Файл: Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией (Работа с конфиденциальной информацией).pdf

Документы с грифом «КТ» формируют в отдельное дело, на обложке которой в правом верхнем углу делается отметка «Коммерческая тайна». На обороте обложки помещают список работников, имеющих право пользоваться документами, внесенными в определенной дела.

Такие дела хранятся в сейфе, который опечатывает должностное лицо, ответственное за их сохранность. Доступ к этому сейфа другим сотрудникам запрещено.

Документы с грифом «КТ» выдают только тем работникам, которые имеют право пользоваться этими документами (предоставлен допуск и доступ). Выдачу документов с грифом «КТ» регистрируют в специальном журнале.

Документы, имеющие гриф «КТ», выдают и принимают под подпись.

Во время хранения и использования документов с грифом «КТ» запрещено:

- Изымать из дела или переносить в другую дела документы без разрешения руководителя и пометок в «Журнале регистрации документов с грифом« КТ »;

- Выносить документы из помещения без специального разрешения руководителя;

- Размножать документы без разрешения руководителя (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).

Все дела, доступ к которым ограничен, обязательно вносят в номенклатуру дел предприятия.

Передавая дело в архив, составляют отдельный опись документов с грифом «КТ». В помещении архива такие документы сохраняют в опечатанных ящиках. Несанкционированный доступ к ним строго запрещен.

Неотъемлемым аспектом работы с конфиденциальными документами является установление разрешительной системы работы с конфиденциальными документами. Данной системой необходимо предусмотреть порядок санкционирования доступа к документам и носителям с ними как непосредственных работников предприятия, так и деловых партнёров (при необходимости).

Только неукоснительное соблюдение всех норм и правил по работе с коммерческими документами, содержащими конфиденциальные данные, позволит избежать незапланированных трат и убытков от их утери или разглашения.

Глава 2. Работа с персоналом, который работает конфиденциальной информацией

2.1 Прием работников для работы с конфиденциальной информацией

Персонал, постоянно работающий со сведениями конфиденциального характера (их носителями), - основной субъект правоотношений в сфере защиты конфиденциальной информации. Одновременно он и единственный ее «нематериальный носитель». В решении проблемы комплексной защиты информации на предприятии все более значительное место занимает выбор эффективных способов и методов работы с персоналом. Являясь генератором новых идей, открытий и изобретений, ускоряющих научно-технический прогресс, персонал направляет максимальные усилия на повышение благосостояния предприятия в целом и каждого его сотрудника в частности. Однако персонал зачастую становится и основным источником утечки (разглашения) конфиденциальной информации.

От того насколько сотрудник предприятия подготовлен профессионально в области защиты информации, какими он обладает морально-деловыми и психологическими качествами, всецело зависит его способность противостоять возможным попыткам получения злоумышленниками или представителями организаций-конкурентов важной для них информации, отнесенной данным предприятием к категории конфиденциальной.

Вопросы охраны конфиденциальности информации, к которой допускается работник предприятия, отражены в Трудовом кодексе РФ. В соответствии с его положениями в трудовом договоре могут содержаться условия о неразглашении работником охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной).

Руководство предприятия, использующего в своей работе конфиденциальную информацию независимо от ее вида и степени конфиденциальности, а также сотрудники перечисленных подразделений, могут в своей деятельности опираться на положения Федерального закона «О коммерческой тайне». Данный закон составляет правовую основу организации и проведения работы с персоналом предприятия, допущенным к сведениям, в установленном порядке отнесенным к коммерческой тайне. В нем закреплен принцип добровольности доступа к коммерческой тайне работника предприятия (в случае, если иное не предусматривается трудовым договором). Установлены обязанности работодателя по отношению к сотруднику предприятия в связи с охраной конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну.

Как было отмечено в первой главе, в организации не все сотрудники имеют доступ и работают с конфиденциальными данными. Поэтому прием на работу сотрудников, которые работают с конфиденциальными данными отличается от найма обычных сотрудников.

Во первых сам процесс найма немного отличается. Процесс поиска сотрудников, которые будут владеть конфиденциальной информацией:

1. Поиск кандидата внутри предприятия, в том случае, если речь идет о руководителе, специалисте высокого уровня или работнике, работа которого будет связана с владением тайной предприятия. данный метод дает возможность продвигать способных работников по служебной лестнице и заинтересовывать подобной перспективой весь персонал предприятия. Перераспределение работников предприятия в соответствии с его склонностями, профессиональной грамотностью и преданностью делам предприятия всегда дает большой положительный рост эффективности работы предприятия и с достаточной степенью гарантии обеспечивает ее информационную безопасность.

Главным преимуществом в данном случае есть то, что о кандидате известно всему коллективу предприятия. И уже за период работы на предприятию можно судить о его профессиональных и личных качествах, и соответствуют они предлагаемой должности или нет.

2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений, установление связей с подразделениями вузов, занятыми трудоустройством выпускников. На основании информации полученной из вузов, о выпускниках и студентов можно заранее подобрать работника на основании, не только его успеваемости в вузе, но и его профессиональных, личных и моральных качествах. Для того, что бы заинтересовать такого студента, фирма может взять его на работу на неполный рабочий день, или оплачивать его обучение, с условием дальнейшего устройства на работу в данную фирму. Так же руководству фирмы следует иногда отправлять работников на курсы за счет предприятия.

