Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «предоставление рекламных услуг». (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Автоматизированная информационная система (АИС) – представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, который предназначены для автоматизации деятельности, которая связана с хранением, передачей и обработкой информации разных объемов.

Для того, что бы повысить эффективность функционирования компании необходимо использовать современные методы управления, которые базируются на АИС управления предприятиями. Внедрение АИС способствует:

повышения производительность работы сотрудников;
улучшать качество обслуживания клиентов;
снижать трудоемкости и напряженность труда сотрудников, а так же уменьшить ошибки в их деятельности.

Следует отметить, что сегодня во многих рекламных фирмах учет рекламных услуг в агентстве ведется в ручном режиме, что является нерациональным и нецелесообразным. Много времени занимает поиск нужных документов, выявление должников и оценка эффективности деятельности агентства занимает много времени. Поэтому следует разработать систему, которая предназначена для контроля работы персонала, контроля взаиморасчетов с клиентами, контроля исполнения заказов, оценки финансовой эффективности работы фирмы.

Целью курсовой работы является проектирование информационной системы по учету рекламных услуг Рекламной фирмы.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

Выполнить характеристику задач, которые необходимо автоматизировать;
Описать бизнес-процессы.
Описать документооборот;
Описать программное и техническое обеспечение;
Разработать информационную модель;
Описать нормативно-справочную, входную и оперативную информацию;
Описать результатную информацию;
Разработать дерево функций;
Описать БД и процесс разработки программы;
Протестировать полученное приложение.

Объектом курсовой работы является деятельность Рекламной фирмы.

Предметом является проект разрабатываемой АИС учета рекламных услуг Рекламной фирмы.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Многие фирмы, которые оказывают услуги в сфере рекламы так же как и многие другие фирмы нуждаются в автоматизации.

В данной курсовой работе будет создана программа для автоматизации фирмы, которая предоставляется рекламные услуги.

Рассмотрим рекламную фирму, которая специализируется на предварительных (разработка и доработка логотипа, фирменного стиля и т.д.) и полиграфических работах (разработка различных форматов календарей, листовок и т.д.).

В деятельности фирмы можно выделить следующие рутинные работы:

. Рекламное агентство заключает трудовые соглашения с заказчиками на исполнение определенного вида рекламных услуг.
. Рекламодатель оформляет заявку на рекламу, пользуясь прайс - листом, в котором указаны цены по наименованию рекламных услуг, предоставляемых агентством. Здесь же оговариваются исполнители изготовления рекламы, стоимость.
. Согласно заявки, выписывается Платежное Поручение Заказчику, которое он обязан оплатить.
. После оплаты счета агентство обязуется предоставить рекламные продукты. Заказ считается выполненным, если оплачено Платежное поручение.

Для того, что бы упростить работу приемщика заказов – его деятельность следует автоматизировать. Следовательно, цель курсовой работы – автоматизация рабочего места приемщика заказов в рекламной фирме.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процессы, которые имеют место в деятельности рекламной фирмы показаны на рисунке 1.

Рисунок 1. Основные компоненты бизнес системы и информации

Исходя из данных рисунка 1, упрощенная схема взаимосвязи бизнес компонент с информационными потоками состоит из:

составление прайс- листов предлагаемых видов рекламных услуг;
заключение договоров с рекламными агентами;
анализ рынка;
процесс продажи рекламных продуктов;
оформление контрактов, счетов, эфирных справок;
текущее управление работой;
решение задач бухгалтерского и статистического учета;
и др.

Схематично работа рекламного агентства показано на рисунке 2.

Рисунок 2. Бизнес-процессы

Процесс обработки заказа клиента показан на рисунке 3.

Рисунок 3. Декомпозиция диаграммы

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Схема документооборота на подписание договора между клиентом и фирмой на предоставление рекламных услуг поэтапно описанного в пункте 1.1 схематично показано на рисунке 4.

Рисунок 4. Схема документооборота

1.2. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение (ИО) программы – это совокупность информации, которая необходима для проектирования системы^[1]. ИО состоит из следующих компонентов:

внемашинное информационное обеспечение – состоит из входных и выходных документов;
внутримашинное информационное обеспечение – это совокупность всей обрабатываемой информации;
внутримашинное информационное обеспечение - условно-постоянную информации, то есть это таблицы БД.

В данной программе внемашинное информационное обеспечение вводится работником отдела маркетинга. Следовательно входными данными является информация о:

О заказчиках;
О сотрудниках;
Об услугах.

