Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Одним из важных компонентов деятельности организаций являются закупки. Закупки помогают обеспечить производство необходимыми материалами, сырьем и оборудованием, а другие направления деятельности расходными материалами. Например, для обеспечения управленческой деятельности необходимыми ресурсами будут бумага, канцтовары, картриджи для печатающих устройств и т.д.

В зависимости от масштабов организации закупки могут осуществляться разными сотрудниками: офис-менеджером, бухгалтером, а в крупных организациях закупки осуществляют специальные подразделения.

Важность процесса закупок для организации заключается в том, что своевременное обеспечение производственных или управленческих процессов организации поможет минимизировать издержки, связанные с простоем производства или отсутствием возможности подготовки отчетов или документов для процесса принятия управленческих решений.

Специалисты по закупкам осуществляют закупки необходимых материалов в соответствии с планом закупок. Планирование закупок осуществляется на основании следующих показателей:

1. наименование и количество необходимых материалов;
2. время, в которое понадобятся материалы;
3. поставщики и их возможности;
4. площадь склада, необходимая для размещения сырья и материалов;
5. затраты на закуп сырья и материалов.

Для определения объемов закупок материалов для обеспечения производства, специалистами используются ряд методов:

1. Детерминированный метод основан на определении периодов выполнения заказов и потребности в материалах по количеству и срокам.
2. Стохастический метод основа на прогнозировании потребности в материалах.
3. Эвристический метод определяет потребность в сырье на основе опыта работников службы снабжения.

Для достижения точности при составлении планов закупок, специалисты комбинируют перечисленные методы, что сопровождается значительными временными затратами. Для устранения этого недостатка разрабатываются автоматизированные информационные системы, позволяющие осуществить расчет потребности в ресурсах.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий в процессе расчета потребности в материалах.

Объектом исследования является процесс планирования закупок и размещения заказов поставщикам. Предметом исследования является автоматизация процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам.

Целью работы является проектирования информационной системы, автоматизирующей процесс процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам.

Для достижения поставленной цели необходимо осуществить ряд задач:

1. Дать характеристику существующих бизнес-процессов.
2. Описать документооборот бизнес-процессов предметной области.
3. Дать обоснование проектным решения по информационному и программному обеспечению.
4. Создать информационную модель предметной области.
5. Охарактеризовать данные, необходимые для решения поставленной задачи.
6. Дать характеристику базе данных.
7. Описать назначение и состав программных модулей.
8. Разработать контрольный пример реализации проекта.

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Процесс планирования закупок и размещения заказов поставщикам заключается в составлении такого плана закупок, который может обеспечить организацию необходимыми ресурсами для обеспечения бесперебойной деятельности.

План закупок формируется на основании трех методов расчета показателей:

1. Детерминированный метод основан на определении периодов выполнения заказов и потребности в материалах по количеству и срокам.
2. Стохастический метод основа на прогнозировании потребности в материалах.
3. Эвристический метод определяет потребность в сырье на основе опыта работников службы снабжения.

Таким образом для составления плана закупок необходимы следующие входные данные:

1. Перечень заказов на следующий временной период.
2. Объем производства за текущий временной период.
3. Тенденции сезонности.

Выходным информационным потоком процесса будет сформированный заказ.

Границы рассматриваемой задачи включают следующие функции:

1. Анализ плана производства;
2. Расчет потребности в сырье и материалах;
3. Расчет оптимальной партии сырья и материалов.

Рассматриваемая задача связана с задачей планирования производства, поскольку данные, полученные в результате планирования будут использованы при планировании закупок.

Важность задачи для организации в целом обусловлена минимизацией издержек, возникающих в процессе простоя производства в связи с отсутствием необходимого сырья и материалов.

При решении поставленной задачи задействованы специалисты отдела закупок. Исходные данные для планирования заказов предоставляются специалистами планового отдела [10].

Рассмотрим состав результатных показателей задачи:

1. Перечень необходимых материалов или сырья;
2. Оптимальный объем партии закупаемого сырья и материалов;
3. Список поставщиков, у которых можно осуществить закупку.

Для расчета перечисленных показателей используются методы линейного программирования и оптимизации. Источниками для осуществления расчетов являются документы:

1. План производства;
2. Финансовый план.

Документом, в котором отражены результатные показатели является план закупок.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Основным бизнес-процессом предметной области является процесс планирования закупок. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Входом процесса является план производства. Выходом процесса является сформированный заказ. Управление процессом осуществляется регламентами, должностной инструкцией и приказами. Механизмами процесса являются: отдел закупок и табличный процессор MS Excel.

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса планирования закупок. На основании плана производства специалисты отдела закупок осуществляют сбор исходных данных, к которым относятся: количество сырья и материалов, необходимых для обеспечения производства.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса планирования закупок

Рисунок 2. Декомпозиция процесса планирования закупок

На основании исходных данных специалисты формируют план закупок. Затем осуществляется формирование заказов на поставку сырья и материалов.

На рисунке 3 представлена модель бизнес-процесса сбора исходных данных. Для составления перечня необходимых материалов и сырья необходимо знать какие наименования сырья и материалов в каком количестве и с какими спецификациями (характеристиками) необходимы для производства готовой продукции, указанной в плане производства.

На рисунке 4 представлена модель процесса формирования плана закупок. Показатели для плана закупок рассчитываются с помощью методов линейного программирования. В файл MS Excel вводятся параметры задачи, целевая функция и ограничения. Затем с помощью надстройки «Поиск решения» осуществляется расчет оптимального количества сырья и материалов.

На рисунке 5 представлена модель процесса формирования заказа сырья и материалов. На основании плана закупок специалист отдела закупок осуществляет поиск поставщиков. Из найденных поставщиков осуществляется отбор. В результате специалист отдела закупок формирует заказ у выбранных поставщиков.

Проанализировав бизнес-процессы предметной области были выделены следующие недостатки:

• высокие временные затраты на анализ плана производства;
• высокие временные затраты на расчет оптимальной партии товара.

Несмотря на то, что расчет оптимальной партии автоматизирован, для его осуществления необходимо составить экономико-математическую модель задачи. Для этого специалисту планового отдела необходимо вручную вводить ряд параметров. Чем крупнее производство в организации, тем больше параметров необходимо ввести. Параметры извлекаются из плана производства в результате его анализа, который тоже проводится вручную. Для минимизации временных затрат необходимо спроектировать информационную систему, в которой эти задачи будут автоматизированы.

Рисунок 3. Модель процесса сбора исходных данных

Рисунок 4. Модель процесса формирования плана закупок

Рисунок 5. Модель процесса формирования заказа

«Слепые зоны» рассматриваемой задачи будут устранены с помощью информационной системы (ИС), в которую будет загружаться план производства, ИС автоматически будет осуществлять подбор необходимых сырья и материалов для обеспечения производства, а затем на основании экономико-математической модели, полученной из показателей плана производства будет рассчитан план оптимальной партии сырья и материалов.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При осуществлении бизнес-процесса используются два документа:

1. План производства, который является основанием для проведения расчетов.
2. План закупок, который является результатов выполнения бизнес-процесса.

Рассмотрим схему документооборота этих документов. Схема документооборота представлена на рисунке 6. В процессе анализа плана осуществляется анализ плана производства, затем параметры плана производства используются для расчета оптимальной партии заказа. На стадии формирования заказа формируется план закупок, который передается от планового отдела в отдел закупок [2].

Рисунок 6. Схема документооборота процесса планирования закупок

В таблице 1 представлены временные затраты на формирование документооборота.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Как показывает таблица, в текущем процессе имеют место высокие временные затраты на обработку документооборота. Это связано с тем, что процессы анализа и осуществления расчетов для формирования итоговых документов не автоматизировано.

После внедрения проектируемой информационной системы, автоматизирующей процесс планирования закупок, будут устранены следующие недостатки:

1. Простои в производстве, возникающие в результате опозданий в поставках сырья и материалов;
2. Затраты, связанные с простоем оборудования;
3. Высокие трудозатраты на расчет показателей, необходимых для планирования закупок;
4. Высокая трудоемкость обработки данных (290 ч/часов в год).

В таблице 2 представлен расчет трудозатрат на формирование документооборота при внедрение информационной системы.

В результате проведенного анализа можно сделать вывод, что трудозатраты на формирование документооборота после внедрения информационной системы будут значительно снижены, следовательно, внедрение информационной системы можно считать целесообразным.

Таблица 2

Трудозатраты на формирование документооборота