3. Можно обращаться в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы, биржи труда, службы занятости, организации по трудоустройству лиц, уволенных по сокращению штатов, трудоустройству молодежи, бывших военнослужащих и т.п. Такие агентства, кроме целенаправленного поиска нужных специалистов высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по заказу предприятия, в том числе одновременно в области обеспечения информационной безопасности предприятия.

4. Рекомендации работающих в фирме сотрудников. Обычно такие рекомендации отличаются ответственным и взвешенным характером, т.к. с рекомендуемыми людьми сотрудникам придется работать вместе.

При подборе сотрудников для работы с конфиденциальной информацией важно не только определить пути поиска кандидатов, но и установить правовое обоснование тех ограничений во владении и использовании информации, которые неминуемо касаются данных сотрудников.

После принятия решения о назначении кандидата, наиболее полно удовлетворяющего предъявляемым требованиям, на должность, связанную с допуском к конфиденциальной информации, руководитель структурного подразделения, в которое назначено лицо, совместно со службой безопасности предприятия (режимно-секретным подразделением) организует проведение инструктажа. В ходе инструктажа до сведения вновь назначенного лица доводятся его должностные обязанности, положения нормативно-методических и внутренних организационно-распорядительных документов, регламентирующих вопросы защиты конфиденциальной информации на предприятии. Подготовка сотрудника к исполнению обязанностей в соответствии с новой должностью осуществляется по плацу, утверждаемому руководителем структурного подразделения, в которое назначен данный сотрудник.

Процедура заключения трудового договора осуществляется при найме сотрудника на постоянной основе. На двух экземплярах договора ставится подпись обеими сторонами (сотрудником и работодателем). Договор составляется в произвольной форме, но с соблюдением всех условий, предусмотренных в десятой и одиннадцатой главе Трудового Кодекса.

Если работнику предстоит работать с конфиденциальной информацией, то следует заключить также и договор о неразглашении коммерческой тайны. Регистрация подписанного договора и сопутствующих ему документов ведется в журнале учета персонала.

Договор о неразглашении коммерческой тайны либо есть типовой договор, либо составляется юристом или ответственным лицом.

2.2 Текущая работа с персоналом, работающим с конфиденциальной информацией

После того, как был нанят работник для работы с конфиденциальной информацией следует периодически с ним проводить обучение. Это может быть:

- обучение и систематическое инструктирование сотрудников;

- проведение регулярной воспитательной работы с персоналом, работающим с конфиденциальными сведениями и документами;

- постоянный контроль за выполнением персоналом требований по защите конфиденциальной информации;

- контрольную работу по изучению степени осведомленности персонала в области конфиденциальных работ фирмы;

- проведение служебных расследований по фактам утраты информации и нарушения персоналом требований по защите информации;

- совершенствование методики текущей работы с персоналом.

Обучение необходимо сотруднику для приобретение и поддержание на высоком уровне производственных навыков работы с конфиденциальными сведениями, психологическое воспитание сотрудников и воспитание глубокой убежденности в необходимости выполнения требований по защите любой конфиденциальной информации. Персонал должен получить знания по оценке важности тех или иных сведений для упрочения престижа фирмы и ее финансовой стабильности, а значит, и для благополучия каждого сотрудника.

Так же надо уделить внимание тому, как относятся к данному работника (работникам). То есть психологический климат, который есть в коллективе. Потому, что при хорошем психологическом климате сотрудники доброжелательно относятся к любым ограничениям, связанным с функционированием системы защиты информации, добровольно, с пониманием важности выполняют все требования этой системы.

Работник должен понимать, что где и с какими документами он работает. Кроме того, надо стимулировать тех работников, которые работают с конфиденциальными данными в виде премии, доплат и пр.

Мотивация действий сотрудников предприятия является основой общей организаторской и управленческой функции руководителя любого уровня. При отсутствии мотивации любая организационная, планирующая, координирующая и иная управленческая работа теряет всякий смысл. В самом общем виде мотивация - это процесс побуждения сотрудника предприятия (фирмы) к деятельности во имя достижения определенных целей с помощью внутриличностных и внешних факторов. В основе побуждения лежит совокупность потребностей, интересов, желаний, целевых установок, ценностных ориентации, ожиданий сотрудника. Основные факторы, обусловливающие результативность труда персонала, - готовность, возможность и условия для результативной деятельности.

Если у предприятия есть возможность нанять 2-3 работников, для работы с конфиденциальными данными, то пусть так и сделает. Потому, что если информация раздроблена на части ее труднее собрать.

2.3 Увольнение или перевод работников, работающих с конфиденциальной информацией

Все кто работают в организации, любой фирме рано или поздно переводятся на другие должности, увольняются или уходят на пенсию. Поэтому надо учесть и этот факт, если работник работал с конфиденциальной информацией. Процесс увольнение отличается от процесса увольнения обычного работника.