Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками» (Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации).pdf

Введение

Темой данной работы является «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками»

Предприятия торговли, объединяемые в разные организационные формы хозяйствования, которые используют разный уровень автоматизации обработки учетной информации и оснащенности вычислительной техникой значительно выделяются среди подобных, которые не стремятся использовать автоматизированные решения. В первую очередь использование автоматизация бизнес процессов торгового предприятия дает возможность сокращения расходов, связанных с влиянием человеческого фактора – таких как недобросовестность ведения учета, штрафные санкции за несоответствие законодательству и пр.

Проблема исследования: при формировании заказа нередко возникают ситуации не соответствия заказанному товару и прибывшему от поставщика, в связи, с чем возникают конфликтные ситуации, которые не способствуют сотрудничеству. Также возможны проблемы при расчете с поставщиком за предоставленный товар или услугу. Изучение и проектирование бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками» является актуальной темой.

Целью данной работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками» на примере работы компании «Мир кофе».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• выполнить анализ деятельности предприятия «Мир кофе»;
• рассмотреть существующих бизнес-процессы при работе с поставщиками
• дать характеристику документооборота, возникающего при решении задачи;
• дать обоснование проектных решений по информационному обеспечению;
• дать обоснование проектных решений по программному обеспечению
• разработать информационная модель;
• представить характеристик нормативно-справочной, входной и оперативной информации, а также результатной информации;
• представить дерево функций и сценарий диалога;
• спроектировать структуру базы данных;
• разработать структурную схему пакета (дерево вызова программных модулей);
• представить описание программных модулей;
• выполнить программную реализацию и отобразить пример реализации проекта и его описание.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Целью любой компании, которая занимается торговлей, является получение прибыли. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи [3]:

• увеличить объем продаж за счет добавления новых позиций в ассортимент товара;
• определить статьи расхода, оптимизировать их, уменьшить затраты на производство или сопровождение товара;
• заслужить доверие покупателей и получить репутацию надежного поставщика качественного кофе;
• оптимизировать работу с поставщиками, стремиться найти поставщиков, которые предоставляют своевременно качественный товар в полном заказанном объеме.

Объектами реализации компании «Мир кофе» является качественный кофе, чай, какао, пряности, а также кофе-аппараты.

Компания предлагает три вида услуг:

• продажа кофе, чая, какао и пряностей
• прием заявок на продажу товара, определение наличие товара;
• формирование заказов на продажу.

Компания «Мир кофе» сотрудничает напрямую с производителями, поэтому предлагает своим клиентам выгодные цены на весь ассортимент товара. Качество товара на высоте, потому что компания работает только с проверенными фирмами.

Важным элементом для получения максимальной прибыли является внедрение современных компьютерных технологий, которые основаны на надежном аппаратном обеспечении и качественном программном обеспечении.

Основной функцией предприятия является закупка товара, с дальнейшей подготовкой и последующей перепродажей, выбор данной функции обусловлен, тем, что она оказывает большое влияние на экономику предприятия.

Для качественного выполнения данной функции, перед началом закупки, необходимо тщательно проанализировать потребности покупателей в товарах или услугах, предоставляемых торговым предприятием [9]. Выбрать хорошо себя зарекомендовавших производителей или поставщиков товара. Для работы с такими поставщиками основным условием является честность, своевременность оплаты, прозрачность взаиморасчетов. Именно эти факторы способствуют установке продолжительного и плодотворного сотрудничества.

Особое внимание торговым предприятиям стоит обратить на затраты, наибольшие затраты при работе предприятия является стоимость используемых ресурсов и материалов, однако могут возникать еще дополнительные статьи расхода связанные с человеческим фактором – утаивание некоторой доли продаж, штрафы за несоответствующее законодательству ведение документации или самого процесса продаж, недобросовестность персонала. Однако при внедрении автоматизированных решений появляется возможность для частичного, а в некоторых случаях и полного сокращения такого вида затрат [3].

Перечисленные факторы подтверждают значение использования информационных технологий при осуществлении процесса закупок у поставщиков и осуществления взаиморасчета с ними, внедрение информационных технологий позволит [9]:

1. обеспечить динамику движения материальных и информационных потоков;

2. позволит снизить расходы за счет автоматизации основных процессов, уменьшению влияния человеческого фактора на торговлю;

3. позволит снизить время на обслуживание клиентов, даст возможность повысить качество его обслуживания, что должно привести к расширению клиентской базы;

4. позволит оптимизировать работу с поставщиками, за счет более прозрачного вычисления взаимных расчетов, и формирования заявок на наиболее востребованные товары;

5. позволит улучшить продаваемость товара, за счет определения наиболее неликвидных единиц, что будет способствовать осторожному заказу новых или неходовых единиц товара.

6. за счет автоматизации основных процессов, значительно ускориться процесс ведения учета как управленческого, так и хозяйственного [5].

На данный момент у компании «Мир кофе» нет единой программы для закупки товара, поэтому нужен модуль, который бы выполнял:

• заказ товара и расчет его стоимости;
• формирование договоров;
• формирование планов закупок;
• выполнение взаиморасчетов с поставщиками.

Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками» позволит:

• повысить производительность труда работников ООО «Кофевар»;
• увеличить качество и достоверность хранимой информации;
• автоматизацию ведение приема и обработки заказов поставщикам;
• хранение актуальной информации по заказам;
• формирование информации по выплатам и взаиморасчетам с поставщиками;
• поддержка процесса ведения анализа данных;
• поддержка ведения необходимой документации, которая возникает при функционировании компании «Мир кофе»;
• поддержка возможности оперативного поиска информации;
• обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа.

Построенная, на основании построенной модели бизнес процессов «Взаиморасчеты с поставщиками», информационная система должна выполнять следующие функции [8]:

1. Ведение следующей информационно-справочной информации:

• по товару;
• по поставщикам;
• по сотрудникам;
• по клиентам кафе;

1. Ведение документов, которые формируются при функционировании компании «Мир кофе»:
   • • • расходная накладная;
       • приходная накладная;
       • накладная на перемещение;
       • возврат товара поставщику;
       • счет.

3. Формирование печатных форм вышеописанных документов.

4. Разграничение прав пользователей, в соответствии с их функциями в кафе.

5. Авторизация пользователей при входе в систему.

Для эффективного управления работой компании должна формироваться следующая отчетная информация:

• реестр договоров за выбранный период времени;
• отчет по взаиморасчетам с поставщиками;
• отчет по эффективности менеджеров;
• отчет по закупкам товаров;
• отчет по наиболее востребованному товару;
• отчет по товародвижению на складе компании.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Для характеристики существующих бизнес процессов воспользуемся нотацией IDEF0. IDEF0 – методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков — в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы [10].

Рассмотрим контекстную диаграмму процесса «Выполнить работу с поставщиками», данная диаграмма представлена на рисунке 1.

Входная информация:

• прайс-лист поставщиков;
• заявки покупателей;
• поставляемый товар;
• счет на покупку.

Управление:

• Наличие товара.

Механизмы выполнения:

• MS Office;
• Менеджеры.

Выходная информация:

• Заявка поставщику;
• наиболее продаваемый товар;
• данные по продажам менеджеров;
• взаиморасчеты.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма процесса «Выполнить работу с поставщиками»

В дальнейшем для представления процесса, выполняется его детализация по различным уровням [11]. Выполним декомпозицию контекстной диаграммы (см. рис.2), на декомпозиции первого уровня представлены четыре блока:

• формирование заявки на покупку;
• согласование условий поставки;
• оплата, расчет;
• доставка и отгрузка товара.

При работе в пакете Erwin Process Modeler данные переносятся с диаграмм, которые расположены выше уровнем на диаграммы ниже уровнем [10].

Рисунок 2 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Далее представим декомпозиции каждого блока и определим особенности всех представленных процессов. На рисунке 3 представлена декомпозиция блока «Формирование заявки на покупку». Данная операция представлена следующими блоками:

• работа с производителями и поставщиками;
• определение необходимости заявки на заказ продукции;
• заказ товара.

На вход блока «Работа с производителями и поставщиками» подается прайс лист поставщика, на выходе договора и есть производитель с такой продукцией, в целом выходом из данного блока будут являться два потока: поток «Договора» и поток «Заявка поставщику».

Рисунок 3 – Декомпозиция блока «Формирование заявки на покупку»

Рассмотрим декомпозицию процесса, представленного на этой диаграмме «Согласование условий поставки» (см. рис.4).

Рисунок 4 – Декомпозиция процесса «Согласование условий поставки»

Процесс представлен блоками:

• ведение документации по производителям;
• учет товаров на складе;
• учет и поддержка осуществленных продаж;
• ведение бухгалтерской документации и отчетности.

На вход в данный блок подаются два потока – «Договора» и «Поставленный товар», выходом являются потоки «Счет на покупку», «Товар на оплату», «Взаиморасчеты». Между блоками данного процесса выполняются потоки – «Документы», «Проданный товар», «Продажи», «Складской учет».

Следующий блок, который будет детализирован, является блок «Оплата, расчет» (см. рис.5).

Рисунок 5 – Декомпозиция блока «Выполнить оплату, расчет»

Данный блок представлен в стандарте IDEF0, не имеет большого количества блоков, перечислим их:

• сформировать стоимость заказа;
• выбрать способ оплаты;
• оплата стоимости товара.

В данный блок подаются входные данные – счет на покупку, который с помощью ранее описанных блоков формирует выходные потоки – «Товар компании», «Данные по продажам менеджеров», «Наиболее продаваемый товар».

Следующий блок декомпозиции представлен на рисунке 6, данный блок имеет следующие процессы:

• прибытие товара на склад;
• данные по продажам;
• учет товарооборота.

Рисунок 6 – Декомпозиция блока «Закупка товара у поставщика»

Данный блок имеет входные потоки – «Товар компании», с помощью описанных блоков эта входная информация преобразуется в выходные потоки – наиболее продаваемый товар и взаиморасчеты, между блоками происходят следующие потоки: