Файл: Методика защиты информации в системах электронного документооборота (История документооборота в мире и в России).pdf

Введение

На современном этапе развития общества предприятия любых маcштабов, от крупной организации до маленькой фирмы, используют в своей деятельности, автоматизированные информационные системы (системы управления документами, системы электронного документооборота, система автоматизации делопроизводства, система автоматизации документооборота).

Процесс движения данных документов, который начинается от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивается сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

В конце XX в. как в России, так и во всем мире, происходила существенная трансформация информационно-документационных процессов, при работе с документами стали широко использоваться IT-технологии. Глобальная компьютеризация информационной деятельности позволила в разы ускорить процесс обработки, поиска и передачи информации. Именно в это время начинают появляться и широко использоваться понятие системы электронного документооборота (СЭД) как автоматизированной многопользовательской системы, которая обеспечивает законченный цикл движения документов (от получения или создания документов до отправки или перевода их в архив).

На сегодняшний момент множество предприятий в целях облегчения документооборота внедряют разнообразные системы автоматизации. Электронный документооборот, в отличие от бумажного, является наиболее эффективным и простым, способен избавить предприятие от больших складов архивной информации на бумажных носителях, т.к. есть возможность хранить информацию в компьютере или на внешних накопителях (дисках, флеш-картах и т.д.).

Система электронного документооборота — это организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Цель курсовой работы рассмотреть электронный документооборот на предприятии.

Задачи работы: рассмотреть историю документооборота в мире и в России, описать сущность и принципы электронного документооборота, которые применяются на предприятиях, а также изучить основные угрозы и способы защиты данных в системе электронного документооборота.

В процессе написания работы были использованы учебные пособия по информационным технологиям, интернет-ресурсы.

Глава 1 Сущность и становление систем электронного документооборота.

1.1 История документооборота в мире и в России

История создания электронного документооборота началась сравнительно недавно. В 1980-х гг. прошлого века были реализованы идеи перевода документов на бумажных носителях в электронный вид. Данная идея воплотилась в системы управления электронными документами (Document Management Systems). в 1990-х годах ХХ века большинство стран решили создать «электронные правительства», под которыми подразумевалось создание в Интернете полной информации о деятельности органов правительства и интерактивное общение с гражданами. В начале XXI века пристальное внимание стали уделять развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью в подавляющем числе стран был принят закон об электронной торговле и электронных документах. Так, например, в Германии - «Informations - und Kommunikationsdienste-Gesetz» в 1997 г.; в Австралии - «An Act to facilitate electronic transactions, and for other purposes» в 1999 г.; в республике Беларусь - «Об электронном документе» в 2000 г.; в США - «Electronic Signatures in Global and National Commerce Act» в 2000 г.; в Великобритании - «Electronic Communications Act 2000».

Примерно с середины 1990-х годов ХХ века обеспечение юридически значимых систем электронного документооборота осуществлялось, в частности, с помощью применения электронно-цифровых подписей как средств удостоверения авторства (подлинности), целостности и аутентичности электронных документов. На сегодняшний день в мировой практике сложились несколько основных моделей правового урегулирования сферы электронного документооборота и электронных подписей.

Первая модель разработана в США.

Правительства предоставляют права гражданам и юридическим лицам самостоятельно проводить регулирование внутренних процессов в сфере электронной коммерции. Данная модель базируется на принципе «бизнес-выбора», концепциях свободного заключения контрактов и использования при этом любых информационно-компьютерных устройств и технологий. При выборе любых технологий подписи электронных документов сторонами, которые учувствуют в сделке, будет признано законным. Стороны сами смогут решать – использовать или не использовать электронные подписи, причем это их не обязывает обращаться к независимой (третьей) стороне, которая может удостоверить соответствующий сертификат ключей подписей.

Вторая модель принята в Европейском Союзе.

Базовые принципы Директивы об электронной подписи (Digital Signature Directive 1999/93/EU) – системы лицензирования не могут быть обязательными. Каждая страна-член Евросоюза имеет возможность создавать структуры, которые регулируют процессы добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиента или потенциального делового партнера авторитет и доверие к предприятию, которое предоставляет услугу в сфере применения электронно-цифровых подписей. Правительство должно обеспечить функционирование соответствующих систем надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению.

Третья модель принята в России и в Индии.

Закон об электронно-цифровой подписи жестко регулирует рынок услуг в этой сфере с помощью лицензирования деятельности, которая предоставляет такие услуги. Базовыми принципами модели является признание за электронно-цифровой подписью факта действенности и необходимости повсеместно, в том числе и на международной арене.

На сегодняшний день электронный документооборот движется в сторону глобализации. У многих государств в работе единая политика в информационной области. Одним их примеров может служить программа eUnion, которая объединяет страны ЕС, государства-кандидаты в ЕС и также участников, входящих в Европейскую зону свободной торговли. Программа стартовала 18 ноября 2009 года одновременно с принятием Европейской Декларации по электронному правительству.

