Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами». Характеристика существующих бизнес – процессов.pdf

Автоматизация бизнес – процессов получила широкое распространение практически недавно. Но, несмотря на данный факт, автоматизация проникла практически во все сферы жизнедеятельности общества. И экономика, деятельность предприятия тому не исключение.

Особое значение приобретает автоматизация бизнес – процессов, которые связаны с работой с клиентами. Клиент – это такой объект, работу с которым необходимо постоянно улучшать, постоянно совершенствовать, придумывая различные новшества. Все это делается для того, чтоб превзойти своих конкурентов, которые предлагают тот же товар или товар, близкий по своим свойствам. Товаров и предложений на рынке много, а клиент один. Вот и возникает борьба, которую может выиграть только тот, кто доводит свои бизнес – процессы до совершенства. В этом, безусловно, может помощь автоматизация бизнес – процесса.

Автоматизация бизнес – процесса, который связан с расчетами с клиентами, позволит обеспечить прозрачность и свести к минимуму вероятность ошибки при расчетах. Это происходит потому, что все расчеты в программе осуществляются автоматически. А отсутствие ошибок вызывает доверие потребителей – клиентов, ощущение того, что перед ним серьезный партнер, цель которого не обмануть клиента, а сотрудничать с ним эффективно и плодотворно.

Этим и определяется актуальность выбранной темы курсовой работы: «Проектирование реализации операции бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»».

Цель курсовой работы – разработка программного приложения для анализа ассортимента предприятия ООО КОМФОРТ, и в случае положительного отзыва клиента, формирование новой заявки на закупку окон из дерева или ПВХ.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

Определить основные общие задачи автоматизации бизнес – процессов;
Рассмотреть бизнес – процесс формирования новой заявки, существующий сегодня на предприятии ООО «КОМФОРТ»;
Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
Обосновать проектные решения по программному обеспечению;
Составить информационную модель бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами», а также представить ее в виде блок - схемы;
Рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;
Рассмотреть процесс создания базы данных;
Показать дерево вызова программных модулей программы, а также описать суть каждого программного модуля, который управляет формами в программе;
Подробно и пошагово рассмотреть и проиллюстрировать процесс создания программы «Заявки и расчеты клиентов ООО КОМФОРТ» в DELPHI 7.

Объектом исследования данной курсовой работы является автоматизация бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами». Предметом исследования является предприятие ООО КОМФОРТ, а также процесс формирования новой заявки с автоматическим расчетом стоимости окна.

Работа состоит из введения, двух глав («Аналитическая часть», «Проектная часть»), заключения и списка использованной литературы.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Менеджеры совершенствуют компании, чтобы зарабатывать больше, радовать клиентов и сотрудников. Вариантов улучшений много, начиная от небольших изменений в духе «бережливого производства» и заканчивая сменой стратегий и позиционирования.

Автоматизация бизнес-процессов — способ совершенствования бизнеса.

Рассмотрим основную проблему автоматизации бизнес – процессов, которая существует на сегодняшний день.

Автоматизация бизнес-процессов и недооценка временных затрат

Автоматизация бизнес-процессов — проект, состоящий из двух элементов:

Автоматизация — использование новой информационной системы для работы сотрудников.

Что выполнить эту часть работы, нужны сервера и лицензии, техническое задание, настроенная программа и обученные сотрудники. Автоматизация поддается планированию, когда в системе используют конкретные функции, которые есть изначально.

Бизнес-процессы — последовательности действий сотрудников, направленных на достижение конкретного результата.

Шаги описываются с точностью до того, что делает сотрудник, какую информацию он видит, какую информацию он передает коллегам, в какие сроки он выполняет задачу. Шаги фиксируются в техническом задании, чтобы программисты реализовали их в системе.

Описание процессов поддается планированию плохо, потому что последовательность шагов и информацию, которая и составляет бизнес-процессы, знают только ваши сотрудники. Информацию нужно из них «достать». Возможно, она не регламентирована, но она существует — потому что бизнес функционирует.

Если планируется автоматизация, то необходимо в план заложить первую длительность, которая появилась в результате оценки, и умножить на 2.

Таким образом,

- был определена основанная задача автоматизации бизнес – процессов- совершенствование бизнеса, на пути которой существует много проблем.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес – процесс, который существует на анализируемом предприятии, будет описан и моделирован в нотации IDEFO.

IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) – нотация описания бизнес-процессов. Основана на методологии SADT. Данная методология представляет собой технологию, позволяющую осуществлять проектирование и структурный анализ. Также данная технология предназначена для графического описания и обозначения.

Особенностью нотации IDEF0 является тот факт, что бизнес-процесс отображается в виде прямоугольника, в которого входят и выходят стрелки.

Рисунок 1– Бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами»

Также бизнес – процесс можно представить следующим образом:

1) На предприятие обращается клиент с целью заказать товар именно у данного продавца.

2) Менеджер обязан предложить все возможные варианты, ассортимент товара, подобрать именно тот уникальный вариант товара, который в полной мере должен удовлетворить клиента.

В случае положительного решения клиента менеджер оформляет заявку, осуществляется расчет, и заказ направляется на изготовление в производство.

Если клиент сомневается, то менеджер должен провести работу с возражениями и предложить ему имеющийся альтернативный вариант продукции. В случае категорического отказа клиента, бизнес – процесс завершается без результатов.

Если же клиент изначально категорически отказывается при виде ассортимента, то бизнес – процесс также завершается без результатов.

Рисунок 2– Бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами»

Таким образом, в разделе был описан и представлен существующий на предприятии бизнес – процесс.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот, который возникает при реализации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами» можно представить в виде следующей блок – схемы.

Рисунок 3– Документооборот бизнес- процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Таким образом, был рассмотрен документооборот бизнес- процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационная база — это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Все файлы информационной базы можно классифицировать по следующим признакам:

-по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

-по типу носителя (на промежуточных носителях — гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях — жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

-по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

-по назначению (по типу функциональных подсистем);

-по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

-по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение, которое будет использовано для проектирования анализируемой информационной системы, разделено на два направления:

1) Программное обеспечение, которое необходимо для создания базу данных, на которой будет основываться программное обеспечение.

2) Программное обеспечение, которое позволит спроектировать бизнес – процесс.

Для выбора программы, которая будет создавать базу данных, была выбрана СУБД MICROSOFT ACCESS в версии 2003 года. Данная программа является уникальной по доступности, комфортности использования и сложности вариантов исполнения базы данных практически любой конфигурации и с любым уровнем сложности.

Программное обеспечение, которое позволит спроектировать бизнес – процесс, это DELPHI 7.

DELPHI 7является одной из самых востребованных и актуальных инструментов программирования, которые могут создать практически любой уровень сложности программного обеспечения.

Появление DELPHI 7 не могло пройти незамеченным среди многочисленных пользователей компьютера. Оценки экспертов, изучающих возможности этого нового продукта фирмы Borland, обычно окрашены в восторженные тона. Основное достоинство DELPHI 7 состоит в том, что здесь реализованы идеи визуального программирования. Среда визуального программирования превращает процесс создания программы в приятное и легко понимаемое конструирование приложения из большого набора графических и структурных примитивов.

DELPHI 7–чрезвычайно быстро развивающаяся система. Первая версия – Delphi 1. 0 была выпущена в феврале 1995 г. А затем новые версии выпускались ежегодно.

Каждая последующая версия DELPHI 7 дополняла предыдущую.
Большинство версий DELPHI 7выпускается в нескольких вариантах: Standart – стандартном, Professional – профессиональном, Client/Server – клиент/сервер, Enterprise – разработка баз данных предметных областей.

DELPHI 7 является наиболее оптимальной средой программирования.

Различаются варианты в основном разным уровнем доступа к системам управления базами данных. Последние варианты - Client/Server и Enterprise, в этом отношении наиболее мощные^[1].

Выводы по главе 1.

В первой главе данной работы были сделаны следующие выводы:

- были рассмотрены существующий бизнес – процесс и документооборот, которые являются несовершенными. Самый большой недостаток существующего бизнес – процесса состоит в том, что стоимость окна рассчитывается вручную, что может спровоцировать массу ошибок, и, как следствие, недовольство покупателя – клиента.

- были обоснованы решения по информационному и программному обеспечению. Delphi является одной из самых востребованных и актуальных инструментов программирования, которые могут создать практически любой уровень сложности программного обеспечения.