Следовательно, выходной информацией, является информация, которая получена на основе введенных данных, это заполненные таблицы БД (в дальнейшем будем называть справочниками), отчеты:

О выполненных работах за указанный период;
О невыполненных работах за указанный период;
О стоимости работ за указанный период.

Для разработки БД была выбрана из трех моделей – иерархической, сетевой и реляционной была выбрана реляционная модель баз данных.

Выбрана реляционная модель баз данных, потому что :

Она самая простая;

данные для пользователя передаются в виде таблиц;
пользователю предоставляются механизмы обработки данных (например, выборки данных), результаты которых представляются в виде таблиц^[2].

Из трех моделей разработки ПО – каскадной модели, инкрементной и спиральной была выбрана каскадная модель.

Каскадная модель – это модель процесса разработки программного обеспечения, жизненный цикл которой выглядит как поток, последовательно проходящий фазы анализа требований, проектирования. реализации, тестирования, интеграции и поддержки.

Инкрементная модель подразумевает разработку программного обеспечения с линейной последовательностью стадий, но в несколько инкрементов.

Спиральная модель. Жизненный цикл — на каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка.

Выбрана данная модель потому, что она позволяет:

Полное документирование каждого проекта (в данном случае закись в работу);
Планирование времени окончания работ (в зависимости от свободного времени);
Возможность возращения к предыдущим этапам разработки программы^[3].

Кроме того, каскадная модель жизненного цикла обладает следующими преимуществами:

стабильность требований в течение всего жизненного цикла разработки;
на каждой стадии формируется законченный набор проектной документации, отвечающий критериям полноты и согласованности;
определенность и понятность шагов модели и простота её применения;
выполняемые в логической последовательности этапы работ позволяют планировать сроки завершения всех работ и соответствующие ресурсы (денежные, материальные и людские).

Каскадная модель хорошо зарекомендовала себя при построении относительно простых ПО, когда в самом начале разработки можно достаточно точно и полно сформулировать все требования к продукту.

1.3. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Для разработки программы была выбрана СУБД Microsoft Access 2010.

MS Access – сегодня является самой популярной СУБД для ПК. MS Access - это система обслуживания реляционных БД с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде одной или нескольких таблиц, которые состоят из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, которые являются результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.

СУБД MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных^[4].

Кроме того, Access – это еще пакет, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX, что существенно расширяет возможности программы в плане того, что она может использовать не только табличные или текстовые компоненты, но и мультимедиа, и объекты в интернете. Устанавливаемые в приложении связи между БД позволяют производить точное отслеживание изменений в любой из них с автоматической корректировкой параметров в других.

MS Access предоставляет пользователю, а точнее разработчику максимальные возможности по обработке данных — даже если он не является специалистом по базам данных — с минимальными ограничениями и затратами времени на обучение. Благодаря простым подключениям к различным источникам данных и средствам сбора данных организация совместной работы не вызывает трудностей. Следует отметить и то, что для того, что бы работать с данной СУБД не надо покупать дорогостоящие серверы.

Данная СУБД идеальна не только для ведения баз данных небольших фирм, но и крупных предприятия, то есть идеально подходит для управления личными данными, Access 2010 упрощает и ускоряет выполнение любых задач, позволяя добиться большей гибкости и лучших результатов^[5].

Неудивительно, что Microsoft Access в большинстве случаев используется для полной автоматизации процессов анализа каких-то процессов в бухгалтерии, бизнесе и т. д. Благодаря универсальной структуре, программа может устранять появление так называемой избыточности данных, когда требуется изменить какой-то один параметр не путем ввода нового, а через корректирование старого, причем так, чтобы его изменение отобразилось во всех связанных БД.

Например, на предприятии с помощью Access ведется учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которых они задействованы. У одного поставщика изменяются банковские реквизиты. Достаточно в базе данных их изменить, как автоматическая корректировка коснется всех остальных БД. Будет произведена замена данных, а не ввод новых наряду с существующими. И это изменение коснется тех же связанных мероприятий. То есть в некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию.

То же самое касается, например, складского учета. Когда какая-то группа товара продается через соответствующее подразделение предприятия, товарные позиции автоматически списываются в базе данных товара, который имеется в наличии на складе. Но это самые простые примеры. На самом деле приложение имеет куда более широкие возможности.