятия. Сбыт продукции для предприятия важен по ряду причин: объем сбыта определяет другие показатели предприятия (величину доходов, прибыль, уровень рентабельности). Кроме того, от продаж зависят производство и материально-техническое обеспечение. Таким образом, в процессе работы сотрудника фирмы окончательно определяется результат работы предприятия, направленный на расширение объемов деятельности и получение максимальной прибыли.

Приспосабливая сбытовую сеть и сервисное обслуживание до и после покупки товаров к запросам покупателей, предприятие-производитель повышает свои шансы в конкурентной борьбе. Большое значение имеет оперативно-сбытовая работа, связанная с приемкой готовой продукции от поставщиков и продажей её покупателям, ибо именно эта завершающая часть работы сотрудника приносит предприятию реальные результаты. Немаловажную роль в этой деятельности играет автоматизация бизнес-процессов логиста.

АИС складского учета – ключевое звено и своего рода финишный комплекс во всей деятельности фирмы по доведению товара до потребителя. Собственно, именно здесь потребитель либо признаёт, либо не признаёт все усилия фирмы полезными и нужными для себя и, соответственно, покупает или не покупает товар.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «ДеАгостини».

Таким образом, организация и управление продаж готовой продукции являются одним из наиболее важных элементов системы взаимодействия фирмы и потребителя, как субъектов экономических отношений. Это – очень интересная и никогда не устаревающая тема. И именно поэтому цель моего дипломного проекта – разработка автоматизированной информационной системы складского учета.

Для достижения этой цели решены следующие задачи:

• проанализирована организация и управление на ООО «ДеАгостини»;
• разработано и реализовано автоматизированная информационная система, позволяющее решить следующие задачи:
• система контроля наличия товара на складе;
• формирование и оформление необходимых документов;
• сокращение документооборота в бумажной форме;
• устранение повторного ввода информации;
• сокращение поиска необходимой информации и времени, затрачиваемого на формирование отчетов.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Отдел логистики является самостоятельным структурным подразделением и предназначен для выполнения задач по организации бесперебойных цепей поставок продукции для обеспечений ритмичной работы по выполнению плана производства и отгрузки товара покупателям, улучшения использования транспортных средств, сокращения их простоя.

Организационная структура отдела логистики имеет следующий вид:

Рисунок 1 – Организационная модель отдела логистики

Таблица 1

Матрица распределения функций в отделе

В должностные обязанности, менеджера отдела логистики, входит организация и обеспечение жизнедеятельности процесса логистики всей компании. Основные задачи менеджера отдела логистики следующие: организация бесперебойного и продуктивного функционирования рабочего процесса отдела; оцениванка и проведение анализа расходных статей, которые связаны с выполнением операций по логистике; оцениванка и проведение анализа продуктивности работы; оценка и проведение анализа затраченной рабочей силы и времени на исполнение поставленных задач; выработка рекомендаций по совершенствованию логистических процессов; слежение за соблюдением установленного проектом бюджета, плана расходных операций, осуществление и оптимизации новых разработок, внедрение действий по повышению производительности труда отдела; усовершенствование систем по повешению показателей работы отдела, в том числе: проведение анализа, организации контроля выполнения, а так же плана и организации управления.

В должностные обязанности специалиста отдела логистики входит: контроль и координация функционирования отдела по закупкам, управление хозяйственным складом, отдела транспортировки и доставки. Наблюдение, координация и контроль над осуществлением отгрузок, приема и хранения на складе заказов и товара клиентов компании. Контроль над соблюдением четкого выполнения доставки заказов предприятий от контрагентов; составление плана по доставкам на квартал, месяц, неделю, день. Поиск и переговоры с потенциальными клиентами, поставщиками. Контроль над выполнением всех пунктов заключенного договора, соблюдение и выполнение своих обязательств, работа с конфликтными ситуациями, постоянное изучение рынка логистики.

Должностные обязанности Импорт/Экспорт специалиста, следующие: заключения договоров, сопровождение торговых контрактов; переговоры и деловая переписка с брокерскими компаниями по вопросам условий выполнения поставленных задач и поставок; осуществление пошагового контроля, сопровождение груза от начала поставки, размещения, до выгрузки груза; координирование и контроль за экспортной и импортной оплатой в срок; контроль произведенной оплаты (предоплата и задолженность); формирование документов (сертификаты, разрешения и т.д.).

Склад выполняет оперативную, консультативную, координационную работу, включающую административно-хозяйственное руководство отделом и его структурными подразделениями, направленную на хранение товара.

Отдел логистики выполняет следующие функции:

1. Контроль за своевременным выполнением планов поставок материалов для производства и перевозкой готовой продукции заказчику.
2. Оформление сопровождающей транспортные операции документации.
3. Составление специальной отчетности по выполненным перевозкам и представление ее в вышестоящие подразделения в установленный срок.
4. Разработка организационно-технических мероприятий по совершенствованию и более рациональному использованию транспортных средств, повышению производительности труда, внедрению прогрессивных видов транспорта и снижению транспортных расходов.
5. Контроль за правильностью и своевременностью исполнения поставленных задач сотрудниками подразделения.
6. Контроль за соблюдением сотрудниками подразделения принятых схем документооборота.
7. Принятие участия в рассмотрении коммерческих и претенциозных вопросов, связанных с функциями перевозки;
8. Контроль за своевременностью решения всех вопросов, связанных с доставкой и последующим оформлением товара.
9. Контроль за организацией работы с водительским и подвижным составом, обеспечение бесперебойной работы транспорта.

Своевременно и в полном объеме составление и передача в финансовый отдел необходимых отчетов.

Общие задачи логистики это:

• регулирование информационных и материальных потоков; прогнозы количества произведенной продукции, ее хранения и транспортировки;
• выявление соотношения между необходимостью производства и возможностями. А также определение спроса на конечную продукцию, обеспечение обслуживания до и после продажи.

На основе реализации общих задач создается система складирования и поставки, а также организовывается работа с заказчиком с целью максимально заинтересовать последнего.

К частным задачам относятся более узкие направления: создавать минимальные запасы; сократить срок хранения готовой продукции на складе; сократить время перевозок.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

На основе реализации общих задач создается система складирования и поставки, а также организовывается работа с заказчиком с целью максимально заинтересовать последнего.

К частным задачам относятся более узкие направления: создавать минимальные запасы; сократить срок хранения готовой продукции на складе; сократить время перевозок.

Более детальное, визуальное изображение работы специалиста отдела логистики на примере организации процесса отгрузки полиграфической продукции может быть представлено в виде функциональной модели, изображенной в приложении 1.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего
при решении задачи

На основе анализа функциональной модели были определены следующие комплексы задач:

Экономическая сущность задачи «Заведение товара» сводится к регистрации данных о товаре на основании карточки товара: это своеобразный набор различного рода информации о товаре, которая необходима для заведения товара в систему, для дальнейшей работы с ним. На этом этапе сотрудник заносит всею полезную информацию о товаре в базу, такую, как:

1. Группа товара;
2. Сорт товара;
3. Вес нетто;
4. Вес брутто;
5. Кол-во штук в коробе;
6. Кол-во штук на паллете.

Важную роль играет разработка номенклатуры для четкого и верного учета движения готовой продукции, которая определяется на основании вышеперечисленных данных.

Экономическая сущность задачи «Расположение товара» сводится к тому, что принятый товар располагается на складе, согласно его стандартам и исходя из свободных ячеек склада.

Экономическая сущность задачи «Определение рекомендуемой розничной цены» заключается в том, что каждому товару присваивается своя РРЦ для продажи покупателям. Готовый товар отражается в балансе компании по себестоимости, которая включает в себя все издержки, связанные с использованием основных средств, материалов, трудовых и остальных ресурсов используемых в процессе производства. Фактическую производственную себестоимость можно рассчитать лишь после окончания отчетного месяца. РРЦ строится на основе номенклатуры товаров и себестоимости товаров, которые отражены в прайс-листе и учитывают в себе как производство товара и комплектующих, так и прочие расходы (транспортировка, упаковка, сбор, декларирование)

Экономическая сущность задачи «Формирование ценового предложения» заключается в том, что на основании РРЦ определяется цена продажи товара дилерам, которые выступают в качестве распространителей товара.

Экономическая сущность задачи «Формирование договора» заключается в том, что на основании ценового предложения потенциальный клиент, либо контрагент фирмы, ознакомившись с ценовым предложением, направляет заявку на получение товара (группы товаров) для последующей продажи в киосках.