Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования. Понятие и структура офиса управления проектами.pdf

Введение

В последние годы российские компании активно создают и используют проектные офисы, как для внедрения систем управления проектами, так и для управления конкретными проектами и программами, которые являются наиболее значимыми с точки зрения их бизнеса.

Управление проектами (англ. project management) — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него (в отличие от процессного, функционального управления, управления уровнем услуг).

Офис управления проектами или Проектный офис — структурное подразделение организации, которое определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами.

Проектный офис структурирует, декомпозирует и выделяет повторяемые бизнес-процессы, имея целью в будущем повысить эффективность планирования и качество выполнения проектов. Проектный офис также документирует, консультирует и пропагандирует лучшие практики проектного менеджмента в организации.

Целью курсовой работы является анализ понятия офис упра­вления проектами: их фун­кции, структура, и особ­енности формирования.

Задачами курсовой работы вытекают из её цели и заключаются в:

- анализе понятия и структуры офиса управления проектами;

- характеристике функций и особенностей организации офис управления проектами;

- анализ процедуры создания офиса управления проектами на примере г. Омска;

При написании работы были использованы научные труды отечественных и зарубежных авторов, нормативно-правовая литература, акты, статьи, приложения в периодической печати и Интернет - ресурсы по направлению исследования.

Методологической основой данного исследования послужили труды видных отечественных и зарубежных ученых в области методологии управления проектами, разработки моделей зрелости системы управления проектами, общей теорией систем и системного анализа: Разу M.JL, Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ципеса Г.Л., Товба А.С., Полковникова A.А., Рассела Д. Арчибальда, Гарольда Керцнера, Клифорда Ф. Грея, Эрика У. Ларсена, Девида И. Клиланда, Вильяма Р. Кинга, Садовского B.Н., Юдина Э.Г., Перегудова Ф.И. и др.

Методологическую основу диссертации составили общие положения теории систем, лежащие в основе дисциплины управления проектами, общие принципы ситуационного подхода в менеджменте, методы статистической обработки данных опроса руководителей -практиков.

В работе применяются теоретические и эмпирические методы научного познания: системного, сравнительного и факторного анализа; абстрагирования и агрегирования; индукции и дедукции; прогнозирования; экономико-математического моделирования и др., а также комплексный, системный подход к исследованию, позволяющий наиболее эффективно решать поставленные частные задачи.

Практическая значимость работы определяется тем, что ее положения можно использовать при создании офиса управления проектами.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения, списка использованных источников и приложения.

Глава 1. Общая характеристика офиса упра­вления проектами

1.1 Понятие и структура офиса управления проектами

крупным проектом, правило, требует представительной команды, из руководителя () проекта, менеджеров и по направлениям , ряда функциональных , причем специфика деятельности такова, :

• команда как структура существует время реализации ;
• состав команды не является структурой, а изменяется мере выполнения проекта, т. е. часть привлекается на периоды, например:
• команды могут над проектом полный рабочий , а определенное время с иной, основной ;
• члены команды могут работать в различных стабильных , осуществляя функции реализации проекта основной работе;
• команды проекта функционировать территориально не только в одного города, и в пределах удаленных от друга , а также в различных . [2, С. 78]

Это накладывает требования на работы команды, из которых — организации инфраструктуры, позволила бы как централизованные, и децентрализованные функции и обеспечить конфиденциальность и коммерческой тайны . Такой инфраструктурой офис команды . Идеология офиса, в развитых странах, его не и не столько отдельное, оборудованное и оргтехникой помещение (), в котором осуществляется проектом, а как , обеспечивающую все управления проектом.

Офис проекта — инфраструктура, обеспечивающая реализацию проекта ( портфеля проектов) в системы компьютерных, и информационных технологий и стандартов осуществления и коммуникаций.