На территории России процессы автоматизации делопроизводства начали внедряться с государственного сектора. Еще в конце 80-х гг. была запущена атоматизация деятельности Общего отдела, Политбюро и Секретариата ЦК КПСС. СЭД (тогда ещё она называлась «система автоматизации делопроизводства») появилась к середине 1990-х гг и была адресована только канцелярии организаций госсектора и крупных предприятий. По сути это еще была не полноценная система документооборота, поскольку это скорее больше напоминало просто электронный журнал регистрации бумажных документов. В дальнейшем разработчики пришли к идее переводить в электронный вид и другие делопроизводственные функции - согласование документов, выдача резолюций, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины и др..

Системы, которые разрабатывались в то время, легли в основу систем документооборота, которые использовались в таких структурах, как: Аппарат Президента СССР и в Администрация Президента РФ.

Первоначально системы электронного документооборота создавались отдельно в каждом ведомстве и не были связаны между собой. С начала 1990-х гг. стали разрабатываться универсальные СЭД. И ъотя конкуренция в этой области со стороны западных фирм весьма велика, большая часть разработок программного обеспечения, настроенного на автоматизацию делопроизводства на российском рынке, отечественные. Это обусловлено особенностью системы делопроизводства, которая сложилась в России и которая сильно отличается от системы делопроизводства стран запада. Документооборот в нашей стране имеет вертикальное направление - то есть, от руководителей к исполнителям и наоборот, в то время как система документооборота в других странах принимает в основном горизонтальное направление. Другими словами в подавляющем большинстве случаев документы не доходят до руководителя, а попадают непосредственно к исполнителю. Кроме того, в большинстве зарубежных разработок не были заложены функционально различные функции управления и работы с документами, такие как типовые системы регистрации, контроль исполнительской дисциплины, подготовка отчетной документации и др. Потребность адаптации к принципам традиционного российского делопроизводства и без того дорогого зарубежного программного обеспечения, сделали непривлекательными для российских потребителей предложения иностранных фирм, и таким образом была снижена конкуренция производителей из других стран.

В настоящее время можно выделить более пятидесяти систем электронного документооборота различных видов - это множество универсальных «коробочных» СЭД, и индивидуально разрабатываемых СЭД, а также комбинированных СЭД. Наибольшей популярность польуются различные комбинированные разработки программного обеспечения ввиду их сравнительной дешевизны и возможностей индивидуально доработать базовую платформу в соответствии с потрбностями заказчиков. В этот список входят как и отечественные разработки, так и зарубежные аналоги. Это такие программные продукты, как Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1C), LanDocs, Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies) и др..

Начало развития электронного документооборота как системы внутреннего документооборота организаций всех форм собственности и документооборота государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами, было положено Федеральной целевой программой «Электронная Россия на 2002-2010 гг.». В 2008 г. Президетом РФ Д.А. Медведевым была поставлена задача о полном обеспечении перехода к электронному документообороту к концу 2010 г. Но только в 2012 г. завершилось формирование нормативно-правовой базы, необходимой для повсеместного введения электронного документооборота. На сегодняшний день правовую основу ведения электронного документооборота составляет значительный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Основным законом в данной сфере является Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. Следующим по значимости является Федеральный закон № 445-ФЗ «Об электронной подписи» от 30.12.2015 , а так же еще ряд нормативно-правовых документов:

- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон "О коммерческой тайне";

- Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон "О персональных данных";

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

1.2 Основные принципы электронного документооборота

В современном мире информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество управления на прямую влияет на качество управления. В современном мире для улучшения качества управления нужно акцентировать достаточно внимания на совершенствовании процесса работы с документами, так как управленческие решения всегда строяться на информационных потоках, носителями которых являются документы на различных основах.

Автоматизация учетных процессов определяет некоторые требования к организации документооборота. Всё это приводит к появлению программных средств, которые обеспечивают ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. Системы электронного документооборота позволяют сделать упорядоченным формирование массивов учетной информации, создать основы для минимизации потерь документов, повысить контроль выполнения различных поручений, которые связанны с подготовкой и обработкой документов, а также их хранение. На каждом этапе, направленном на формирование документооборота должен обеспечиваться предварительный, текущий и последующий контроль.

Суть системы электронного документооборота сводится к тому, что после его внедрения на предприятии должны уменьшиться объемы бумажных носителей, упроститься процедуры регистрации документов, увеличиться объемы хранимой информации. Составляющими частями современных корпоративных систем автоматизации документооборота являются:

— система управления базами данных, основным достоинством которых является обеспечение доступа к структурированной информации. В России представителями данных систем являются Oracle, Informix, Sybase;

— различные системы класса Document Management, которые обеспечивают перевод документов их бумажного вида в электронный. Также происходит осуществление доступа к неструктурированной информации.