Основное офиса проекта в трактовке — обеспечение коммуникации членов проекта в совместном работ, что только при развитых средств , компьютеров и специфического обеспечения, средств , разнообразной оргтехники, информационных технологий и . Офис проекта — оптимальным образом среда (в традиционном место), где команды проекта осуществлять процессы проектом, проводить , вести переговоры с , хранить проектную . [12, С. 80]

В российской практике проектами идеология проекта практически используется. В западной управления проектами проекта в самом виде понимается :

• определенный набор мест, привязанных к географическим координатам, в числе:
• головной , где размещается проекта, хранится документация, проводятся совещания, установлены связи, компьютерное , оргтехника и пр.;
• территориально распределенных (оборудованных рабочих , в том числе , мобильных) отдельных или членов проекта, где средства коммуникаций, , оргтехника; [5, С. 78]
• офис, не к определенному месту, а собой программно- среду, обеспечивающую работы и коммуникаций единым стандартам.

В с тем что состав офиса — и комплекса рабочих , и как программно- среды — существенно от специфики проекта, в данных приводятся основные и требования, проиллюстрированные примерах.

В многопроектной офис проекта, правило, представляет многоуровневую систему:

первом уровне системы рассматриваются проекты и принципы мониторинга. На уровне работает или несколько менеджеров, обеспечивающих проектов с учетом ресурсов, оценки и будущей стоимости , а также контроль состояния проекта и отчетов. Здесь традиционные инструменты и технологии мониторинга ;

на втором рассматриваются вопросы портфеля проектов , их взаимосвязи и наполнения. Базовыми этом уровне : инструменты тендеров ( пополнения портфеля ), стратегического менеджмента, общими ресурсами и качеством в проектах;

третьем уровне задачи корпоративной развития проектной .

В однопроектной системе ориентирован на конкретным проектом.

оценка показывает: подход определяет 30—40% затрат на и времени их .

Основные требования к офиса проекта:

• реального управленческого — помещения;
• единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);
• информационная технология управления проектами;
• база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
• компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet; [14, С. 32]
• виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Задачами проектного офиса являются:

- в зависимости от специфики инвестиционного проекта, на проектный офис могут возлагаться самые разнообразные задачи, начиная от проведения тренингов и консультаций менеджеров руководящего звена, разработки специализированного программного обеспечения, заканчивая возложением и несением ответственности за достижение конечных результатов.

-обеспечивая управление портфелем инвестиционных проектов, проектный офис учитывает их взаимное влияние друг на друга, готовит решения на основе специфики подходов к планированию ресурсов и «перетасовок» в портфеле проектов.

-надлежащая организация проектного офиса (офиса управления проектами) должна соответствовать специальным стандартам в данной сфере (к примеру, РМВОК и (или) PRINCE2).

1.2 Характеристика функций проектных офисов

К числу основных проектного офиса следующие:

- обеспечение процесса управления установленным стандартам;

- специализированных кадров, участие в управлении , их обучение;

- инфраструктуры управления ;

- постоянный контроль процессами управления ;

- подготовка рекомендаций принятию решений в инвестиционных проектов руководства компании;

- периодической (еженедельно, , ежеквартально и т.п.) отчетности ключевым направлениям и реализации инвестиционного ;

- управление процессом в рамках создания проекта. [10, С. 35]

Проанализируем базового, управленческого и проектных офисов, функциональному классификационному .

Базовый проектный

Такой проектный встречается наиболее и отвечает за и поддержку процессов проектами. Описанию типа проектного мы уделим внимание. Распространенность проектного офиса тем, что с помощью решаются востребованные управленческие :

• организация проектных ;
• обеспечение всех проектной деятельности информацией;
• контроль проектов компании;
• и стандартизация управленческих ;
• обучение и методологическая поддержка участников проектной деятельности.

Базовый проектный офис обычно формируется как выделенное подразделение, которое может существовать одновременно со стратегическим и управленческим проектными офисами. В ходе своей работы базовый проектный офис может быть ориентирован как на поддержку проектных команд, включая высшее руководство организации, так и на развитие КСУП.

Как правило, функции, выполняемые базовым проектным офисом, можно сгруппировать в следующие блоки:

1. административное обеспечение;
2. методическое обеспечение;
3. технологическое обеспечение;
4. обеспечение необходимого уровня компетенций.

Таблица 1.- Основные функции базового проектного офиса